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Glossar

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Glossar – Fachbegriffe Agentursoftware

Das Glossar bietet Ihnen eine Zusammenstellung nützlicher Begriffe und Know-How rund um das Thema Agentursoftware und Agenturmanagement sowie Software/IT. Die Begriffe werden sukzessive erweitert und ergänzt.

 

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4D

4Dv154D -lang 4th Dimension- ist ein von einer gleichnamigen französischen Softwarefirma entwickeltes Client-Server-System. In den 1980er Jahren ursprünglich für den Mac bereitgestellt, erfolgte in den 90er Jahren eine Öffnung zur Windows Welt; Heute bietet das System auch eine Anbindung an andere externe Welten wie SQL. Vorteil gegenüber vielen anderen Entwicklungsumgebungen ist die weitestgehend gekapselte Datenhaltung sowie die Integration einer integrierten eigenen Textverarbeitung 4D-Write und das eigene Reporting. 

 

A

Agentursoftware

Für Agentursoftware gibt es viele Definitionen und vor allem wird der Funktionsumfang, den eine Agentursoftware bereitstellen sollte sehr unterschiedlich bestimmt. Im Agentursoftware-Guide wird davon ausgegangen, dass Agentursoftware das branchenspezifische Pendant  zu „Unternehmenssoftware“ ist, die als „…Anwendungssoftware zur betrieblichen Steuerung und Unterstützung von Prozessen“ (Gabler) definiert wird. Um der Aufgabe zur betrieblichen Steuerung – sprich Controlling – gerecht zu werden, ist es notwendig, dass in der Software alle kaufmännischen Kernprozesse abgebildet werden können – also von der Geschäftsanbahnung (Aquisition) über die Umsetzung von Aufträgen (resp. „Jobs“ oder Projekten) bis zur Auswertung anhand Faktura und Aufwandsanalyse.

Um also ihre Aufgabe im Projekt- oder Agenturcontrolling wahrnehmen zu können, sollte Agentursoftware mindestens die Bereiche Kontakt-/Stammdatenverwaltung, Angebotserstellung, Jobabwicklung, Kostenerfassung (Zeitkosten und Fremdkosten), Rechnungsstellung und Auswertung/Reporting abdecken.

ASW_im_Controlling

C

Controlling

Vielfach falsch übersetzt und interpretiert bezeichnet „Controlling“ nicht „Kontrolle“ sondern Steuerung und beinhaltet alle Prozesse und Maßnahmen zur Steuerung des Unternehmens oder des Projektes. Im Controlling werden alle nötigen Daten zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Unternehmens gesammelt und ausgewertet. Wichtige Instrumente sind z.B. Budgetierung, Kostenrechnung, Soll-/Ist-Vergleich.

Innerhalb von Agentursoftware erfolgt in der Regel ein Projektcontrolling: Es werden die Daten zum Projekt erfasst und mittels entsprechender Funktionen wie Soll-/Ist-Vergleich ausgewertet. Für das Agenturcontrolling wird i.d.R. auf die Zahlen der Steuerkanzlei zurückgegriffen, da viele Daten wie beispielsweise Mitarbeitergehälter korrekt erst aus der Finanzbuchhaltung geliefert werden können. Allerdings kann es sinnvoll sein, durch Einrichtung von internen Projekten und die Erfassung allgemeiner Kosten in der Agentursoftware (Miete etc.) eine Annäherung und zeitnahe Vorschau zu erreichen.

CRM

Customer Relationship Management/Kunden-Beziehungs-Management: Bezeichnet alle Vorgänge zur Gewinnung und Betreuung von Kunden. Softwareseitig werden an das CRM sehr unterschiedliche Anforderungen gestellt: je nach Anforderung an Neukunden-Aquisition ist der Einsatz eines expliziten und spezialisierten CRM-System möglicherweise zielführender, als der Einsatz einer Unternehmenssoftware, die insgesamt einen breiteren Funktionsumfang hat und weniger konzentriert auf Unternehmen- oder Management-Bereiche. Gleichwohl bieten viele Agentursoftware-Produkte zahlreiche Funktionen, um Newbiz- und Kundenverwaltung realisieren zu können.

Zu den Basisanforderungen gehören die Verwaltung von Kundendaten mit Stammdaten und Ansprechpersonen inkl. Möglichkeiten zur Einordnung und Klassifizierung des Kontaktes sowie die Speicherung von Aktivitäten zum Kontakt (Notizen, Wiedervorlagen). Praktisch ist die Einsicht einer Kontakthistorie, die auf einen Blick zeigt, welche Aktivitäten zum Kontakt gelaufen sind wie auch die Option, durch Vergabe entsprechender Kennzeichen im Neugeschäft den Status des Kontaktes bestimmen zu können.

xRM
Da es genauso wichtig ist, andere Geschäftspartner – von Lieferanten bis Freelancer – vernünftig und nachvollziehbar speichern und verwalten zu können, wird auch von xRM – Any-Relationship-Management – gesprochen.

 

D

D-A-CH

Hierunter werden die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz subsumiert. Gerade unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten wird beim Hosting durch den Softwareanbieter bzw. Cloud-Lösungen eine Datenhaltung in Rechenzentren eines dieser Länder empfohlen. 

Dashboard

Der Begriff ist abgeleitet aus der Autoindustrie. Hier bezeichnet er das Armaturenbrett oder auch die Instrumententafel: Diese bietet auf einen Blick alle wesentlichen Informationen für die Steuerung des Gefährts. Analog dazu soll das Dashboard in einer Unternehmenssoftware alle wichtigen Informationen für das Controlling bereit halten. Dies geschieht oftmals über als Widgets zur Verfügung gestellte modulare Ausschnitte oder Sichten auf Teile der Daten/Datenbank. Über diese können sich Nutzer/innen einer Software – Abteilungs- oder Funktionsbezogen – bestimmte, für die tägliche Arbeit notwendige und anderweitige wichtige Informationen, Ergebnisse oder Auswertungen anzeigen lassen.
 

Dashboard in Software Beispiel

DATEV/DATEV-Schnittstelle

Unter DATEV (DATEnVerarbeitung) wird in der Regel der Standard beschrieben, mit dem Steuerberatungskanzleien die (Finanz-)Buchhaltung für ihre Mandanten EDV-seitig durchführen. Da ein sehr großer Teil der Steuerbüros mit diesem Standard arbeitet, ist eine Schnittstelle, die vermeidet, dass Daten wie Ein- und Ausgangsrechnungen doppelt erfasst werden müssen, durchaus sinnvoll. Während eine unidirektionale Schnittstelle die Daten aus der Agentursoftware für die Verarbeitung und Übernahme in die DATEV bereitstellt, werden in der bidirektionalen Version auch z.B. Zahlungsinformationen wieder zurückgeschrieben.

 

DMS Dokumentenmanagement

Grundsätzlich ist hier für Agentursoftware-Produkte die Möglichkeit gemeint, die im System erstellten und zur Weitergabe/Versand bestimmten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zu verwalten. Dies beschreibt auch gleichzeitig die Minimalanforderungen. Erweiterte Funktionen bieten die Versionierung der Dokumente und ihre Verschlagwortung. Ein komplettes Dokumentenmanagement-System (DMS) erlaubt auch die Bereitstellung der Dokumente auf externen Servern oder auch die Verwaltung externer Dokumente und deren Upload ins System.

 

DSGVO

Seit Mai 2018 ist die DatenSchutzGrundVerOrdnung in Kraft, die auch Auswirkungen auf Agentursoftware hat. Software-Anbieter sind gehalten, Funktionen bereitzustellen, die den Nutzer/innen die Einhaltung der Verordnung ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit einem Kunden einen Überblick über alle über ihn gespeicherten Daten zu senden.

Ausführliche Informationen zur DSGVO und zur Umsetzung in Agentursoftware finden Sie im Magazin.

E

ER-Splitting

Nahezu jedes komplette System zur Unternehmenssteuerung verfügt über die Möglichkeit, die angefallenen externen Kosten im System zu erfassen. Gerade im Projektcontrolling ist es – je nach Art der zu erfassenden Eingangsrechnungen – wichtig, die einzelnen Positionen einer Rechnung auf verschiedene Projekte buchen zu können. Ein vielfach bemühtes Beispiel sind Kurierrechnungen. 

 

F

FileMaker

Bildschirmfoto_2017-03-07_um_09.56.32Ebenfalls (wie 4D) ein Client-Server-Datenbanksytem aus den 1980er Jahren. Durch seine damals sehr einfache Entwicklungsumgebung wurde es vielfach von Agenturen genutzt, um eigene Anwendungen zu entwickeln. In einer Studie von 2008 gaben von 318 befragten Agenturen ca. ein Viertel an, eine eigenentwickelte Agentursoftware einzusetzen, wovon 75% mit FileMaker entwickelt worden waren.
Im Laufe der Jahre erhielt FileMaker viele Verbesserungen wie Echtzeitverbindung zu externen SQL-Datenquellen (zum Beispiel Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL), HTML5-basierter Kerntechnologie (WebDirect) oder auch selbst erstellten speicherbaren Designs. Auch ist die Realisierung einer Anwendung über zahlreiche miteinander verbundene Dateien einer Verwaltung unterschiedlicher Tabellen innerhalb einer Datei gewichen, was zu einer deutlichen Verbesserung m Handling und der Performance führte. 

 

G

Gantt

Ein, nach seinem Erfinder Henry Gantt, benanntes Instrument des klassischen Projektmanagements. Hier werden Aktivitäten, Arbeitspakete oder Meilensteine in ihrer zeitlichen Abfolge unter- und nebeneinander mit Balken grafisch auf einer Zeitachse dargestellt. Da dies wie eine Treppe oder Wasserfall aussieht, wird die Methodik auch mit „Wasserfall-Methode“ beschrieben, während agile Methoden wie Scrum durch seine sich wiederholenden Zyklen eher mit Waschmaschine assoziiert wird.
 

GanttChartBeispiel

GOBD

Ein sperriger Titel, eine sperrige Verordnung: Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Sie gelten seit dem 1.1.2020. Sie enthalten Kriterien und Richtlinien, die alle Unternehmer/innen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Sie umfasst die Bereiche:

  • GoBD-konforme Arbeitsweise
  • Einsatz von Software gemäß den GoBD
  • Revisionssichere Archivierung
  • Vollständige Verfahrensdokumentation

Damit wurden auch die Vorgänger der GoBD GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) außer Kraft gesetzt.

 

K

KanBan- oder SCRUM-Board

Ein sehr wesentliches Element agiler Projektmanagement-Methoden wie KanBan oder Scrum sind Aufgabenboards, mit deren Hilfe Team-Aufgaben übersichtlich über ein manuelles oder digitales Board gepflegt und in ihrem Status verfolgt werden können. Inzwischen verfügen manche Agentursoftwares über entsprechende Funktionen.
 

KanBanBoard_Grafik

 

P

PM Projektmanagement

Als Projektmanagement wird die Gesamtheit aller Methoden und Instrumente bezeichnet, die dazu dienen, ein – internes oder externes – Projekt vom Start bis zur Fertigstellung umzusetzen. Dabei gibt es zwei Grundrichtungen: die, des agilen und die des klassischen Projektmanagements. Während das klassische PM von einem definierten Start und Ende ausgeht und das Hauptziel ist, das Projekt „in time, in budget, in qualtity“ durchzuführen, werden im agilen Projekt Schleifen gedreht und dabei in kurzen Projekteinheiten („Sprints“) gearbeitet, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können. Beim hybriden Projektmanagement werden für das Management eines Projekts beide Ansätze kombiniert.

Projektmanagement in Agentursoftware sollte die eine oder andere Methodik in Form von Projektphasenverwaltung (siehe Gantt) oder Prozessorientierung (siehe KanBan-Board) abbilden können.

 

R

Reisekostenverwaltung

Mitarbeiter/innen von Agenturen sind teils sehr viel unterwegs; ein System zur Verwaltung der dadurch entstehenden Kosten ist also hilfreich. Leider bieten nicht viele Agentursoftware entsprechende Funktionen. Was vielfach möglich ist, ist der Upload der Reise-Belege in das System. Eher selten ist die Erfassung von Daten wie den Verpflegungsmehraufwand oder das km-Geld. 

Responsives Design

Unter einem responsiven Design wird die Fähigkeit der gestalterischen Oberfläche/Präsentationsschicht einer Software verstanden, auf die unterschiedlichen Größen und Auflösungen der Bildschirme von Desktops-PCs, Laptops oder Smartphones zu reagieren und die Daten entsprechend angepasst darzustellen. Bietet eine Software responsives Design, kann sie also auf den unterschiedlichen Geräten in gleicher Weise genutzt werden.

 

T

Ticketsystem

Über ein Ticketsystem können Kundenanfragen verwaltet und so die Zusammenarbeit zwischen Agenturkunde und Agentur verbessert werden. Kunden können Anfragen (z.B. via Mail) erstellen, die in sogenannte Tickets inkl. Den zugehörigen Informationen gewandelt werden. Durch die beidseitige Nutzung und Einsicht beispielsweise in den Status eines Tickets kann die Kollaboration effektiver und transparenter gestaltet werden.

Timetracking

Für die Verfolgung der Rentabilität eines Jobs oder eines Projektes, weil es der Kunde so will oder um den Fortschritt eines Projektes erkennen zu können, ist es notwendig, die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter/innen zu erfassen. Viele Systeme erreichen dies über eine von-bis-Erfassung, die während der Aufgabenumsetzung oder auch im Nachhinein erledigt werden kann. Effizienter kann es sein, durch eine Stoppuhr- oder Timer-Funktion bei Beginn und Ende einer Aufgabe die Zeit mitschreiben zu lassen. 

 

Z

ZUGFeRD-ready

Noch so eine Verordnung mit einem sperrigen Titel wie schon die DSGVO und die GOBD. Unter Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ZUGFeRD wird ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen beschrieben. Es speichert als hybrides Datenformat in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das bedeutet: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments (Rechnungsansicht). Gleichzeitig werden die Informationen der Rechnung als XML innerhalb des PDF mitversandt. Hiermit ist eine elektronische Verarbeitung der Rechnung über strukturierte Rechnungsdaten innerhalb eines Softwaresystems problemlos möglich.

Siehe den Beitrag https://agentursoftware-im-vergleich.de/zugferd-elektronische-rechnung/ im Agentursoftware-Vergleich-Portal.


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© Agenturberatung hm43
Bilder/Grafiken © hm43/Heike Mews
außer Dashboard: Image by Diego Valázquez