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28.07.2021 KBMpro News: Rechnungen schreiben sich fast von allein

 

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28.07.2021

Mit KBMpro erstellen sich Rechnungen fast wie von allein

 

Rechnungen zu erstellen und zu versenden frisst im stressigen Agenturalltag viel Zeit – und das völlig unnötigerweise, denn moderne Programme wie KBMpro können viele Schritte teilautomatisiert in Eigenregie übernehmen.

 

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In vier Schritten zur Rechnung

Als Agentursoftware übernimmt KBMpro ohnehin die gesamte Zeiterfassung, so dass sich Rechnungen auf Grundlage dieser festgestellten Posten mit wenigen Klicks erstellen lassen. Dabei gilt auch hier die Grundregel: So viel Automatisierung wie möglich, so viel Flexibilität wie nötig. Das heißt: Jeder Schritt, der automatisiert vom Programm übernommen wird, kann immer auch manuell nachjustiert bzw. abgeändert werden. Das gilt bei der Zeiterfassung genauso wie bei der Rechnungserstellung.

An vier Schritten lässt sich verdeutlichen, wie die Agentursoftware KBMpro in der Praxis Rechnungen erstellt. Dabei sind natürlich auch diese Schritte nicht zwingend vorgegeben, sondern zeigen einfach die Arbeitsweise und Bandbreite des Programms.

Schritt 1: Posten prüfen, korrigieren, ergänzen
Im ersten Schritt wird geschaut, ob wirklich alle Posten korrekt im System eingepflegt wurden. Fehlt etwas oder sollen bestimmte Stunden nicht in die Rechnung einfließen? Derartige Posten können ganz flexibel mit wenigen Klicks angepasst werden.

  • Sind alle Zeiten aller Mitarbeiter für den abrechnungsrelevanten Zeitraum (korrekt) eingetragen?
  • Sind zwischenzeitlich fertiggestellte Projekte berechnet worden?
  • Sind zwischenzeitlich Verträge gekündigt oder erweitert wurden, zu denen aktuell noch falsche Posten im System stehen?

Schritt 2: Regelmäßige Posten vollautomatisch in Rechnung stellen
In vielen Agenturen gibt es Rechnungsposten, die jeden Monat gleich sind und unabhängig von der erbrachten Stundenanzahl abgerechnet werden können. Das können Pauschalen sein, Hosting-Gebühren, Vertragszahlungen usw. Derartige Posten müssen nur einmal je Kunde im System angelegt werden. Anschließend werden sie vollautomatisch in jede Rechnung aufgenommen. So wird nichts vergessen und Agentur und Kunde können sich auf feste Bestandteile jeder Rechnung verlassen.

Schritt 3: Offene Posten in die Rechnung einpflegen
Das Programm listet nun alle offenen Posten auf, die nicht regelmäßig anfallen. Diese können nun mit einem Klick freigegeben werden, damit sie korrekt verbucht werden. Gibt es Änderungswünsche oder Unklarheiten, dann bleibt die Checkbox einfach offen und die jeweiligen Posten tauchen noch nicht auf der Rechnung auf.

Schritt 4: Sonderfälle korrigieren
Die in Schritt 3 aufgefallenen Unstimmigkeiten können unterschiedlichster Art sein. Ob Rechtschreibfehler, falscher Betrag, falscher Leistungszeitraum, falscher Adressat, zu hoch/niedrig rabattierte Posten, fehlende Bestellnummer, falsche Mehrwertsteuer – alle solche Sonderfälle können nun manuell und ggf. nach Rücksprache mit Kollegen korrigiert werden. Damit bietet die Agentursoftware eine maximale Flexibilität im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern.

Kurz gefasst:

  • Stundenbezogene Dienstleistungen werden dank automatischer Zeiterfassung in KBMpro direkt als Rechnungsposten aufgeführt.
  • Wiederkehrende Posten werden vom System automatisch eingepflegt und müssen nicht immer wieder eingegeben werden.
  • Sämtliche Posten können in KBMpro bei Korrektur- bzw. Anpassungswünschen jederzeit manuell angepasst werden.


Haben Sie Fragen zum Thema automatisierte Aufträge in KBMpro, dann schreiben Sie uns gern eine Mail.

 


 

 

Firmenkurzprofil:

KBMpro ist eine plattformunabhängige Agentursoftware mit Projektsteuerungs-, Abrechnungs- und Controlling-Funktionalitäten.

KBMpro steigert die Produktivität Ihrer Agentur und optimiert das Umsatzpotenzial Ihrer Ressourcen. Mehr Umsatz. Höhere Effizienz. Bessere Kundenbindung. Von der Zeiterfassung bis zur Rechnung in 30 Sekunden.

  • Viele Zusatzfunktionalitäten für Internetagenturen (Abrechnung von Servergebühren, Domainverwaltung, Passwortverwaltung, u.v.m.)
  • Abrechungsoptimierung: KBMpro schafft mehr abrechenbare Zeit
  • Wahlweise Cloud-Lösung oder Inhouse / Kaufen, Leasen oder Mieten

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