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AgenturOffice ist die Workflow-Software führender Werbe-, PR- und Designagenturen.
Neben excellenter Beratungs und Kreativleistung muss eine Agentur auch die professionelle Durchführung, Dokumentation und Auswertung der Jobs gegenüber dem Kunden gewährleisten.
Eine leistungsfähige, integrierte Workflow-Software strukturiert und optimiert alle Arbeitsabläufe und administrativen Prozesse, automatisiert immer wiederkehrende Tätigkeiten und liefert objektive Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen.
Das schafft Effizienz in der Jobverwaltung, im Projektmanagement, bei der kaufmännischen Abwicklung, in der Finanzbuchhaltung und besonders auch im Berichtswesen.
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„AgenturOffice war und ist ein Glücksgriff für unsere Agentur.
Es ist schlichtweg die beste Agenturverwaltung auf dem Markt. Leistungsstark, flexibel und absolut fair im Preis-Leistungs-Verhältnis.“
Bernd Oelckers, Leiter Controlling Kolle Rebbe, Hamburg
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AgenturOffice unterstützt die Agentur in allen Bereichen und Prozessen:
- Office
- Projektmanagement
- Jobverwaltung
- Kosten
- Controlling
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| Office. |
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Organisation von Adressen, Ansprechpartnern, Kommunikations- und Vertriebsinformationen (CRM), Kunden-/Lieferantenkürzeln, Bankverbindungen.
Korrespondenzmodul für Fax, Brief, E-Mail, Serienbrieffunktion mit Verteilerverwaltung, Import eingehender
E-Mails, Archivierung von Mail-Anlagen und sonstigen Dokumenten.
Text-Archiv: Erstellung und verknüpfte Ablage mit Volltextrecherche von Text-dokumenten aller Art, z.B. Verträge, Presseartikel.
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| Jobverwaltung. |
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Organisation von Jobs auf Etats und Kunden.
Die digitale Jobmappe enthält alle Informationen zum Job auf einen Blick: Von der Korrespondenz (Briefe, E-Mails, Faxe) über sämtliche Dokumente (Briefings, Timings, etc.) bis hin zu allen wichtigen Status-anzeigen (Jobstatus, Kalkulationsstatus, Kostenstatus, etc.). Ebenfalls abgebildet werden sämtliche kaufmännischen Abläufe: Kostenvoranschläge/ Angebote, Auftragsbestätigungen, automatisierte Abrechnung nach KVA und/oder Aufwand, Teil-/ Endrechnungen/ Gutschriften, Fremdrechnungserfassung, Job-Controlling, OP-Listen, Mahnwesen, Vorkontierung.
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| Projektmanagement. |
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Schnittstelle zu iCal, Delegierung und Empfang von Aufgaben.
Erstellung von Agenden/ Besprechungsberichten, Timings und Briefings.
Hinterlegung von Ablaufplänen und Timings für Projekte. |
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„Ein Muss für alle modernen Kommunikationsberatungen und PR-Agenturen, die am Markt Erfolg haben wollen!“
Dietrich Schulze van Loon, geschäftsführender Partner von
Molthan van Loon Communications Consultants,
Hamburg, und Präsident der GPRA Gesellschaft Public Relations Agenturen e.V.
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| PR-Tools. |
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Verknüpfen Sie Journalisten, Verlage, Medien und Redaktionen zu Verteilern. Aktualisieren Sie Ihre Kontakte via Zimpel-Schnittstelle. Dokumentieren Sie für Ihre Kunden Clippings, Kontaktbögen und -historie.
In der Jobverwaltung werden PR-typische Abrechnungsmechanismen wie stundenbezogene Retainer abgebildet.
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| Kosten. |
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Anfragen und Lieferantenaufträge, Eingangsrechnungserfassung. Kassenbuch (monatsweise) mit Anbindung an die Jobverwaltung zur Weiterberechnung von Kosten; multiwährungsfähige Reisekostenabrechnung mit automatisierter Tagegeldermittlung und Übernahme in die Fremdrechnungserfassung. Abrechnung von Barauslagen der Mitarbeiter. Stundenerfassung und -auswertung mit Anbindung an die Jobverwaltung.
Die lückenlose, jobgenaue Stunden- und Kostenerfassung, die automatisierte Rechnungsstellung und die Schnittstelle zu verschiedenen Buchhaltungsprogrammen garantieren die schnelle und vollständige kaufmännische Abwicklung der Jobs.
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| Controlling. |
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Auswertungs- und Analysefunktionen machen alle Geschäftsvorgänge für Kunden und Agentur transparent und messbar. Endlich kann genau ermittelt werden, welcher Job rentabel ist und welcher nicht.
Multi-Such-Funktionalität zur Erstellung von individuellen Auswertungen nach Gesamtagentur, Kunden, Etats, Jobs: Deckungsbeitragsrechnung/GuV, Kunden/Etatentwicklung, Fremdkostenverteilung, B-Kosten-Bestand, KVA-Abrechnungsstatus-Übersicht, Mitarbeiterstunden- und -Kostenauswertung, Fehlstunden, etc.
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NEU in AO 3:
Individuelle Gestaltbarkeit. |
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Screen-Designs (“Themes”) können jetzt vom Kunden selbst entwickelt und geladen werden. Oder er wählt unser ergonomisches Oberflächendesign, das die Augen weder ablenkt noch ermüdet.
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| NEU in AO 3: Webfähigkeit. |
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Das Web-Interface von AgenturOffice 3 ermöglicht sowohl die schnelle, kom-fortable Stundenerfassung als auch den Zugriff auf Kontaktdaten und Kalender. |
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NEU in AO 3:
Groupwarefunktionalität. |
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Koordinieren Sie projektbezogene Termine teamübergreifend. |
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NEU in AO 3:
IPhone Anbindung. |
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Mit AgenturOffice 3 können Sie von außen mit Ihrem iPhone auf sämtliche Kontaktdaten zugreifen. |
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