Fachbegriffe Agentursoftware
Das Glossar Agentursoftware bietet eine Zusammenstellung nützlicher Begriffe und Know-How rund um das Thema Agentursoftware und Agenturmanagement sowie Software/IT. Die Begriffe werden sukzessive erweitert und ergänzt.
A
Agentursoftware
Für Agentursoftware gibt es viele Definitionen und vor allem wird der Funktionsumfang, den eine Agentursoftware bereitstellen sollte sehr unterschiedlich bestimmt.
Im Agentursoftware-Guide wird davon ausgegangen, dass Agentursoftware das branchenspezifische Pendant zu „Unternehmenssoftware“ ist, die als „…Anwendungssoftware zur betrieblichen Steuerung und Unterstützung von Prozessen“ (Gabler) definiert wird. Um der Aufgabe zur betrieblichen Steuerung – sprich Controlling – gerecht zu werden, ist es notwendig, dass in der Software alle kaufmännischen Kernprozesse abgebildet werden können – also von der Geschäftsanbahnung (Aquisition) über die Umsetzung von Aufträgen (resp. „Jobs“ oder Projekten) bis zur Auswertung anhand Faktura und Aufwandsanalyse.
Um also ihre Aufgabe im Projekt- oder Agenturcontrolling (siehe „C” Controlling) wahrnehmen zu können, sollte Agentursoftware mindestens die Bereiche Kontakt-/Stammdatenverwaltung, Angebotserstellung, Jobabwicklung, Kostenerfassung (Zeitkosten und Fremdkosten), Rechnungsstellung und Auswertung/Reporting abdecken.
Lesen Sie dazu den Beitrag im Magazin
API – Application Programming Interface
Das Kürzel API steht für «Application Programming Interface» oder auch Anwendungs-Programmierschnittstelle.
Eine API dient dem Austausch und der Verarbeitung von Daten zwischen verschiedenen Webseiten, Programmen und Anbietern. Sie ermöglicht es, Daten zwischen verschiedenen Anbietern und Lösungen zu teilen. Eine API wird von einem bereits existierenden Softwaresystem bereitgestellt, so dass auch andere, externe Programme (oder Anwendungen und Webseiten), bestimmte Teile dieses bereits existierenden Softwaresystems für sich nutzen können. Das Softwaresystem kann eigene Dienste anderen Softwaresystemen zur Verfügung stellen und dadurch eine bereits programmierte und getestete Funktionalität von zahlreichen weiteren Softwaresystemen verwendet werden.
C
Controlling
Vielfach falsch übersetzt und interpretiert bezeichnet „Controlling“ nicht „Kontrolle“, sondern Steuerung und beinhaltet alle Prozesse und Maßnahmen zur Steuerung eines Unternehmens oder Projektes. Im Controlling werden alle nötigen Daten zur Planung, Steuerung und Kontrolle gesammelt und ausgewertet. Wichtige Instrumente sind z.B. Budgetierung, Kostenrechnung, Soll-/Ist-Vergleich.
Innerhalb von Agentursoftware (siehe „A” Agentursoftware) erfolgt in der Regel ein Projektcontrolling: Es werden die Daten zum Projekt erfasst und mittels entsprechender Funktionen wie Soll-/Ist-Vergleich ausgewertet. Für das Agenturcontrolling wird i.d.R. auf die Zahlen der Steuerkanzlei zurückgegriffen, da viele Daten wie beispielsweise Mitarbeitergehälter korrekt erst aus der Finanzbuchhaltung geliefert werden können. Allerdings kann es sinnvoll sein, durch Einrichtung von internen Projekten und die Erfassung allgemeiner Kosten in der Agentursoftware (Miete etc.) eine Annäherung und zeitnahe Vorschau zu erreichen.
CRM
Customer Relationship Management/Kunden-Beziehungs-Management: Bezeichnet alle Vorgänge zur Gewinnung und Betreuung von Kunden. Softwareseitig werden an das CRM sehr unterschiedliche Anforderungen gestellt: je nach Anforderung an Neukunden-Aquisition ist der Einsatz eines expliziten und spezialisierten CRM-System möglicherweise zielführender, als der Einsatz einer Unternehmenssoftware, die insgesamt einen breiteren Funktionsumfang hat und weniger konzentriert auf Unternehmen- oder Management-Bereiche. Gleichwohl bieten viele Agentursoftware-Produkte zahlreiche Funktionen, um Newbiz- und Kundenverwaltung realisieren zu können.
Zu den Basisanforderungen gehören die Verwaltung von Kundendaten mit Stammdaten und Ansprechpersonen inkl. Möglichkeiten zur Einordnung und Klassifizierung des Kontaktes sowie die Speicherung von Aktivitäten zum Kontakt (Notizen, Wiedervorlagen). Praktisch ist die Einsicht einer Kontakthistorie, die auf einen Blick zeigt, welche Aktivitäten zum Kontakt gelaufen sind wie auch die Option, durch Vergabe entsprechender Kennzeichen im Neugeschäft den Status des Kontaktes bestimmen zu können.
xRM
Da es genauso wichtig ist, andere Geschäftspartner – von Lieferanten bis Freelancer – vernünftig und nachvollziehbar speichern und verwalten zu können, wird auch von xRM – Any-Relationship-Management – gesprochen.
D
D-A-CH
Hierunter werden die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz subsumiert. Gerade unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten wird beim Hosting durch den Softwareanbieter bzw. Cloud-Lösungen eine Datenhaltung in Rechenzentren eines dieser Länder empfohlen.
DAM – Digital Asset Management
„Asset“ kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt „Vermögen“; der Begriff bezeichnet einen Vermögenswert wie beispielsweise Aktien, Devisen und Immobilien. Asset kann mehrere Bedeutungen haben. Im wirtschaftlichen Bereich ist es eine Ressource mit einem ökonomischen Nutzen, im Fondsmanagement bezeichnet es vorhandenes Fondsvermögen. In Bezug auf Medien und Medieninhalte geht es bei Assets um den Inhalt von Daten, Medien und Dateien.
Ein Digital-Asset-Management-System (im medialen Bereich teilweise auch als Media-Asset-Management -MAM- bezeichnet) speichert und verwaltet diese Assets für die Agentur, die Marketing- und PR-Abteilung oder auch Dienstleister, wie Bildagenturen oder Redaktionen.
Siehe auch den Beitrag dazu im Magazin „Digital-Asset-Management“.
Dashboard
Der Begriff ist abgeleitet aus der Autoindustrie. Hier bezeichnet er das Armaturenbrett oder auch die Instrumententafel: Diese bietet auf einen Blick alle wesentlichen Informationen für die Steuerung des Gefährts.
Analog dazu soll das Dashboard in einer Agentursoftware alle wichtigen Informationen für das Controlling von Agentur und Projekten bereit halten. Dies geschieht oftmals über als Widgets zur Verfügung gestellte modulare Ausschnitte oder Sichten auf Teile der Daten/Datenbank.
Über diese können sich Nutzer/innen einer Software – Abteilungs- oder Funktionsbezogen – bestimmte, für die tägliche Arbeit notwendige und anderweitige wichtige Informationen, Ergebnisse oder Auswertungen anzeigen lassen.
Der Screenshot zeigt ein nutzerspezifisches Dashboard von helloHQ
DATEV/DATEV-Schnittstelle
Unter DATEV (DATEnVerarbeitung) wird in der Regel der Standard beschrieben, mit dem Steuerberatungskanzleien die (Finanz-)Buchhaltung für ihre Mandanten EDV-seitig durchführen. Da ein sehr großer Teil der Steuerbüros mit diesem Standard arbeitet, ist eine Schnittstelle, die vermeidet, dass Daten wie Ein- und Ausgangsrechnungen doppelt erfasst werden müssen, durchaus sinnvoll. Während eine unidirektionale Schnittstelle die Daten aus der Agentursoftware für die Verarbeitung und Übernahme in die DATEV bereitstellt, werden in der bidirektionalen Version auch z.B. Zahlungsinformationen wieder zurückgeschrieben.
DMS Dokumentenmanagement
Grundsätzlich ist hier für Agentursoftware-Produkte die Möglichkeit gemeint, die im System erstellten und zur Weitergabe/Versand bestimmten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen zu verwalten. Dies beschreibt auch gleichzeitig die Minimalanforderungen. Erweiterte Funktionen bieten die Versionierung der Dokumente und ihre Verschlagwortung. Ein komplettes Dokumentenmanagement-System (DMS) erlaubt auch die Bereitstellung der Dokumente auf externen Servern oder auch die Verwaltung externer Dokumente und deren Upload ins System.
DSGVO Datenschutz
Seit Mai 2018 ist die DatenSchutzGrundVerOrdnung in Kraft, die auch Auswirkungen auf Agentursoftware hat. Software-Anbieter sind gehalten, Funktionen bereitzustellen, die den Nutzer/innen die Einhaltung der Verordnung ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit einem Kunden einen Überblick über alle über ihn gespeicherten Daten zu senden.
Ausführliche Informationen zur DSGVO und zur Umsetzung in Agentursoftware finden Sie in der Serie zum Datenschutz.
- Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 1)
- Datenschutz in Agenturen – DSGVO und Agentursoftware (Teil 2)
E
Eingangsrechnungen – Fremdrechnungen – Fremdleistungen
In jedem Unternehmen gibt es Eingangsrechnungen, also Rechnungen externer Dienstleister, Partner, Lieferanten.
Für ein lückenloses Controlling der Agentur und der Projekte ist die Erfassung der Belege in der Agentursoftware und ihre Zuordnung zum Projekt angezeigt.
Der Screenshot zeigt die Eingangsrechnungsverwaltung in QuoJob.
Integrierte Software-Angebote bieten deshalb die Möglichkeit der Fremdkosten-Erfassung.
Inzwischen bieten viele Programme die Möglichkeit, einen digitalen Eingangsrechnungs-Workflow abzubilden. Hier kann der Beleg als Scan oder PDF übernommen werden und auf diese Weise ein belegloser Rechnungsverkehr eingerichtet werden.
Da eine Eingangsrechnung mehrere Positionen beinhalten kann, ist die erweiterte Funktionalität des „ER-Splittings“ sinnvoll. Siehe nächster Punkt.
ER-Splitting
Nahezu jedes komplette System zur Unternehmenssteuerung verfügt über die Möglichkeit, die angefallenen externen Kosten (siehe oben: Fremdrechnungen) im System zu erfassen. Gerade im Projektcontrolling ist es – je nach Art der zu erfassenden Eingangsrechnungen – wichtig, die einzelnen Positionen einer Rechnung auf verschiedene Projekte buchen zu können. Ein vielfach bemühtes Beispiel sind Kurierrechnungen.
F
FileMaker
Ebenfalls (wie 4D) ein Client-Server-Datenbanksytem aus den 1980er Jahren. Durch seine damals sehr einfache Entwicklungsumgebung wurde es vielfach von Agenturen genutzt, um eigene Anwendungen zu entwickeln. In einer Studie von 2008 gaben von 318 befragten Agenturen ca. ein Viertel an, eine eigenentwickelte Agentursoftware einzusetzen, wovon 75% mit FileMaker entwickelt worden waren.
Im Laufe der Jahre erhielt FileMaker viele Verbesserungen wie Echtzeitverbindung zu externen SQL-Datenquellen (zum Beispiel Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL), HTML5-basierter Kerntechnologie (WebDirect) oder auch selbst erstellten speicherbaren Designs. Auch ist die Realisierung einer Anwendung über zahlreiche miteinander verbundene Dateien einer Verwaltung unterschiedlicher Tabellen innerhalb einer Datei gewichen, was zu einer deutlichen Verbesserung m Handling und der Performance führte.
Agentursoftware auf Basis von FileMaker: Job+
G
Gantt
Ein, nach seinem Erfinder Henry Gantt, benanntes Instrument des klassischen Projektmanagements. Hier werden Aktivitäten, Arbeitspakete oder Meilensteine in ihrer zeitlichen Abfolge unter- und nebeneinander mit Balken grafisch auf einer Zeitachse dargestellt. Da dies wie eine Treppe oder Wasserfall aussieht, wird die Methodik auch mit „Wasserfall-Methode“ beschrieben, während agile Methoden wie Scrum durch seine sich wiederholenden Zyklen eher mit Waschmaschine assoziiert wird.
GOBD Ordnungsgemäße Aufzeichnungspflicht
Ein sperriger Titel, eine sperrige Verordnung: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie gelten seit dem 1.1.2020. Sie enthalten Kriterien und Richtlinien, die alle Unternehmer/innen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen. Sie umfasst die Bereiche:
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- Einsatz von Software gemäß den GoBD
- Revisionssichere Archivierung
- Vollständige Verfahrensdokumentation
Damit wurden auch die Vorgänger der GoBD GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) außer Kraft gesetzt.
K
KanBan- oder SCRUM-Board
Ein sehr wesentliches Element agiler Projektmanagement-Methoden wie KanBan oder Scrum sind Aufgabenboards, mit deren Hilfe Team-Aufgaben übersichtlich über ein manuelles oder digitales Board gepflegt und in ihrem Status verfolgt werden können. Inzwischen verfügen viele Agentursoftwares über entsprechende Funktionen.
Der Screenshot zeigt das KanBan-Board in Leading Job.
Lesen Sie dazu den Beitrag „Agentursoftware mit KanBan-Board“.
M
MAM Media Asset Management
siehe DAM – Digital Asset Management
P
PM Projektmanagement
Als Projektmanagement wird die Gesamtheit aller Methoden und Instrumente bezeichnet, die dazu dienen, ein – internes oder externes – Projekt vom Start bis zur Fertigstellung umzusetzen. Dabei gibt es zwei Grundrichtungen: die, des agilen und die des klassischen Projektmanagements. Während das klassische PM von einem definierten Start und Ende ausgeht und das Hauptziel ist, das Projekt „in time, in budget, in quality“ durchzuführen, werden im agilen Projekt Schleifen gedreht und dabei in kurzen Projekteinheiten („Sprints“) gearbeitet, um flexibler auf Veränderungen reagieren zu können. Beim hybriden Projektmanagement werden für das Management eines Projekts beide Ansätze kombiniert.
Der Screenshot zeigt den Projektüberblick in Revolver
Projektmanagement in Agentursoftware sollte die eine oder andere Methodik in Form von Projektphasenverwaltung (siehe Gantt) oder Prozessorientierung (siehe KanBan-Board) abbilden können.
R
Reisekostenverwaltung
Mitarbeiter/innen von Agenturen sind teils sehr viel unterwegs; ein System zur Verwaltung der dadurch entstehenden Kosten ist also hilfreich. Leider bieten nicht viele Agentursoftware entsprechende Funktionen. Was vielfach möglich ist, ist der Upload der Reise-Belege in das System. Damit können während einer Reise anfallende Kosten wie Hotel oder Taxi erfasst und Projekten zugeordnet werden. Eher selten ist die Erfassung von Daten wie den Verpflegungsmehraufwand oder das km-Geld.
Der Screenshot zeigt die Reisekosten-Beleg-Erfassung in Conaktiv.
Responsives Design
Unter einem responsiven Design wird die Fähigkeit der gestalterischen Oberfläche/Präsentationsschicht einer Software verstanden, auf die unterschiedlichen Größen und Auflösungen der Bildschirme von Desktops-PCs, Laptops oder Smartphones zu reagieren und die Daten entsprechend angepasst darzustellen. Bietet eine Software responsives Design, kann sie also auf den unterschiedlichen Geräten in gleicher Weise genutzt werden.
Die Abbildung zeigt das responsive Design von KBMpro.
T
Ticketsystem
Über ein Ticketsystem können Kundenanfragen verwaltet und so die Zusammenarbeit zwischen Agenturkunde und Agentur verbessert werden. Kunden können Anfragen (z.B. via Mail) erstellen, die in sogenannte Tickets inkl. zugehörige Informationen gewandelt werden. Durch die beidseitige Nutzung und Einsicht beispielsweise in den Status eines Tickets kann die Kollaboration effektiver und transparenter gestaltet werden.
Timetracking
Für die Verfolgung der Rentabilität eines Jobs oder eines Projektes, weil es der Kunde so will oder um den Fortschritt eines Projektes erkennen zu können, ist es notwendig, die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter/innen zu erfassen. Viele Systeme erreichen dies über eine von-bis-Erfassung, die während der Aufgabenumsetzung oder auch im Nachhinein erledigt werden kann. Effizienter kann es sein, durch eine Stoppuhr- oder Timer-Funktion bei Beginn und Ende einer Aufgabe die Zeit mitschreiben zu lassen. Siehe auch weiter unten Zeiterfassung.
Z
Zeiterfassung
Es gibt kaum ein Thema, das so kontrovers geführt wird wie das zur Zeit- oder Arbeitszeiterfassung in Agenturen. Die einen sind für minutiöses Festhalten aller erbrachten Leistungen zum Projekt, andere protokollieren die Anwesenheit und wieder andere sind komplett dagegen, da sie andere Modelle im Sinne New Work oder Work-Life-Balance favorisieren.
Deshalb ist es in jedem Fall wichtig, dies vor oder während der Einführung einer Agentursoftware intern zu klären.
Gleichwohl gibt es auch arbeitsrechtliche Anforderungen an die Anwesenheitserfassung, die seit 2022 rechtliche verpflichtend ist.
Siehe dazu den Beitrag „Das neue Urteil zur Arbeitszeiterfassung und die Umsetzung in Agentursoftware“.
Die Zeiterfassung kann in Agentursoftware über direkte Eingaben, Stoppuhren (sog. „Timer“) oder auch dem Datenaustausch mit externen Zeiterfassungs-Systemen erfolgen.
Die Abbildung zeigt die Projektzeiterfassung in TROI.
ZUGFeRD-ready
Noch so eine Verordnung mit einem sperrigen Titel wie schon die DSGVO und die GOBD. Unter Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ZUGFeRD wird ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen beschrieben. Es speichert als hybrides Datenformat in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) gleichzeitig die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das bedeutet: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments (Rechnungsansicht). Gleichzeitig werden die Informationen der Rechnung als XML innerhalb des PDF mitversandt. Hiermit ist eine elektronische Verarbeitung der Rechnung über strukturierte Rechnungsdaten innerhalb eines Softwaresystems problemlos möglich.
Siehe auch den Beitrag ZUGFeRD und elektronische Rechnung im Magazin und weitere Beiträge der Anbieter https://www.agentursoftware-guide.de/tag/zugferd/
Nummern
4D
4D – lang 4th Dimension – ist ein von einer gleichnamigen französischen Softwarefirma entwickeltes Client-Server-System. In den 1980er Jahren ursprünglich für den Mac bereitgestellt, erfolgte in den 90er Jahren eine Öffnung zur Windows Welt.
Heute bietet das System auch eine Anbindung an andere externe Welten wie SQL. Vorteil gegenüber vielen anderen Entwicklungsumgebungen ist die weitestgehend gekapselte Datenhaltung sowie die Integration einer integrierten eigenen Textverarbeitung 4D-Write und das eigene Reporting.
© Agenturberatung hm43
Bilder/Grafiken © hm43/Heike Mews
außer Dashboard: Image by Diego Valázquez