Wouter Snieders – Strategy Consultant bei Teamleader.
Zum ersten Mal in der Geschichte des Agentursoftware-Guide weichen wir etwas ab von unserem “Nachgefragt-Schema” und veröffentlichen ein Interview, dass uns Teamleader zur Verfügung gestellt hat.
Teamleader ist eine umfassende CRM- und Unternehmenssoftware, die sich insbesondere auf die Betreuung von Agenturen spezialisiert hat. Wouter Snieder entschlüsselt für Teamleader die besten Praktiken für eine bessere Produktivität der Teams in Agenturen.
Interview
Die Produktivität von Teams ist für Agenturen zentral, denn sie müssen genügend Gewinne erwirtschaften, damit sich Projekte lohnen. Ohne die genaue Überwachung von Zeit und Projektmanagement besteht die Gefahr, mit Verlust zu arbeiten. Agenturen haben ein wiederkehrendes Problem mit der Produktivität ihrer Teams.
Was genau ist damit gemeint?
Die Produktivität von Teams in einer Agentur ergibt sich aus dem Verhältnis zwischen der dem Ergebnis und den dafür eingesetzten Ressourcen. In Wirklichkeit geht es um die Optimierung der internen Ressourcen durch ihre korrekte Verteilung auf die Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt werden müssen.
Die Produktivität eines Teams in einer Agentur wird von vielen, teils schwer zu greifenden Faktoren beeinflusst. Sie reichen von der allgemeinen Teamplanung über die Auslastung und Leistung des Einzelnen bis hin zum gesammelten Know-how des internen Teams. Für eine Agentur kann es schwierig sein, ohne ein effektives Steuerungsinstrument einen klaren Überblick über die Beziehungen zwischen diesen Elementen zu erhalten.
Warum ist dies ein besonders kritisches Thema für Agenturen?
Aus mehreren Gründen: Zunächst einmal, weil das Thema in direktem Zusammenhang mit dem Geschäftsmodell einer Agentur steht. Dieses beruht auf dem Verkauf von “Menschenzeit”, d. h. von Zeit gegen Geld. Ein zu wenig produktives Team wird zu hohe interne Kosten für die Agentur verursachen, wenn seine Fähigkeiten nicht richtig genutzt werden.
In einem zweiten Schritt kann durch die Untersuchung der Produktivität jedes Einzelnen sichergestellt werden, dass die Arbeitslast auf effiziente Weise auf alle Teams verteilt wird. Dies kann möglichen Auswüchsen vorbeugen, bei denen ein Team zu Lasten eines anderen überlastet wird. Aber auch die Ressourcen, Kapazitäten und Einstellungen können besser antizipiert werden.
Welche unmittelbaren Vorteile hat es, an der Produktivität von Teams zu arbeiten?
An der Produktivität von Teams zu arbeiten und sie zu optimieren birgt viele Vorteile. Der erste ist die Steigerung der Effizienz bei der Beantwortung von Kundenanfragen. Ein Kunde, der die erwarteten Ergebnisse kurzer Zeit erhält, ist ein glücklicher Kunde! Die Produktion zu optimieren bedeutet auch, mehr Ausschreibungen zu beantworten und zu gewinnen, was de facto die Einnahmen der Agentur erhöht.
Ein wichtiges Element, das es zu berücksichtigen gilt, ist der Komfort der Mitarbeiter. Ihre Produktivität zu maximieren bedeutet auch, die Arbeit an ihre Profile und ihre tatsächlichen Fähigkeiten anzupassen. Ein Team, das sich bei der Bewältigung seiner Aufgaben wohlfühlt und ausgeglichen ist, ist ein effizientes Team … und kreativ!
Teamleader Orbit ist eine Lösung, die sich der Produktivität von Agenturen widmet. Warum und wie hilft ihnen die Lösung dabei, effizienter zu arbeiten?
Die Plattform ermöglicht es Managern, sehr schnell die Arbeitsbelastung jedes einzelnen Mitarbeiters zu bewerten. Auf diese Weise können sie sehen, wie viele Stunden für die interne Produktivität, aber auch für die Kundenproduktion aufgewendet werden. Anhand dieser Daten können sie die Planung für das gesamte Team besser optimieren. Da alle projektbezogenen Informationen innerhalb des Tools zentralisiert werden, sparen die Mitarbeiter zudem wertvolle Zeit, die sie für die Kunden nutzen können. Und das alles dank einer viel klareren und für alle zugänglicheren Informationsstruktur, die es ihnen ermöglicht, fundiertere und begründetere Entscheidungen zu treffen.
Ist das ein Modell, das sich auf alle Unternehmen übertragen lässt oder gilt das nur für Agenturen?
Nein, es ist nicht für alle Unternehmen duplizierbar. Da jeder Geschäftsbereich seine eigenen Vorteile und Einschränkungen hat, sollten die Besonderheiten einer möglichen Integration im Voraus untersucht werden. Teamleader Orbit ist eine Lösung, die für Dienstleistungsberufe entwickelt und angepasst wurde. Es eignet sich daher hervorragend für Agenturen, Beratungsunternehmen, Architekten, bestimmte KMUs usw.
Werden diese kollaborativen Tools mit dem Aufkommen von Hybridarbeit (Telearbeit + Präsenzarbeit) unverzichtbar?
Unsere neuen Arbeitsweisen haben die Unternehmen offensichtlich dazu veranlasst, sich neuen Tools für die Zusammenarbeit zuzuwenden. Für eine Agentur scheint es heute undenkbar, nicht über solche Systeme zu verfügen. Diese Tools sind auch echte Geschäftsbeschleuniger, die unbestreitbare Wettbewerbsvorteile bieten. Auf einem Markt, auf dem alles sehr schnell geht, ist es wichtig, sich mit leistungsstarken Tools zu auszustatten, die die für die Entscheidungsfindung unerlässlichen Erkenntnisse liefern.
Das Foto von Wouter Snieders hat Colas De Maubeuge gemacht © Teamleader N.V.
© Teamleader N.V.
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