Elektronische Rechnungen sind auf dem Vormarsch: Sie vereinfachen sowohl den Versand und Empfang als auch die internen Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung und sparen bares Geld – Studien zufolge bis zu 11 Euro je Rechnung! Eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des elektronischen Rechnungsverkehrs ist ein einheitliches Datenformat wie ZUGFeRD. Was ändert sich 2020 durch das E-Rechnungsgesetz und was bringt E-Invoicing genau?
Das E-Rechnungsgesetz
Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz des Bundes und der dazugehörigen Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes („E-Rech-VO”) wurden Ende 2018 die Vorgaben der EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Ziel ist die Einführung eines technologieneutralen E-Invoicing-Standards, um Kosten zu sparen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und den CO2-Ausstoß im Vergleich zur papierbasierten Rechnungsverarbeitung zu verringern.
„Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes ist ein weiterer Meilenstein in der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Die elektronische Rechnungslegung trägt zu einer enormen Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnelleren Abwicklung der Zahlungen bei.”
Dr. Ole Schröder, ehem. Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium des Innern
Warum nicht nur die öffentliche Verwaltung betroffen ist
Was auf den ersten Blick nur eine bürokratische Aufgabe für die öffentliche Verwaltung zu sein scheint, betrifft bei genauerer Betrachtung auch viele Unternehmen – darunter auch Dienstleister wie Agenturen, IT-Firmen und Consultants. Denn Lieferanten öffentlicher Auftraggeber haben ab Ende 2020 keine Wahl mehr: Ab 27.11.2020 sind alle Auftragnehmer des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung nach den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes verpflichtet. Eine Ausnahme sind lediglich sogenannte Direktaufträge (bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer).
Ab April 2020 müssen die Bundesländer ebenfalls in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen – wobei die Umsetzung aufgrund des föderalistischen Systems von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein kann. Auch wenn die genaue Ausgestaltung der EU-Richtlinie in den Bundesländern und Kommunen noch nicht feststeht, sollten sich Auftragnehmer von Kindergärten, Krankenhäusern, Universitäten, öffentlichem Personennahverkehr oder Energieversorgern rechtzeitig auf E-Invoicing einstellen.
Wie sieht künftig eine rechtskonforme E-Rechnung aus?
Umfragen zufolge werden heute noch rund 75 Prozent der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt – das ist nach neuem Gesetz nicht mehr ausreichend, auch wenn PDFs im Sprachgebrauch häufig als „elektronische Rechnung” bezeichnet werden!
Die Europäische Richtlinie definiert den Begriff „elektronische Rechnung” als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Für das Format sieht die EU-Verordnung grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vor, aber auch hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt (also Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen).
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
- XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat.
- ZUGFeRD 2.0 enthält zusätzlich zum maschinenlesbaren XML-Datenformat auch einen visuellen Bildteil in PDF, so dass die Rechnung auch an Rechnungsempfänger ohne automatisierte Verarbeitung versandt werden kann.
Details zu ZUGFeRD findet ihr auf der Website „Forum elektronische Rechnung Deutschland“.
Um eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, benötigen Unternehmen eine Software, die das jeweilige Format ausgeben kann. Die ersten ERP-Software-Anbieter sind dabei, diese in Zukunft gängigen E-Rechnungsformate für Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu integrieren – auch PROAD wird den neuen Standard selbstverständlich rechtzeitig bereitstellen.
Die Rechnungsübermittlung an öffentliche Auftraggeber muss künftig zwingend über ein Verwaltungsportal erfolgen – beim Bund beispielsweise „Zentrale Rechnungseingangsplattform” – weitere Informationen findet ihr >> hier.
Was bringt die elektronische Auftragsabwicklung?
Egal ob Unternehmen für öffentliche Auftraggeber arbeiten oder nicht: Die Digitalisierung der Auftragsabwicklung bietet zahlreiche Vorteile:
- Papier-, Druck- und Versandkosten entfallen
- Interne Postlaufzeiten entfallen (vom Posteingang bis zum Sachbearbeiter)
- Personelle Ressourcen beim Bearbeitungsprozess werden geschont
- Archivierungskosten werden reduziert und die Suche nach Rechnungen wird einfacher
- Rechnungen werden zügiger bearbeitet, Skonti können besser genutzt und Mahngebühren vermieden werden
- Durch schnellere Zahlungseingänge wird die Liquidität verbessert
- E-Rechnungen sind umweltfreundlich und der ökologische Fußabdruck wird optimiert
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