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Agentursoftware Guide – Basisbeitrag 2

 

Basis-Beitrag 2: Technik im Zusammenhang mit Agentursoftware

 

Hauptfragen, die von Kaufinteressenten im Zusammenhang mit der technischen Plattform gestellt werden, sind weniger die, ob eine Software eine SQL-Datenbank nutzt oder in einer .net-Umgebung programmiert worden ist. Das wesentliche Interesse gilt vielmehr der Auswirkung auf die Nutzungsmöglichkeiten und beschäftigt sich mit Fragen der standortunabhängigen und/oder mobilen Nutzung der Software, der Datensicherung und –sicherheit, der Fähigkeit mit anderen Systemen zu kommunizieren sowie dem internen Pflegeaufwand.

Pfeil_nach_rechts_kl3 Auf welchen Plattformen basiert Agentursoftware?

Pfeil_nach_rechts_kl3 Welche technischen Möglichkeiten bieten welche Systeme?

Pfeil_nach_rechts_kl3 Was ist der Unterschied zwischen On-Premise oder Cloud?

Pfeil_nach_rechts_kl3 Was ist der Unterschied zwischen kaufen, leasen oder mieten?

 

Auf welchen Plattformen basiert Agentursoftware?

 

Wenn von „Plattform“ die Rede ist, wird in der Regel wahlweise die Hard- oder Software-Basis gemeint, auf oder mit der gearbeitet werden kann und Applikationen genutzt werden können.

Auch, wenn eine Hardware-Plattform zunächst die Rechnerarchitektur beschreibt, wird im allgemeinen Sprachgebrauch darunter das Betriebssystem verstanden, mit dem Desktop-Rechner, Tablets und Smartphones sowie Server betrieben werden.

Gängige Betriebssystem für den Desktop-PC sind Windows, Mac OS oder Linux. Im mobilen Bereich sind es Android, iOS und Windows Phone bzw. Windows 10 Mobile.

Bei der Software-Plattform geht es um die Basis für die Betriebssysteme und vor allem um die Anwendungsprogramme, die auf der Software-Plattform laufen müssen.

Entwicklungsplattformen:

  • Proprietäre/kommerzielle Datenbanksysteme für den  Client/Server-Betrieb (und Web-Datenbanken) wie 4th-Dimension und FileMaker. Rund 30% der im Agentursoftware Guide eingetragenen Systeme basieren auf einem der beiden.
  • Viele Programme werden auf Basis von .NET/.NET framework entwickelt. Hier handelt es sich um einen Sammelbegriff mehrerer von Microsoft herausgegebener Produkte zur Entwicklung von Anwendungsprogrammen. Zu den .NET Programmiersprachen zählen u.a. C#, C++, Visual Basic und Python.
  • Weitere Entwicklungsumgebungen, in denen Agentursoftware programmiert werden sind HTML, PHP, React, RubyOnRails, Java, Ajax oder Omnis.
  • Es werden in der Regel SQL Datenbanken in unterschiedlichen Varianten/Versionen eingesetzt: am häufigsten MySQL, aber auch MS SQL oder Postgre SQL.

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Welche technischen Möglichkeiten bieten welche Systeme?

 

Die wenigsten derer, die Agentursoftware suchen, werden mit den beschriebenen Entwicklungsplattformen oder Datenbanken etwas anfangen können. Sicherlich ist der eine oder andere Begriff bekannt oder schon einmal gehört worden, doch was sich darunter verbirgt ist weitestgehend unbekannt und auch, was sich damit anfangen lässt oder für den Einsatz einer Agentursoftware relevant ist.

Was ist also wichtig?

 

(Server-)Betriebssystem

Soll die Software auf einem eigenen Server, also inhouse betrieben werden, ist es wichtig, ob das Datenbanksystem offen für die Installation auf allen Server-Betriebssystemen ist oder beispielsweise nur unter Windows betrieben werden kann. Dies ist auch dann wichtig, wenn für den Betrieb der Software Desktop-Clients installiert werden müssen. Auch spielt die Offenheit für das Betriebssystem dann eine Rolle, wenn Drittsysteme für die Bereitstellung von Funktionen eingesetzt werden (müssen). Beispiele hierfür sind die Übergabe von Texten an MS Word oder die Einbindung von MS Outlook. Hier kann es durchaus einen Unterschied bedeuten, ob Mac OS oder Windows eingesetzt wird.

Browserbasiert

Von vielen Systeme wird angegeben, browserbasiert zu sein. Dies bedeutet, dass die Software direkt im Browser aufgerufen und angewendet werden kann und nicht auf den eigenen Computer heruntergeladen werden muss. Der Browser ist dabei die Basis, also der Ausgangspunkt der Anwendung. Das kann ein Vorteil sein, ist aber nicht per se die bessere Variante. Wichtig ist, darauf zu achten, dass das System mit dem Browser (Firefox, Safari, Google Chrome, Microsoft Edge) getestet ist, der im Unternehmen eingesetzt wird.

Desktop-Anwendung

Client-Server-Systeme wie beispielsweise Entwicklungen unter FileMaker erfordern die Installation einerseits eines Servers und von Clients. Die Clients werden auf den Arbeitsplatzrechnern installiert und greifen dann auf den Server (also einer Anwendung, die auf einem Server-Rechner die Daten bereithält) zu. Auch diese Variante birgt Nach- und Vorteile. Zu den letzteren gehört, dass keine Internet-Verbindung gebraucht wird und sie deshalb auch recht schnell sind.

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Externer Zugriff

Eine gewisse Unsicherheit in Bezug auf die einzusetzende Plattform besteht manchmal in der Frage der Anbindung weiterer Standorte, dem Zugriff aus dem Homeoffice oder auch Webzugriffen.

Wichtig zu wissen ist, dass nicht automatisch davon auszugehen ist, dass auf Client-Server-Systeme nicht von extern zugegriffen werden kann.

Vielmehr kann dies durch die Einrichtung eines VPN (Virtual Privat Network) erreicht werden. Mittels VPN wird ein sicherer Tunnel zwischen zwei oder mehreren Geräten hergestellt. Es handelt sich dabei um eine Netzwerktechnologie, die dafür entwickelt worden ist, Mitarbeiter/innen von Unternehmen mit den Netzwerken der Firma zu verbinden. So kann sicher auf die Ressourcen der Agentur zugegriffen werden.

Ebenso besteht die Möglichkeit, die Server-Client-Lösung auf gemieteter Hardware in einem externen Rechenzentrum zu betreiben.

Hingegen bedeutet Browserbasiert nicht per se, dass es sich um eine Cloudlösung handelt.

Schnittstellen

Ein wesentliches Merkmal ist die Offenheit des Systems gegenüber anderen Anbietern. Dies hat mehrere Perspektiven:

  • Die weitere Nutzung von Daten in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie MS Excel für z.B. eigene Auswertungen oder auch die Übernahme von Texten für z.B. die Angebotsgestaltung in MS Word.
  • Die Weiterverarbeitung von Daten beispielsweise in einer Finanzbuchhaltung oder der DATEV.
  • Übernahme von Daten, um die im System zu ergänzen, wenn dort die Funktionen fehlen, z.B. Projektzeiten oder Reisekosten.
  • Anbindung von Drittsystemen um die Software zu erweitern z.B. um die E-Mail-Verwaltung oder die Anbindung an eine Telefonanlage...

Preisliche Aspekte

Für den Einsatz oder den Kauf einer Agentursoftware könnte es – bei Kaufvarianten – bedeutsam sein, hinter welcher Plattform ein kommerzielles Datenbanksystem steckt oder eine Open Source, deren Quelltext öffentlich ist und deshalb meist – von den Entwicklern – kostenlos genutzt werden kann. Da die Software-Anbieter im letzteren Fall weniger eigene Kosten in den Erwerb einer Plattform investieren müssen, kann dieser Preisvorteil an die Kundinnen und Kunden weitergegeben werden.

Ob eine Agentursoftware browserbasiert ist oder nicht ist keine Aussage darüber, ob sie in der Cloud angeboten oder On-Premise eingesetzt werden kann.

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Was ist der Unterschied zwischen On-Premise oder Cloud?

 

Technisch gesehen wird Agentursoftware mittlerweile in zwei Software-Modellen angeboten: als

  • On-Premise Software oder als
  • Cloud-Lösung

Im Bereich der Unternehmenssoftware wird als On-Premise-Software ein Computer-Programm bezeichnet, das serverbasiert arbeitet. Für die Inbetriebnahme wird die Software auf eigener Hardware installiert. Es ist allerdings nicht zwingend notwendig, dass diese Hardware (also der Server) in der Agentur steht. Er kann auch in einem externen Rechenzentrum betrieben werden.

Eine Cloud-Lösung muss nicht lokal installiert werden. Hier wird auf Kapazitäten des software-Anbieters zurückgegriffen. Für die Inbetriebnahme wird eine stabile Internet-Verbindung und ein funktionierender Web-Browser benötigt.

Die Vor- und Nachteile werden sehr häufig aus der Sicht des Anbieters bewertet, weshalb einmal von der einen, ein anderes mal von der anderen Lösung abgeraten wird. Hier der Versuch einer objektiven Gegenüberstellung.

OnPremise

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Cloud

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Was ist der Unterschied zwischen kaufen, leasen oder mieten?

 

Software kann in der Regel gekauft, geleast, gemietet werden oder eben als Cloudlösung bezogen werden, was allerdings der Miete gleichkommt.

Kauf

Der Nachteil beim Kauf einer Software ist, dass eine – je nach System mehr oder weniger – hohe Anfangsinvestition getätigt werden muss. Außerdem kommen nach dem Kauf (in der Regel) Kosten für Wartungs-,Pflege- und Updateverträge hinzu, um die Software auf dem neusten Stand zu halten. Dafür geht das Nutzungsrecht an der aktuellen Version (!) der Software und die User-Lizenzen in den Besitz des Unternehmens über und die Software kann uneingeschränkt und unbefristet genutzt werden. Die Höhe der monatlichen oder jährlichen Wartungsgebühren wird in der Regel prozentual am Lizenzwert (also den Gesamtkosten) bemessen.

Leasing

Inzwischen gibt es nicht mehr nur für Hardware die Möglichkeit des Leasens, sondern Leasinggeber bieten auch Software-Leasing an. Wie üblich wird auch hier eine monatliche Leasingrate bezahlt und nach Ablauf des Leasingvertrags gehen die Nutzungsrechte in den Besitz der Agentur über. Beim Leasing muss nicht wie beim Kauf ein (hohes) Budget zur Verfügung gestellt werden, allerdings sind die Gesamtkosten in der Regel höher.

Mietkauf

Beim Mietkauf tritt der Anbieter der Software selbst als Leasinggeber auf, was dadurch, dass kein Dritter beteiligt ist, günstiger sein kann. Hierbei verzichtet der Softwareanbieter auf die anfängliche Verrechnung der Lizenzen zugunsten einer zuvor definierten monatlichen Rate für einen bestimmten Zeitraum. Ab dann gehört die Software dem Kunden und es fallen lediglich Pflege- und Wartungsgebühren an.

Miete

Mietmodelle werden häufig als SaaS-Produkte (Software-as-a-Service) über ein Rechenzentrum angeboten. Es fallen periodische Mietzahlungen an; die Anzahl von Usern oder Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum dienen als Berechnungsgrundlage.  Die Wartungs-und Servicekosten sind dabei häufig inklusive. Allerdings kommen i.d.R. Hosting-Gebühren hinzu. Der große Unterschied zum Leasen und dem Mietkauf besteht darin, dass die Software nie in den Besitz der Agentur übergeht. Die Gesamtkosten können über mehrere Jahre gerechnet wesentlich höher werden als beim Leasen oder Kaufen.

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Pfeil_nach_rechts_kl3 weiterlesen Basis-Beitrag 1: Begriffsbestimmungen

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