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PROAD - Agentursoftware-Implementierung 2

PROAD - Agentursoftware-Implementierung 2

 

So gelingt die Datenmigration

 

Die Einführung der neuen Unternehmenssoftware läuft, die Prozesse sind definiert und konfiguriert. Nun steht als wichtiger nächster Schritt die Migration der Stammdaten an. Bei den meisten Anbietern ein aus technischer Sicht unkomplizierter Vorgang – und doch sorgt die Übertragung des Datenbestands häufig für Stress. Wir erklären, wo die typischen Probleme liegen und wie ihr diese vermeidet.

 

erfolgreiches Team

Damit ihr möglichst nahtlos mit der neuen Unternehmenssoftware weiterarbeiten könnt, ist der reibungslose Import der Stammdaten ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Implementierung. Hier hilft ein durchdachtes Migrationskonzept, das genau definiert, welche Daten wann, wie und wohin migriert werden sollen.

 

Inhalte eines Migrationskonzepts

  • Technische und organisatorische Anforderungen
  • Daten-Auswahl („was muss mit?")
  • Anforderungen an Qualität / Aktualität
  • Vorgaben für Musterdatensatz und Mapping
  • Fahrplan für das Migrationsverfahren
  • Daten-Archivierung des Altsystems

Dilemma Datenqualität

Kundendaten, Lieferantendaten, Preislisten, Artikeldetails: In diesen ungeliebten Tabellen und Datenbanken verbirgt sich ein hoher immaterieller Wert. Stammdaten sind Basis des Tagesgeschäfts und Grundlage für effizienten Vertrieb, Marketing und Controlling. Trotzdem ist die Qualität der Kundenstammdaten in rund 50 Prozent aller kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland gering oder sogar sehr gering. Tippfehler, doppelte oder veraltete Datensätze oder Zahlendreher führen zu Verzögerungen, Fehlern und mangelhaftem Service. Der ökonomische Schaden liegt Studien zufolge bei 8 bis 12 Prozent des operativen Gewinns!

Beispiel: Josef Mair, Josef Maier, Joe Mair – drei Einträge, aber derselbe Kunde. Was unter anderem dazu führt, dass Herr Mair jeden Newsletter dreifach erhält. Seine Kontakthistorie ist nicht lückenlos nachvollziehbar, eine Änderung seiner Telefonnummer wurde nur in einem der drei Datensätze korrigiert und die ihm zugeordnete Preisliste ist in zwei Datensätzen nicht mehr aktuell. Das kostet nicht nur Zeit, Geld, Reputation und Vertrauen.

Erschwerend kommt hinzu, dass in Folge der Digitalisierung immer größere Datenmengen verarbeitet werden müssen – schnell und möglichst fehlerfrei. Eine Unternehmenssoftware hilft euch bei der automatisierten Datenpflege, heilt aber keine Versäumnisse oder Altlasten im Datenmanagement. Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist deshalb der perfekte Zeitpunkt für eine Bestandsaufnahme und (sofern noch nicht vorhanden) die Einführung eines professionellen Stammdatenmanagements.

 

Ablauf der Datenmigration

Unternehmen, ihre Datenbestände und Prozesse sind unterschiedlich. Für den perfekten Ablauf einer Datenmigration gibt es deshalb keine Blaupause, aber wir stellen euch einen beispielhaften Workflow vor, der auf einen Großteil unserer Implementierungsprojekte zutrifft.

 

1. Datenanalyse und Datenbereinigung

Eine große Chance einer neuen Unternehmenssoftware ist auch die Optimierung eures Datenbestands – sowohl quantitativ als auch qualitativ. Werft Ballast ab! Üblicherweise exportiert ihr für diesen Vorgang im ersten Schritt eure Stammdaten nach Excel und prüft hier, welche Datensätze ihr wirklich im neuen System braucht und ob jeder Datensatz korrekt und aktuell ist. Achtet auf Dubletten, falsche Schreibweisen und korrekte Verknüpfungen zwischen Stammdaten wie z.B. Firma / Ansprechpartner oder Firma / Preisliste.

 

2. Mapping

Während die Bereinigung der Daten „nur" akribische Fleißarbeit war, ist beim Mapping zwischen alter und neuer Datenstruktur meist technisches Know-how gefragt. Jedes Feld des bestehenden Datensatzes muss dem Pendant der neuen Datenstruktur zugeordnet werden.

Da im Zug der Neudefinition vieler Prozesse häufig auch die Struktur der Datensätze geändert wird, ist eine 1:1 Zuordnung beim Mapping oft nicht möglich, sondern bestehende Datensätze müssen geteilt oder zusammengeführt werden. Greift hier falls nötig auf die Erfahrung eures Software-Anbieters zurück! Wichtig ist auch, dass die Datentypen der gemappten Felder übereinstimmen („Fließtext", „numerisch", „Zeit", „Datum" usw.)

 

3. Test und Import

Nachdem die Bereinigung und das Mapping abgeschlossen sind, können die Stammdaten in das neue System importiert werden. Meist wird der Import auf einem Test-System mit einer kleinen Menge an Datensätzen durchgespielt und gleichzeitig für Schulungszwecke genutzt. Klappt alles, kann der Datenbestand komplett ins Live-System übertragen werden.

Eine häufige Frage unserer Kunden bei der Planung des Migrationskonzepts ist: „Können die Daten automatisch importiert werden oder müssen wir alles manuell einpflegen?" Wie in unserem letzten Artikel zur Implementierung bereits erwähnt: Der Export-Import-Vorgang von Stammdaten über CSV-Dateien ist ein Standard, der in nahezu jeder Unternehmenssoftware zur Verfügung steht. Doch nicht immer empfehlen wir den automatischen Import. Vor allem bei kleineren Datenbeständen kann es sinnvoller sein, die Datensätze manuell zu übernehmen, beispielsweise falls aufgrund einer grundlegend neuen Datenstruktur das Mapping sehr komplex wäre.

 

Und wie geht es nach der Migration weiter?

Jetzt habt ihr für die Migration in einer Hauruck-Aktion eure Datensätze aufwändig kontrolliert, alle Altlasten beseitigt, Fehler identifiziert und korrigiert – Projekt abgeschlossen? Nein, denn der Wildwuchs beginnt von vorn und das nächste Datenchaos ist vorprogrammiert. Wir empfehlen deshalb ein kontinuierliches Stammdatenmanagement, um eure Daten auf hohem Niveau zu halten. Oft bedeutet das, dass die Prozesse der Datenpflege grundlegend verändert werden müssen. Eure Unternehmenssoftware unterstützt euch beispielsweise mit intuitiven Masken und standardisierten Workflows für eine fehlerfreie Datenerfassung („First time right").

Idealerweise gibt es auch feste Regeln und Verantwortlichkeiten im Umgang mit eurem Datenschatz und ein unternehmensweit verankertes Bewusstsein für den Wert eurer Daten. Hilfreich sind konkrete und überprüfbare Kennziffern (z.B. „maximal 5 Prozent Mail-Rückläufer") – nur, was messbar ist, lässt sich kontrollieren und damit langfristig verbessern.

Erst das strategische Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Technologien sichert die Datenqualität dauerhaft. Wir beraten euch gerne dabei, ein professionelles Stammdatenmanagement zu etablieren.

 

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Über PROAD Software

Die J+D Software AG setzt mit PROAD seit 30 Jahren Standards im Markt für Agentursoftware.  Kunden schätzen neben dem großen Funktionsumfang vor allem die smarte Benutzeroberfläche, die in enger Zusammenarbeit mit UI-Experten laufend weiterentwickelt wird. Heute arbeiten mehr als 1.000 Agenturen, Consultants und IT-Unternehmen weltweit mit PROAD. Empfohlen von den führenden Branchenverbänden GWA, GPRA und FAMAB.

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