Fachbegriffe und Glossar Agentursoftware

Das Glossar Agentursoftware bietet eine Zusammenstellung nützlicher Begriffe und Know-How rund um das Thema Agentursoftware und Agenturmanagement sowie Software/IT. Die Begriffe werden sukzessive erweitert und ergänzt.

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A

Agentursoftware für bestimmte Anwendungsfälle

Wie in der Definition oben angegeben, gehen wir davon aus, dass eine Agentursoftware den Kernprozess von Unternehmen – von der Akquise über die Projektabwicklung bis zur Abrechnung und Auswertung – abbilden kann und sollte.

Kategorie „Klassisch/Fullservice“

Full-Service-Agenturen liefern Ihren Kunden „alles aus einer Hand“. Die Agenturkunden werden mit einem umfangreichen Dienstleistungsportfolio sowie individuellen Arbeiten unterstützt. Ähnlich breit aufgestellt müssen Agentursoftware-Lösungen grundsätzlich auch sein. Die Kategorie „Klassisch/Fullservice” listet entsprechend Software-Systeme zur komplexen Agenturverwaltung auf, die in ihren Grundfunktionen die Steuerung aller oben beschriebenen kaufmännischen Kernprozesse abbilden.

Sonderfunktion „A+“
Software-Lösungen, die zusätzlich in der Lage sind, den in Full-Service Agenturen teils notwendigen Anfrage-Workflow abzubilden, sind durch ein „A+“ gekennzeichnet. Mit dieser Funktion ist es möglich, Lieferanten wie z.B. Druckereien mit ausführlichen (Objekt-)Beschreibungen eines zu druckenden Produktes anzufragen, die Ergebnisse der Rückantworten auszuwerten und eine Druckerei zu beauftragen (Bestellung).

Spezielle Anwendungs-/Funktionsbereiche Event/PR/Interactive

Bei den in diesen speziellen Kategorien des Agentursoftware Guide aufgeführten Produkten handelt es sich nicht um „reine“ spezialisierte Systeme für nur diesen einen Anwendungsfall – also beispielsweise explizite Media-Systeme. Es geht vielmehr um Agentursoftware, die zusätzliche Funktionen oder Module zum klassischen Funktionsumfang bereitstellen. Sie sollen den Bedarf von Agenturen decken, die breit genug aufgestellt sind, um auch Events zu organisieren oder die Pressearbeit für ihre Kunden zu übernehmen, aber nicht spezialisiert – oder groß genug – um Speziallösungen zu benötigen.

Entsprechend gibt es Agentursoftware mit mehr oder weniger Funktionen für diese speziellen Anwendungsfälle. Für die Einordnung der Systeme haben wir die Anbieter anhand von Checklisten gefragt, welche Funktionen für welche Anwendungsfälle in ihrem System intergriert sind.

Hinweis: Auch Agentursoftware-Anbieter, deren Lösungen wenige oder keine Spezial-Funktionen anbieten, können mit Media-, PR- oder Eventagenturen gut zusammenarbeiten, indem spezielle Apps an die Agentursoftware über Schnittstellen integriert oder angedockt werden.

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Interactive/neue Medien

Unter diesem Sammelbegriff haben wir die Anforderungen von Agenturen zusammengefasst, die sich mit modernen Technologien und Prozessen auseinandersetzen, um digitale Lösungen für ihre Kunden zu realisieren: Internet-,Web-, Digital- oder auch App-Agenturen. Neben Design und Marketing werden hier Webseiten entwickelt oder auch Webshops und Apps. Solche Agenturen benötigen für die Abwicklung ihrer Projekten z.B. die Abrechnung wiederkehrenden Leistungen oder auch eine Domainverwaltung und Ticketsysteme.

PR

PR-Agenturen oder Agenturen mit PR-Abteilung verfassen Pressemitteilungen, organisieren Pressekonferenzen und halten den Kontakt zu Medienvertretern. Gerade für den letzten Anwendungsfall ist es notwendig, dass die Kontaktverwaltung der Agentursoftware eine sog. n:n-Verknüpfung von Firmen und Personen zur Verwaltung von Redakteuren und Verlagen ermöglicht: so kann im Datensatz einer Redaktion gesehen werden, welche Redakteur*innen für sie tätig sind und umgekehrt im Datensatz von Redakteuren, für welche Medien sie arbeiten. Auch das Speichern von Clippings, die Eingabe von Next-Steps, Aktionshistorie… können wichtige Funktionen in diesem Agenturbereich sein.

Event

Agenturen mit einem Event-Anteil unterstützen ihre Kunden bei Veranstaltungen und Events. Der Funktionsumfang von Agentursoftware mit Event-Anteil bieten beispielsweise Möglichkeiten zur Ablauf-/Regieplanung, Raum- und Ressourcenplanung oder auch Teilnehmerverwaltung.

Media

Mediaagenturen erstellen für ihre Kunden Medienpläne und kaufen entsprechend Werbeflächen in den unterschiedlichsten Medien ein. Agentursoftware der Kategorie „Media“ beinhaltet dabei Produkte, zu deren Funktionsumfang auch Features gehören, die bei der Mediaplanung benötigt werden. Hierzu zählen Funktionen wie die Erstellung von Streu- und/oder Kostenplänen, Dispositionen etc.

Anbieter die in dieser Kategorie gelistet sind, verfügen über eigene Module zur Mediaplanung und -verwaltung und also über die in der Regel notwendigen Funktionen, die nicht gesondert abgefragt worden sind.

Sonderfall Projekte|Ressourcen

Hier handelt es sich nicht um einen Anwendungsfall für einen Agenturschwerpunkt. In dieser Kategorie werden Lösungen hervorgehoben, zu deren zusätzlichem Funktionsumfang Features gehören, die über die Jobverwaltung hinaus umfangreiches Projekt-Management bieten. Dazu gehören Meilensteinplanung, Ressourcenplanung mit der Hinterlegung von Arbeitszeitmodellen, grafische Übersichten wie Gantt Charts.

Weitere Anwendungsfälle

Nicht jeder Anwendungsfall oder Agenturschwerpunkt kann in Agentursoftware abgebildet oder differenziert dargestellt werden. Agenturen für Packungsdesign beispielsweise nutzen gerne die Möglichkeit in der Angebotserstellung Abbildungen/Skizzen einzufügen. Solche Sonderfunktionen müssten im Detail mit den Anbietern geklärt werden.

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C

Controlling

Vielfach falsch übersetzt und interpretiert bezeichnet „Controlling“ nicht „Kontrolle“, sondern Steuerung und beinhaltet alle Prozesse und Maßnahmen zur Steuerung eines Unternehmens oder Projektes. Im Controlling werden alle nötigen Daten zur Planung, Steuerung und Kontrolle gesammelt und ausgewertet. Wichtige Instrumente sind z.B. Budgetierung, Kostenrechnung, Soll-/Ist-Vergleich.

Innerhalb von Agentursoftware (siehe „A” Agentursoftware) erfolgt in der Regel ein Projektcontrolling: Es werden die Daten zum Projekt erfasst und mittels entsprechender Funktionen wie Soll-/Ist-Vergleich ausgewertet. Für das Agenturcontrolling wird i.d.R. auf die Zahlen der Steuerkanzlei zurückgegriffen, da viele Daten wie beispielsweise Mitarbeitergehälter korrekt erst aus der Finanzbuchhaltung geliefert werden können. Allerdings kann es sinnvoll sein, durch Einrichtung von internen Projekten und die Erfassung allgemeiner Kosten in der Agentursoftware (Miete etc.) eine Annäherung und zeitnahe Vorschau zu erreichen.

CRM

Customer Relationship Management/Kunden-Beziehungs-Management: Bezeichnet alle Vorgänge zur Gewinnung und Betreuung von Kunden. Softwareseitig werden an das CRM sehr unterschiedliche Anforderungen gestellt: je nach Anforderung an Neukunden-Aquisition ist der Einsatz eines expliziten und spezialisierten CRM-System möglicherweise zielführender, als der Einsatz einer Unternehmenssoftware, die insgesamt einen breiteren Funktionsumfang hat und weniger konzentriert auf Unternehmen- oder Management-Bereiche. Gleichwohl bieten viele Agentursoftware-Produkte zahlreiche Funktionen, um Newbiz- und Kundenverwaltung realisieren zu können.

Zu den Basisanforderungen gehören die Verwaltung von Kundendaten mit Stammdaten und Ansprechpersonen inkl. Möglichkeiten zur Einordnung und Klassifizierung des Kontaktes sowie die Speicherung von Aktivitäten zum Kontakt (Notizen, Wiedervorlagen). Praktisch ist die Einsicht einer Kontakthistorie, die auf einen Blick zeigt, welche Aktivitäten zum Kontakt gelaufen sind wie auch die Option, durch Vergabe entsprechender Kennzeichen im Neugeschäft den Status des Kontaktes bestimmen zu können.

xRM
Da es genauso wichtig ist, andere Geschäftspartner – von Lieferanten bis Freelancer – vernünftig und nachvollziehbar speichern und verwalten zu können, wird auch von xRM – Any-Relationship-Management – gesprochen.

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D

D-A-CH

Hierunter werden die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz subsumiert. Gerade unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten wird beim Hosting durch den Softwareanbieter bzw. Cloud-Lösungen eine Datenhaltung in Rechenzentren eines dieser Länder empfohlen. 

DAM – Digital Asset Management

„Asset“ kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt „Vermögen“; der Begriff bezeichnet einen Vermögenswert wie beispielsweise Aktien, Devisen und Immobilien. Asset kann mehrere Bedeutungen haben. Im wirtschaftlichen Bereich ist es eine Ressource mit einem ökonomischen Nutzen, im Fondsmanagement bezeichnet es vorhandenes Fondsvermögen. In Bezug auf Medien und Medieninhalte geht es bei Assets um den Inhalt von Daten, Medien und Dateien.

Ein Digital-Asset-Management-System (im medialen Bereich teilweise auch als Media-Asset-Management -MAM- bezeichnet) speichert und verwaltet diese Assets für die Agentur, die Marketing- und PR-Abteilung oder auch Dienstleister, wie Bildagenturen oder Redaktionen.

Siehe auch den Beitrag dazu im Magazin „Digital-Asset-Management“.

Dashboard

Der Begriff ist abgeleitet aus der Autoindustrie. Hier bezeichnet er das Armaturenbrett oder auch die Instrumententafel: Diese bietet auf einen Blick alle wesentlichen Informationen für die Steuerung des Gefährts.

Analog dazu soll das Dashboard in einer Agentursoftware alle wichtigen Informationen für das Controlling von Agentur und Projekten bereit halten. Dies geschieht oftmals über als Widgets zur Verfügung gestellte modulare Ausschnitte oder Sichten auf Teile der Daten/Datenbank.

Über diese können sich Nutzer/innen einer Software – Abteilungs- oder Funktionsbezogen – bestimmte, für die tägliche Arbeit notwendige und anderweitige wichtige Informationen, Ergebnisse oder Auswertungen anzeigen lassen.

DATEV/DATEV-Schnittstelle

Unter DATEV (DATEnVerarbeitung) wird in der Regel der Standard beschrieben, mit dem Steuerberatungskanzleien die (Finanz-)Buchhaltung für ihre Mandanten EDV-seitig durchführen. Da ein sehr großer Teil der Steuerbüros mit diesem Standard arbeitet, ist eine Schnittstelle, die vermeidet, dass Daten wie Ein- und Ausgangsrechnungen doppelt erfasst werden müssen, durchaus sinnvoll. Während eine unidirektionale Schnittstelle die Daten aus der Agentursoftware für die Verarbeitung und Übernahme in die DATEV bereitstellt, werden in der bidirektionalen Version auch z.B. Zahlungsinformationen wieder zurückgeschrieben.

DMS Dokumentenmanagement

Grundsätzlich ist hier für Agentursoftware-Produkte die Möglichkeit gemeint, die im System erstellten und zur Weitergabe/Versand bestimmten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zu verwalten. Dies beschreibt auch gleichzeitig die Minimalanforderungen. Erweiterte Funktionen bieten die Versionierung der Dokumente und ihre Verschlagwortung. Ein komplettes Dokumentenmanagement-System (DMS) erlaubt auch die Bereitstellung der Dokumente auf externen Servern oder auch die Verwaltung externer Dokumente und deren Upload ins System.

DSGVO Datenschutz

Seit Mai 2018 ist die DatenSchutzGrundVerOrdnung in Kraft, die auch Auswirkungen auf Agentursoftware hat. Software-Anbieter sind gehalten, Funktionen bereitzustellen, die den Nutzer/innen die Einhaltung der Verordnung ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit einem Kunden einen Überblick über alle über ihn gespeicherten Daten zu senden.

Ausführliche Informationen zur DSGVO und zur Umsetzung in Agentursoftware finden Sie in der Serie zum Datenschutz.

• Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 1)
• Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 2)

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E

Eingangsrechnungen – Fremdrechnungen – Fremdleistungen

In jedem Unternehmen gibt es Eingangsrechnungen, also Rechnungen externer Dienstleister, Partner, Lieferanten.

Für ein lückenloses Controlling der Agentur und der Projekte ist die Erfassung der Belege in der Agentursoftware und ihre Zuordnung zum Projekt angezeigt.

Integrierte Software-Angebote bieten deshalb die Möglichkeit der Fremdkosten-Erfassung.

Inzwischen bieten viele Programme die Möglichkeit, einen digitalen Eingangsrechnungs-Workflow abzubilden. Hier kann der Beleg als Scan oder PDF übernommen werden und auf diese Weise ein belegloser Rechnungsverkehr eingerichtet werden.

Da eine Eingangsrechnung mehrere Positionen beinhalten kann, ist die erweiterte Funktionalität des „ER-Splittings“ sinnvoll. Siehe nächster Punkt.

ER-Splitting

Nahezu jedes komplette System zur Unternehmenssteuerung verfügt über die Möglichkeit, die angefallenen externen Kosten (siehe oben: Fremdrechnungen) im System zu erfassen. Gerade im Projektcontrolling ist es – je nach Art der zu erfassenden Eingangsrechnungen – wichtig, die einzelnen Positionen einer Rechnung auf verschiedene Projekte buchen zu können. Ein vielfach bemühtes Beispiel sind Kurierrechnungen. 

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F

FileMaker

Im Laufe der Jahre erhielt FileMaker viele Verbesserungen wie Echtzeitverbindung zu externen SQL-Datenquellen (zum Beispiel Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL), HTML5-basierter Kerntechnologie (WebDirect) oder auch selbst erstellten speicherbaren Designs. Auch ist die Realisierung einer Anwendung über zahlreiche miteinander verbundene Dateien einer Verwaltung unterschiedlicher Tabellen innerhalb einer Datei gewichen, was zu einer deutlichen Verbesserung m Handling und der Performance führte.

Agentursoftware auf Basis von FileMaker: Job+

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G

Gantt

Ein, nach seinem Erfinder Henry Gantt, benanntes Instrument des klassischen Projektmanagements. Hier werden Aktivitäten, Arbeitspakete oder Meilensteine in ihrer zeitlichen Abfolge unter- und nebeneinander mit Balken grafisch auf einer Zeitachse dargestellt. Da dies wie eine Treppe oder Wasserfall aussieht, wird die Methodik auch mit „Wasserfall-Methode“ beschrieben, während agile Methoden wie Scrum durch seine sich wiederholenden Zyklen eher mit Waschmaschine assoziiert wird.

GOBD Ordnungsgemäße Aufzeichnungspflicht

Ein sperriger Titel, eine sperrige Verordnung: Die Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD). Sie gelten seit dem 1.1.2020. Sie enthalten Kriterien und Richtlinien, die alle Unternehmer/innen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Sie umfasst die Bereiche:

• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software gemäß den GoBD
• Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Verfahrensdokumentation

Damit wurden auch die Vorgänger der GoBD GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) außer Kraft gesetzt.

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K

KanBan- oder SCRUM-Board

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M

MAM Media Asset Management

siehe DAM – Digital Asset Management

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P

PM Projektmanagement

Als Projektmanagement wird die Gesamtheit aller Methoden und Instrumente bezeichnet, die dazu dienen, ein – internes oder externes – Projekt vom Start bis zur Fertigstellung umzusetzen. Dabei gibt es zwei Grundrichtungen: die, des agilen und die des klassischen Projektmanagements. Während das klassische PM von einem definierten Start und Ende ausgeht und das Hauptziel ist, das Projekt „in time, in budget, in quality“ durchzuführen, werden im agilen Projekt Schleifen gedreht und dabei in kurzen Projekteinheiten („Sprints“) gearbeitet, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können. Beim hybriden Projektmanagement werden für das Management eines Projekts beide Ansätze kombiniert.

Projektmanagement in Agentursoftware sollte die eine oder andere Methodik in Form von Projektphasenverwaltung (siehe Gantt) oder Prozessorientierung (siehe KanBan-Board) abbilden können.

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R

Reisekostenverwaltung

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T

Ticketsystem

Über ein Ticketsystem können Kundenanfragen verwaltet und so die Zusammenarbeit zwischen Agenturkunde und Agentur verbessert werden. Kunden können Anfragen (z.B. via Mail) erstellen, die in sogenannte Tickets inkl. zugehörige Informationen gewandelt werden. Durch die beidseitige Nutzung und Einsicht beispielsweise in den Status eines Tickets kann die Kollaboration effektiver und transparenter gestaltet werden.

Timetracking

Für die Verfolgung der Rentabilität eines Jobs oder eines Projektes, weil es der Kunde so will oder um den Fortschritt eines Projektes erkennen zu können, ist es notwendig, die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter/innen zu erfassen. Viele Systeme erreichen dies über eine von-bis-Erfassung, die während der Aufgabenumsetzung oder auch im Nachhinein erledigt werden kann. Effizienter kann es sein, durch eine Stoppuhr- oder Timer-Funktion bei Beginn und Ende einer Aufgabe die Zeit mitschreiben zu lassen. Siehe auch weiter unten Zeiterfassung.

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Zeiterfassung

Die Abbildung zeigt die Projektzeiterfassung in TROI.

Siehe dazu den Beitrag „Das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die Umsetzung in Agentursoftware“.

Die Zeiterfassung kann in Agentursoftware über direkte Eingaben, Stoppuhren (sog. „Timer“) oder auch dem Datenaustausch mit externen Zeiterfassungs-Systemen erfolgen.

ZUGFeRD-ready

Noch so eine Verordnung mit einem sperrigen Titel wie schon die DSGVO und die GOBD. Unter Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ZUGFeRD wird ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen beschrieben. Es speichert als hybrides Datenformat in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das bedeutet: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments (Rechnungsansicht). Gleichzeitig werden die Informationen der Rechnung als XML innerhalb des PDF mitversandt. Hiermit ist eine elektronische Verarbeitung der Rechnung über strukturierte Rechnungsdaten innerhalb eines Softwaresystems problemlos möglich.

Siehe auch den Beitrag ZUGFeRD und elektronische Rechnung im Magazin und weitere Beiträge der Anbieter https://www.agentursoftware-guide.de/tag/zugferd/

Nummern

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