Projekt- und Jobabwicklung – professionell mit TOPIX:8

Kreativität erfordert Zeit, Kunden wollen Professionalität und Geschwindigkeit. Agenturen leben von einer wirkungsvollen Kombination dieser Faktoren. Damit sind für den Erfolg eine lückenlose, schnelle und übersichtliche Darstellung aller Abläufe und natürlich ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand maßgeblich.

TOPIX:8 fördert Ihre Effizienz durch eine sichere und rasche Abbildung von Akquisition, Kalkulation, Ablaufplanung, Teamkoordination, Qualitätsmanagement, Einkauf und Abrechnung sowie nicht zuletzt Controlling.

Dass die Projektverwaltung von TOPIX:8 dabei flexibel und unkompliziert einzurichten und zu handhaben ist, dafür stehen über 25 Mannjahre Erfahrung aus aktiver und leitender Tätigkeit in Agenturen und in der Medienproduktion, im Messebau und im Servicebereich.

Machen Sie was Sie wollen – das aber perfekt automatisiert

Eine weit reichende Automatisierung der Abläufe ist der entscheidende Schlüssel für mehr Produktivität. TOPIX:8 bietet hier unvergleichliche Möglichkeiten:

• Planung des Projektes bereits in der Angebotsphase: Kostenvoranschläge werden leicht durch vielfältigste Kalkulationshilfen, kombinierte Leistungs- und Material-Sets, sowie Mustervorlagen und Textbausteine erstellt.
• Die Auftragsbestätigung kann per Doppelklick direkt aus dem System gefaxt, gemailt oder gedruckt werden – natürlich CI-konform und in der gestalterischen Form, die man im anspruchsvollen Medienbereich erwarten darf.
• Ohne Doppeleingaben wird das Projekt mit den Jobs angelegt. Die Daten stammen aus dem Auftrag. TOPIX:8 erstellt Ihnen Jobvorschläge aus den Auftragspositionen. Interne und externe Projekt- und Jobbriefings sind möglich und werden z.B. bei der Leistungserfassung angezeigt.
• Während der Abwicklung und Leistungserfassung werden selbst Ausnahmesituationen richtig protokolliert, abgerechnet und sind auch nach Jahren noch nachvollziehbar.
• Jederzeit lassen sich einfach und schnell verschiedenste Projektberichte und Auswertungen drucken. Alle Projektabläufe werden mitsamt Etat/Budget stets souverän verfolgt und kontrolliert.
• Erstellung von Abrechnungen für Festpreis- und nach Aufwand abgerechneten Projekten: Die Abrechnung lässt sich selbst in Form einer umfassenden Rechnung in nur wenigen Minuten aus den erbrachten Leistungen eines Projektes erstellen. Sie kann automatisiert auf mehreren Wegen erstellt werden: direkt nach Angebot oder nach den tatsächlich erbrachten Leistungen. TOPIX:8 bietet zudem diverse Hilfen zur Zusammenfassung und Bewertung der einzelnen Positionen.
• Mehrere Varianten zur Erfassung und Zuordnung von Fremdleistungen sind möglich (Integration von KSV, Fee und Zuschlägen), die Kalkulation erfolgt nach dem Dienstleistungs-/Artikelpreis oder nach dem Mitarbeiter-EK.
• Ergänzt wird TOPIX:8 um zahlreiche weitere Automatismen wie für externe und interne Korrespondenz, Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen, Team-Steuerung und Delegation, Dokumentenmanagement und Archivierung und viele andere.

Was wollen Sie mehr?

    Übersicht

• Die systematisch optimierte Benutzeroberfläche hilft Ihnen trotz der beachtlichen Funktionsfülle den Überblick zu behalten. Alle Daten sind komplett in einem einzigen Programm integriert, ohne jede Doppeleingabe.
• Alle Mitarbeiter lassen sich einfach in den Informationsfluss einbinden: komplette Korrespondenz mit automatischer Ablage im jeweiligen Projekt. Im Mitarbeiter-Info-Center können alle wichtigen Informationen gezogen werden. Das Center kann auch als Webclient aufgerufen werden.
• Sammelmappenfunktion für Korrespondenz, Protokolle, Notizen, Aufträge, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen und Eingangsrechnungen.
• Einbindung aller Kunden und Lieferanten mitsamt der dazugehörigen Kommunikation.
• Vielfältige betriebswirtschaftliche Auswertungsmöglichkeiten, problemfreie Überleitung der Daten in die Finanzbuchhaltung.
• Datenkonsistenz vom Controlling bis zur Kosten- und Leistungsrechnung.

   Sicherheit

• Durch die spezielle Zugriffssteuerung können Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter auf Projektebene gesteuert und Informationen eingeschränkt werden. Auch freie Mitarbeiter lassen sich so sicher in den Informationsfluss integrieren.
• Das leistungsfähige Datenbanksystem entlastet mit einem erstaunlich geringen Administrations- und Wartungsaufwand.
• Dedizierte Benutzerverwaltung mit 7-stufigem Vertraulichkeitssystem.

    Leistungsstärke

• TOPIX:8 ist ein modulares, flexibel anpassbares System und entspricht so den Anforderungen der kleinen Agentur mit wenigen Mitarbeitern bis hin zu denen der umfassenden Gesamtlösung eines großen Full-Service-Unternehmens. Die Mandantenfähigkeit erlaubt die Einbindung von Tochterunternehmen in die Berichtsstruktur von Muttergesellschaften. TOPIX:8 ist auch bei Konzernkonsolidierungen geeignet.
• Einsetzbar unter MS Windows, Apple Macintosh, auch in gemischten Umgebungen.