QuoJob News: das neue Freistellungstool

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Mehr Planungssicherheit in der Agentur – das neue Freistellungstool in QuoJob

In Agenturen sind Abwesenheiten kein „Nice-to-have“, sondern ein zentraler Faktor bei der Ressourcenplanung. Ob Mitarbeitende an Fortbildungen teilnehmen, Azubis zur Berufsschule gehen oder externe Workshops besuchen – solche Abwesenheiten wirken sich direkt auf Kapazitäten, Deadlines und Verfügbarkeiten aus.

Mit dem neuen Freistellungstool in QuoJob wird dieser Prozess nun deutlich transparenter und effizienter. In diesem Beitrag zeige ich, was das Tool kann, wie man es nutzt und welche Vorteile es bringt.

Was ist das Freistellungstool?

Das Freistellungstool ist eine Erweiterung in QuoJob, mit der längere Abwesenheiten wie Berufsschule, Fortbildungen, Sondertage oder ähnliches direkt im System erfasst werden können – ohne manuelle Terminanlage.

Statt Abwesenheiten mit mühsamem Kalendermanagement oder separaten Excel-Listen zu verwalten, können sie zentral im System eingetragen, sichtbar gemacht und automatisch bei der Kapazitätsplanung berücksichtigt werden.

Wie funktioniert’s? Schritt-für-Schritt

Leistungsart anlegen
Im Admin-Modul von QuoJob legst du eine Leistungsart für Freistellungen an (z. B. „Berufsschule“, „Seminar“, „Sonderfreistellung“).
Freistellung beantragen / auswählen
Im Modul „Extras“ wählst du dann die Funktion „Freistellung“. Abhängig von den Rechten kann man Freistellungen für sich selbst oder für andere Mitarbeitende anlegen.
Zeitraum festlegen
Für einen bestimmten Zeitraum (Datum von – bis) gibst du ein, wann die Freistellung gelten soll.
Automatische Erzeugung von Stundenbuchung & Terminen
QuoJob erzeugt automatisch eine Stundenbuchung für diese Freistellung und markiert entsprechende Termine bzw. Abwesenheiten im Kalender und auf dem Dashboard.
Auswirkungen auf Kalender, Aufgaben und To-dos
Für den festgelegten Zeitraum werden Termine, Aufgaben und To-dos angezeigt, damit ersichtlich ist, was übernommen werden muss bzw. wer diese Aufgaben übernimmt.
Integration in Kapazitätsplanung
Die Freistellungen werden automatisch berücksichtigt, sodass unerwartete Ressourcenlücken vermieden werden.

Welche Vorteile bringt das Tool?

Vorteil	Beschreibung
Transparenz	Jeder sieht auf einen Blick, wer wann verfügbar oder abwesend ist.
Automatisierung	Manuelle Termineintragungen entfallen, das System übernimmt vieles automatisch.
Kapazitätsplanung	Freistellungen fließen in die Ressourcenplanung ein – so entstehen keine Überraschungen.
Effizientere Delegation	Zu übernehmende Aufgaben und To-dos werden klar angezeigt.
Saubere Dokumentation	Für interne Auswertungen oder externe Nachweise sind Freistellungen lückenlos protokolliert.
Reduzierter Planungsaufwand	Weniger Abstimmungsaufwand, weniger Excel-Chaos.

Tipps für den erfolgreichen Einsatz

Rechte & Rollen prüfen: Achte darauf, dass Mitarbeitende die passenden Rechte für das Anlegen von Freistellungen haben.
Leistungsarten sinnvoll benennen: Wähle klare Bezeichnungen (z. B. „Fortbildung“, „Berufsschule“), um später in Auswertungen unterscheiden zu können.
Kommunikation im Team sicherstellen: Stelle sicher, dass alle wissen, wie und wann sie Freistellungen eintragen müssen, damit das System korrekt genutzt wird.
Regelmäßig prüfen: Schau dir ab und zu an, wie viele Freistellungen in der Zukunft geplant sind, um Engpässe früh zu erkennen.
Schulungen anbieten: Ein kurzes Training im Team hilft, Missverständnisse und Fehler bei der Nutzung zu vermeiden.

Fazit

Das Freistellungstool in QuoJob ist eine smarte Erweiterung für das Ressourcenmanagement in Agenturen. Es erleichtert die Abbildung von Abwesenheiten, spart Planungsaufwand und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.

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