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Projektverwaltung

In der Projektverwaltung organisieren Sie die Projekte. Sie bietet eine kompakte Übersicht der Projektbezeichnungen, der Projektstatus und der zugehörigen Kunden. Eine Status-Ampel hilft einfach und effizient beim Controlling der Projektzeiten.

 

 

Zeiterfassung

Die Projektzeiterfassung erfolgt je nach Vorlieben auf drei verschiedenen Wegen: über die Schnellerfassung als Tagesliste, manuell im jeweiligen Projekt oder mit dem praktischen »Projekt Timer«: Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Timer öffnen, ein zugeordnetes Projekt auswählen, die Uhr starten und stoppen, wenn er das Projekt bearbeitet, und schließlich die benötigte Zeit unter (frei definierbaren) Kategorien speichern.

Falls gewünscht, ist auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassbar. Hierzu können die Anwesenheitszeiten (inkl. Urlaub, Krankheit etc.) von den Mitarbeitern eingetragen werden – in der Analyse stehen die Soll- und Ist-Werte (inkl. Überstunden) der Mitarbeiter einfach und übersichtlich zur Verfügung.

 

 

Projektaufgaben

Im Bereich »Projektaufgaben« können sich die Mitarbeiter projektbezogene To-Do-Listen anlegen. Pro Aufgabe lassen sich die Tätigkeit, ein Zieldatum (optional) und die Dauer (optional) eingeben – und Aufgaben sind schnell und unkompliziert als gelesen/ungelesen und erledigt/offen markierbar.

Pro Mitarbeiter stehen abonnierbare iCal-Kalender-Dateien zur Verfügung, mit denen die Aufgaben mit Datumsangabe in z.B. iCal integrierbar sind.

Das Zusatzmodul »Aufgaben- und Ressourcenübersicht« bietet bei konsequenter Nutzung der Aufgaben eine optimale Übersicht über alle anliegenden Aufgaben und die Auslastung aller Mitarbeiter wird grafisch für die nächsten 90 Tage dargestellt.

 

Projektplan & Ressourcen

Das Modul bietet eine Übersicht über die vorhandenen Aufgaben offener Projekte aller Mitarbeiter in Listenform. Zusätzlich zeigt es in einem Zeitstrahl einen Projektplan der laufenden Projekte (mit gesetztem Enddatum) und der Auslastung der Mitarbeiter mit Aufgaben. Eine hilfreiche und innovative Darstellung der genutzten Ressourcen!

 

 

Faktura (Angebote, Rechnungen, Abo-Rechnung, Mahnungen)

ProSonata ist ein ausgewachsenes Faktura-Tool für Ihre Angebote, Rechnungen, Abo-Rechnungen und Mahnungen. Das Endergebnis ist dabei ein Ausdruck oder eine PDF, wobei für letzteres auf Wunsch auch eine Vorlage in Ihrem Corporate Design im System hinterlegt werden kann.

Die Faktura-PDFs lassen sich einfach und unkompliziert per E-Mail über Ihren SMTP-Mailserver an den Empfänger versenden. Die Mailtexte sind dabei in den Systemeinstellungen konfigurierbar.

ProSonata bietet auch Rechnungsstellung im ZUGFeRD 2.0-Format an:

 

 

Fremdkosten

ProSonata bietet die Möglichkeit, zu einem Projekt anfallende Fremdkosten einfach und schnell zu erfassen. Hierbei können sowohl Angebote wie auch Rechnungen von Lieferanten berücksichtigt werden. Die vorhandenen Rechnungsdaten werden z.B. genutzt, um pro Projekt eine kompakte Auswertung der Erlöse/Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag zu erhalten.

 

Kontaktverwaltung

Die Kontaktverwaltung hilft Ihnen bei der zentralen Erfassung und Organisation Ihrer Firmenkontakte. Eine beliebige Anzahl von Firmen, Adressen und Ansprechpartnern bietet dabei unbegrenzte Flexibilität.

ProSonata bietet die wichtigen Schnittstellen für Import ( CSV, vCard-3.0) und Export ( CSV-, vCard-3.0- und LDIF)

 

Dateiverwaltung

Dateien können mit einem Projekt direkt online verwaltet werden. Hierzu steht eine Schnittstelle zum Online-Dateimanagementdienst meebox.de zur Verfügung. Durch das dort integrierte Rechtesystem sind Dateien  einfach verteil- und tauschbar.

 

Notizen/To-Do

Um die Anzahl von Zetteln auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren, können in ProSonata Notizen organisiert werden. Dabei lassen sich die Priorität, ein Datum sowie ein ausführlicher Text pro Notiz erfassen.

 

Analyse

Die in der ProSonata-Datenbank erfassten Rechnungs- und Projektzeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports ausgewertet.

In der Jahresübersicht erhalten Sie eine grafische Darstellung der Umsatzentwicklung und Projektzeiten.

Ebenso sind ausführliche Reports für einen frei wählbaren Zeitraum generierbar. In den entsprechenden Menüpunkten finden Sie z.B Umsatzzahlen und offene Rechnungen pro Kunde oder die Projektzeiten der Mitarbeiter übersichtlich in Listenform dargestellt.

 

Benutzer und Benutzergruppen

Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt. Es gibt 5 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die alle Rechte besitzen.

 

Export von Datensätzen

In allen wichtigen Bereichen, wie den Projekten, Angeboten, Rechnungen und der Kontaktverwaltung, können Sie die Datensätze im Excel- oder CSV-Format exportieren.

Der FiBu Export erlaubt den Datev- oder Lexware-kompatiblen Export der Rechnungsdatensätze zur Übergabe an Ihren Steuerberater bzw. die nachfolgende FiBu Software.

 

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Kurzprofil

√   Adressmanagement/Akquise                       
√   Kontaktbericht/Historie                               
√   Anfragen an Lieferanten
√   Adressmanagement/Akquise
√   Kontaktbericht/Historie
√   Anfragen an Lieferanten (Abbildung Anfrage Workflow)
√   Kalkulation von Angeboten/Kostenvoranschläge
√   Zeiterfassung
√   Erfassung von Fremdleistungen: Belegerfassung mit Jobzuordnung auf Postenebene (ER-Splitting)
√   (agenturspezifische) vielfältige Rechnungserstellung
√   Faktura mit Mahnwesen und offene Posten Verwaltung
√   Termine/Kalender über .ics-Abo
√   Outputs (Schriftverkehr) in Agentur Design
√   individuell anpassbares Berichtswesen
√   integrierte Textverarbeitung mit Rechtschreibprüfung und Textbausteinen
√   Mandantenfähigkeit
√   Dokumentenmanagement
√   Homeoffice Anbindung
√   Email Integration (nurEmpfang)
√   Schnittstellen: FiBu Datev & Lexware, .ics-Kalender, ZUGFeRD, vCard, LDIF, Excel-Exporte, ftp-Client
√   ZUGFeRD-fähig
√   Responsives Design
√   Mobile Nutzung (App)
√   Dokumentierte API
X   Projektmanagement mit Gantt und Abhängigkeiten
√   Ressourcenplanung (human ressources)
X   Ressourcenplanung (materielle Ressourcen z.B. Räume)
X   Agiles Aufgabenmanagement (Aufgabenpool, Kanban-Board)
X   Mehrsprachigkeit
X   LDAP-Anbindung

Besonderheiten/Highlights

1. modernes und schlankes Userinterface, das auch Einsteiger begeistert
2. voll webbasiert (in der Agentur am Desktop-Rechner, unterwegs und zu Hause mit dem Tablet – kein Problem!)
3. alle wichtigen Funktionen, aber nicht überladen
4. sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis für kleine und große Agenturen und Freelancer

Zielgruppe

Kleine bis mittelgroße Grafik- und PR-Agenturen, Freelancer. Die Benutzerzahl ist grundsätzlich unlimitiert.

 

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