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26.09.17 HQ: echte und falsche IST-Stunden in der Zeiterfassung

 

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Tweed  

 

Warum „echte“ IST-Stunden für Agenturen so wertvoll sind
 

 
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FraQ das HQ: Neue Dokumentation im HQ-Support

 


– und wie man sie von falschen unterscheidet

 

Was Agenturleitern banal erscheint, ist nicht jedem Mitarbeiter klar: die Differenz zwischen SOLL- und IST-Stunden. Im Grunde liegt dort  der reale Gewinn oder eben der Verlust eines Projekts.

Das Problem: Nur wenige Agenturen wissen wirklich, auf welchen Projekten sie profitabel arbeiten, da die Arbeitszeiten auf Projekten nicht korrekt ermittelt werden. Dadurch gehen regelmäßig entweder abrechenbare Zeiten oder Kapazitäten verloren. Ein Hauptgrund für die falsch getrackten Zeiten ist die Erwartungshaltung vieler Führungskräfte, ein Mitarbeiter müsse jede Minute seiner Anwesenheitszeit mit Projektarbeit verbracht haben. Diese Erwartung ist nicht nur unrealistisch, sondern konterkariert das effektive Controlling von Projekten.

Leider gibt es immer noch zu wenige Geschäftsführer, die ihren Mitarbeitern erklären, dass es bei Zeiterfassung weder um ihre Anwesenheit, noch um ihre Leistung geht. Es geht darum, die Profitabilität von Projekten überprüfen zu können. Für dieses Unterfangen ist kaum etwas giftiger als das Missverständnis, man müsse seine Anwesenheitszeit auf Projekte verteilen. Doch anstatt diesen Irrtum auszuräumen, fordern manche Führungskräfte sogar explizit, möglichst viele Stunden auf Projekte zu verbuchen. Mitarbeiter, die gewissenhaft nur die Stunden eintragen, die tatsächlich angefallen sind, werden so davon abgebracht, obwohl gerade solche Kollegen für die Rentabilität von Projekten umheimlich wertvoll sind. Denn sie signalisieren ggf. freie Kapazitäten, haben sie Aufgaben schneller erledigt. Ohne echte IST-Stunden kann es keine SOLL-Stunden geben. Jede falsche wie überzogene Erwartungshaltung oder Manipulation hinsichtlich der Zeiterfassung führt das Prinzip als solches ad absurdum.

Zeiterfassung gelingt nur, wenn man sie Mitarbeitern erklärt und das richtige Verhalten auch belohnt. Wer seine Leute kontrolliert oder meint, sie auf Basis der von ihnen selbst erfassten Zeiten beurteilen zu können, lädt zur Manipulation der Zeiten ein. Nur, wer das Prinzip und die Notwendigkeit der Zeiterfassung erklärt und richtiges Verhalten belohnt, kann sich auf rentable Zeiten einstellen.

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