Die 3 größten Zeitfresser automatisieren – in 30 Minuten
Automatisierung klingt nach großem Aufwand und IT-Projekten? Nicht unbedingt. Die besten Automation-Potenziale liegen oft direkt vor unseren Augen – in den Aufgaben, die wir täglich wiederholen und die uns Zeit und Nerven kosten.
Warum dieser Quick Win?
In Agenturen werden täglich unzählige manuelle, sich wiederholende Aufgaben erledigt: Status-E-Mails verschicken, Dateien umbenennen und ablegen, Zeiterfassung nachtragen, Rechnungsinformationen zusammensuchen, Meeting-Notizen verteilen und und und. Jede dieser Aufgaben kostet einzeln nur wenige Minuten – in Summe aber Stunden pro Woche.
Das Gute: Viele dieser Aufgaben lassen sich mit Bordmitteln Ihrer bereits vorhandenen Tools automatisieren. Ohne Programmierkenntnisse. Ohne Budget. Sofort.
Die 30-Minuten-Methode
Schritt 1: Zeitfresser identifizieren (15 Minuten)
Setzen Sie sich als Team zusammen (oder machen Sie es zunächst für sich selbst) und beantworten Sie diese Fragen:
Welche Aufgabe führe ich mindestens 3x pro Woche identisch aus?
Beispiele: „Ich schicke jeden Freitag den Projekt-Status an alle“, „Ich erstelle jeden Montag die Teamauslastung“, „Ich benenne Kundendateien um und verschiebe sie in Ordner“.
Bei welcher wiederkehrenden Aufgabe denke ich: „Muss das wirklich immer ich machen?“
Beispiele: „Neue Kontakte aus E-Mails ins CRM übertragen“, „Screenshots für Social-Media-Reports zusammenstellen“, „Meeting-Erinnerungen verschicken“.
Welche Aufgabe besteht hauptsächlich aus Copy & Paste zwischen verschiedenen Tools?
Beispiele: „Projektdaten von E-Mail in die Agentursoftware übertragen“, „Zeiterfassung von Notizen in Zeiterfassungs-Tool“, „Kundenfeedback aus E-Mails in Ticket-System“.
Notieren Sie die Top 3 Zeitfresser Ihres Teams (oder Ihre persönlichen Top 3).
Schritt 2: Automatisierbarkeit prüfen (10 Minuten)
Nun für jeden der 3 Zeitfresser checken:
Ist der Ablauf immer gleich? (Wenn ja → gut automatisierbar)
Sind die beteiligten Tools digital? (Wenn ja → automatisierbar)
Ist menschliches Urteilsvermögen nötig? (Wenn nein → perfekt automatisierbar)
Bewerten Sie jede Aufgabe mit einem Ampelsystem:
🟢 Grün: Ablauf standardisiert, keine menschliche Entscheidung nötig → sofort automatisierbar
🟡 Gelb: Teilweise standardisiert, einzelne Schritte automatisierbar → Hybrid-Lösung möglich
🔴 Rot: Erfordert individuelle Entscheidungen → (noch) nicht automatisierbar
Schritt 3: Quick-Win identifizieren (5 Minuten)
Wählen Sie aus den grün markierten Aufgaben diejenige aus, die:
• Am häufigsten vorkommt ODER
• am meisten Zeit kostet ODER
• das Team am meisten nervt.
Das ist dann der Automation-Quick-Win!
Realisierungsideen
Typische Automation-Quick-Wins in Agenturen
E-Mail & Kommunikation:
Automatische E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Anfragen (z.B. Briefing-Anforderungen)
Automatische Weiterleitung bestimmter E-Mails in die Agentursoftware
Automatische Meeting-Erinnerungen aus Kalender-Einträgen
Datei-Management:
Automatisches Umbenennen und Ablegen von Downloads nach Schema
Automatische Backup-Routinen für Projektdateien
Automatisches Erstellen von Projekt-Ordnerstrukturen
Reporting & Dokumentation:
Automatische wöchentliche/monatliche Reports aus der Zeiterfassung
Automatische Zusammenstellung von Projekt-Status-Informationen
Automatische Screenshot-Zeitstempel für Dokumentation
Daten-Übertragung:
Automatischer Import von Kontaktdaten aus E-Mail-Signaturen ins CRM oder das CRM Modul der Agentursoftware
Automatische Synchronisation zwischen Tools (z.B. Kalender ↔ PM-Tool)
Automatisches Erstellen von Aufgaben aus E-Mails
Umsetzungs-Optionen (ohne IT-Kenntnisse)
Mit Bordmitteln eurer Tools: Die meisten modernen Tools und Agentursoftwares haben bereits Automatisierungs-Features eingebaut:
E-Mail-Programme: Filter, Regeln, Templates
Projektmanagement-Tools: Wiederkehrende Aufgaben, Automatische Statuswechsel
Cloud-Speicher: Automatische Uploads, Ordner-Synchronisation
Mit Automatisierungs-Tools:
Zapier / Make (ehem. Integromat): Verbinden verschiedene Tools ohne Programmierung
IFTTT: Einfache „Wenn-Dann“-Automatisierungen
Microsoft Power Automate: Für Microsoft-365-Umgebungen
Beispiel: „Wenn neue E-Mail mit Betreff ‚Projektanfrage‘ ankommt, erstelle automatisch eine Aufgabe im Projektmanagement-Tool und leite die E-Mail an das Team weiter.“
Der nächste Schritt
Nach diesem 30-Minuten-Workshop haben Sie:
√ die größten Zeitfresser identifiziert
√ die Automatisierbarkeit bewertet
√ einen konkreten Quick-Win ausgewählt
Jetzt: Planen Sie 1-2 Stunden für die Umsetzung des ersten Automation-Quick-Wins ein. Starten Sie klein, sammeln Sie Erfahrung und automatisieren Sie dann die nächste Aufgabe.
Tipp
Wiederholen Sie diese Übung in regelmäßigen Abständen. Prozesse ändern sich, neue Tools kommen hinzu und was gestern noch manuell sein musste, ist heute vielleicht automatisierbar.
Aber Achtung: Nicht jede Routineaufgabe MUSS zwingend automatisiert werden. Manchmal ist der manuelle Weg schneller oder sinnvoller. Automatisierung ist kein Selbstzweck – sie soll Zeit für die wirklich wichtigen, kreativen Aufgaben verschaffen.
Tipp 2
Fragen Sie Ihren Agentursoftware Anbieter nach Automatisierungsmöglichkeiten in und mit der Agentursoftware in Ihrer Agentur. Hier tut sich gerade einiges in der Entwicklung – auch im Zuge des Einzugs von Künstlicher Intelligenz in die Softwares. Und nicht alle Installationen in den Agenturen sind hier auf dem neuesten Stand. Vor allem, wenn Sie nicht als Cloud- oder Software-as-a-Service eingesetzt werden, sondern auf den eigenen Servern liegen und ein Update vielleicht noch zusätzliche Kosten verursacht… (Was sich in den meisten Fällen jedoch lohnt!)
Fazit
Automatisierungen bieten Agenturen die Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Kolleg*innen aber auch die Kundenzufriedenheit zu steigern.
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Effekt: Mehrere Stunden Zeitersparnis pro Woche, weniger Frust durch Routine-Aufgaben Schwierigkeit: ⭐⭐ (mittel – technisches Grundverständnis hilfreich) |
Welche Aufgabe nervt am meisten, die immer wieder manuell erledigt wird? Teilen Sie Ihre Automation-Erfolge in den Kommentaren!
Beitragsbild von Gerd Altmann auf Pixabay