Welche Stolpersteine gibt es in der Auswahl und Einführung einer Agentursoftware?
Die Fußangeln, in die Agenturen bei der Einführung einer neuen Agentursoftware geraten, sind oft ähnlich. Ein kurzer Überblick über die sieben häufigsten Stolpersteine hilft, ihnen aus dem Weg zu gehen:
Die passende Agentursoftware finden und einführen
Wesentliche Prozesse in der Auswahl und der Einführung einer Agentursoftware
Der Anstoß für die Überlegung, eine Agentursoftware einzuführen, kommt häufig von Mitarbeiter/innen, denen der komplexe Überblick oder notwendige Informationen fehlen. Von der Buchhalterin, die die Unterlagen für die Abrechnung immer wieder per Hand zusammentragen muss, dem Key-Account, dem Informationen zu Kunden fehlen, der Teamassistenz, die nicht weiß, wo sich welche Kollegen aufhalten, dem Entwicklungsleiter, dem die Erstellung der Auslastungsübersicht seiner Mitarbeiter/innen unnötig Zeit kostet…
Doch wie wird – ausgehend von diesen Einzelinteressen – die „richtige“ Agentursoftware für die gesamte Agentur gefunden?
Siehe auch den Beitrag „Agentursoftware richtig einführen”
Ziele formulieren
Als Agenturinhaber/in sind Sie im ersten Schritt gefordert, die übergeordneten Ziele festzulegen: Hier spielen strategische Fragen eine Rolle, wie z.B. das Ziel, Agenturbereiche in selbständige Profitcenter auszugliedern, da es der Software die Fähigkeit abverlangt, mehrere Mandanten verwalten zu können. Oder Sie streben an, sich außerhalb der Eurozone zu engagieren, weshalb die Software fremdwährungsfähig sein muss, etc. Selbstverständlich spielen auch IT-strategische Überlegungen eine Rolle, die vor allem Auswirkungen auf die technischen Anforderungen der neuen Software haben, wie etwa die Absicht, die IT komplett auszulagern.
Anforderungen analysieren
Im nächsten Schritt analysieren Sie, welche weiteren Aufgaben die Software übernehmen soll. Dazu ist es wichtig, die Problemstellungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter/innen herauszufinden. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter/innen möglichst ausführlich. Das führt nicht nur zu einem möglichst umfassenden Blick auf die Anforderungen, sondern erhöht auch die Akzeptanz für den bevorstehenden Veränderungsprozess und gegenüber der neuen Software.
Die nächste Phase ist eine sehr entscheidende: Entscheiden Sie nicht „am grünen Tisch“ anhand der auf diese Weise entstandenen Liste über die Software und die Funktionen, die diese aufweisen soll.
Setzen Sie sich mit relevanten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilungen zusammen und besprechen Sie die Anforderungen gemeinsam, indem Sie gleichzeitig den Agenturworkflow analysieren.
Siehe auch den Beitrag „Vom IST zum SOLL”
Chance für Veränderungen nutzen
Wurden die Anforderungen anhand von Funktionen bestimmt, ist diese Wunschliste auf Basis der aktuellen Workflows entstanden. Doch dieser kann (und wird) Fehler und Schwächen oder auch überflüssige Schritte enthalten: Geprägt von Abläufen, die entlang der vorhandenen Arbeitsmittel und technischen Möglichkeiten entwickelt wurden oder, weil es Niemand besser wusste und weil der Agenturalltag immer wieder schnell umsetzbare Lösungen erforderlich machte.
Die Einführung eines derartigen Software-Systems wirkt sich auf alle Bereiche aus. Veränderungen stehen sowieso an – deshalb: Nutzen Sie die Chance, die Ihnen dieser Prozess bietet: stellen Sie alle „Das-machen-wir-schon-immer-so-Gewohnheiten“ auf den Prüfstand. Fragen Sie bei jedem Schritt, warum etwas ist und gemacht wird wie es ist!
Gut vorbereitete und angeleitete Workshops tragen entscheidend dazu bei, die vorhandenen Arbeitsabläufe zu analysieren und abzustimmen, auf ihre Zukunfts-Tauglichkeit zu prüfen und neu zu strukturieren. Der Clou: Die Ergebnisse dieser Analyse und die neuen Abläufe und Definitionen können – wenn Sie wollen – die Basis für Ihr Agenturhandbuch ebenso darstellen wie für die Verfahrensdokumentationen für den Datenschutz! Sie sind also mehrfach nutzbar und der Aufwand lohnt sich dreifach!
Anforderungsprofil und Prioritäten festlegen
Nach der Bestimmung aller Kriterien werden im nächsten Schritt Prioritäten gesetzt, da kaum eine Software alle Ihre Anforderungen erfüllen wird. Die Kriterienliste wird also nach „extrem wichtig“, „wichtig“ und „nice-to-have“ oder muss-soll-kann Vorzeichen einer abschließenden Bewertung unterzogen.
Je ausführlicher und sorgfältiger bei der Festlegung der Anforderungen vorgegangen wird, desto „passgenauer“ wird die Software sein und Ihre Anforderungen erfüllen, was die Akzeptanz der Software entsprechend erhöht.
Marktrecherche und Vorauswahl
Mit der Analyse sind die Erwartungen formuliert und die Anforderungen festgeschrieben. Jetzt beginnt die Marktrecherche: Gibt es Software, die die Funktionen für die Erfüllung Ihrer Aufgaben bereitstellt? Um dies herauszufinden, holen Sie Informationen über Anbieter und Produkte ein und vergleichen, wie und in welchem Maße die Anwendungsbereiche der Software mit den von Ihnen erarbeiteten Kriterien übereinstimmen.
Hier im Agentursoftware-Guide finden Sie eine Marktübersicht.
Prüfen Sie bereits im ersten Schritt sehr genau. Software-Präsentationen kosten (nicht nur Ihre) Zeit und damit Geld. Lassen Sie sich ein Produkt erst dann präsentieren, wenn es die erste Hürde erfolgreich durchlaufen hat. Checken Sie dazu die folgenden Punkte:
- Erfüllung der Essentials und möglichst vieler Kann-Kriterien
- Grundlegende Erwartungen an „look and feel“, Bildschirmqualität, Maskengestaltung
- Kosten
- Referenzen/Empfehlungen
- Anbieter (Mitarbeiterzahl, Anzahl der Kunden/Installationen und User, Gründungsjahr etc.)
Am Ende der Vorauswahl sollte sich die Anzahl der in Frage kommenden Produkte und Anbieter auf drei bis vier Kandidaten für die Endausscheidung verdichten lassen.
Feinauswahl und Entscheidung
Nachdem eine Vorauswahl getroffen worden ist, müssen die ausgewählten Software-Hersteller über Präsentationen ihrer Produkte Farbe bekennen. Die Präsentationen sollten in Ihrer Agentur stattfinden und nach Möglichkeit live sein. Aus Kostengründen verfallen immer mehr Hersteller auf Online-Demonstrationen, was – abhängig vom Investitionsvolumen – auch mehr oder weniger verständlich ist. Doch hat die Live-Präsentation u.a. den Vorteil, den Anbieter kennenzulernen und herauszufinden, ob Sie auch wirklich mit ihm zusammenarbeiten wollen.
Sollte es doch zu einer Online-Präsentation kommen, prüfen Sie vorher genau, ob Ihr Equipment dafür wirklich geeignet ist, ob Sie z.B. über Telefonanlage mit wirklich gutem Lautsprecher verfügen, damit auch alle Teilnehmenden aus Ihrer Agentur alles gut verstehen.
Die Hersteller werden mit identischen Informationen versorgt, um eine vergleichbare Ausgangsposition zu schaffen. Legen Sie den Ablauf der Veranstaltung vorher verbindlich für Präsentierende und Agenturmitarbeiter fest. Alle Teilnehmenden erhalten Beurteilungsbögen auf Basis des Anforderungsprofils, das während oder sofort nach der jeweiligen Software-Demonstration ausgefüllt und bearbeitet wird, damit nicht wesentliche Informationen oder Erkenntnisse verloren gehen oder – bei mehreren Produkt-Präsentationen – nicht mehr eindeutig zuzuordnen sind.
Zusätzlich sollte nach der Präsentation ein „Stimmungsbild“ festgehalten werden, das auch, wenn mehrere Tage zwischen Präsentationen und Endauswertung verstrichen sind, Aufschluss über die grundsätzliche Akzeptanz der Software und des Anbieters gibt. Denn was nutzt ein hoher Deckungsgrad, wenn die Software aufgrund Schwächen in einer „gefühlten Usability“ abgelehnt wird oder der Anbieter mit seiner Philosophie und seinem Habitus nicht zur Agentur passt.
Kann nach den Präsentationen keine Entscheidung getroffen werden, müssen Entscheidungsmeetings mit Nutzwertanalysen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen diese herbeiführen.
Fazit
Dies erscheint ein langer und intensiver Weg zu sein und die vorgestellte Vorgehensweise ist natürlich abhängig von Ausprägung und Größe der Agentur. Doch der Aufwand wird sich lohnen!
Schritte einer erfolgreichen Software-Einführung
Damit Agentursoftware-Projekte gelingen, sind in der Regel drei Faktoren ausschlaggebend: eine gründliche Vorbereitung, nachhaltiges Projektmanagement sowie eine umfassende, langfristige Strategie. Nachdem die Software über ein gründliches Auswahlverfahren gefunden ist, sind eine Reihe von Aufgaben zu bewältigen. Die folgende Liste hilft dabei, die wichtigsten Punkte im Blick zu behalten. Denn genauso wichtig wie die Software-Lösung ist die Art und Weise, wie die Software eingeführt wird.
Ziele im Blick behalten
Nachdem vor der Software-Auswahl Anforderungen analysiert und Ziele bestimmt worden sind, ist es wichtig, die Zielsetzung(en) während des gesamten Projektes (und auch danach) nicht aus den Augen zu verlieren.
Zeitplan festlegen
Bei der Projektplanung ist es wesentlich, darauf zu achten, dass das Projekt nicht im Tages- oder Alltagsgeschäft untergeht und dass den Agenturmitarbeiter/innen ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein – und vielleicht ist es ja möglich, über eine Freistellung zumindest der Keyuser nachzudenken?
Budget überwachen
Auch das Budget, das am besten im Vorfeld festgelegt wird, muss immer im Blick behalten werden. Hierfür ist ein effizientes Projektcontrolling notwendig.
Gute Zusammenarbeit im Projekt-Team
Eine gute Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Agentur ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wichtig sind klare, persönliche Verantwortlichkeiten, ein regelmäßiger, möglichst wöchentlicher Austausch aller Projektmitglieder sowie eine verbindliche Aufgaben- und Maßnahmenliste, die nachgehalten wird. Die Benennung klarer Verantwortlichkeiten erleichtert die Umsetzung ohne Wiederholungsschleifen.
Vorbereitung Datenübernahme
Sollen Daten aus bestehenden Systemen (z.B. Adressen) in die neue Agentursoftware übernommen werden, ist eine gründliche Aufbereitung der Daten wichtig. Hierfür ist Datenbestand zu bereinigen und beispielsweise „Karteileichen“ zu entfernen.
Knowhow-Transfer
Damit sich alle Mitarbeiter/innen zeitnah in das System einarbeiten können, ist ein mehrstufiger Einarbeitungsprozess mit einer – der Agentur und Agenturgröße angepassten – Schulungsplanung notwendig. Ob dabei das Keyuser-Konzept zum Tragen kommt oder erst eine Grundschulung für alle Nutzer/innen in den mit den notwendigen Modulen mit anschließender Zweitschulung, hängt von der Software und der Agentur ab.
Wichtig sind ein regelmäßiger Austausch über die Einarbeitung, sich ergebende Fragen und Tipps für die weitere Software-Nutzung.
Langfristige Strategie
Eine langfristige Strategie ist notwendig, um eine optimale Nutzung der Agentursoftware für die nächsten Jahre sicherzustellen. Dabei hilft ein regelmäßiger Austausch mit dem Anbieter, um den Nutzungsgrad der Software ständig weiter zu erhöhen bzw. zu sichern.
Siehe auch den Beitrag „Die 13 Schritte einer erfolgreichen Software-Implementierung”
Was kostet Agentursoftware?
Aufgrund einzelner, individueller Anforderungen der Agenturen und die grundlegend unterschiedliche Kostenstruktur bei z.B. Cloud- oder Kauf-Lösungen sind die Kosten immer relativ. Um die Kosten zu beurteilen, bedarf es einer genauen Analyse. Beim Vergleich der Kosten hat sich eine TCO- (total cost of ownership) Berechnung bewährt.
Grundsätzlich kann man drei große Kostengruppen ausfindig machen, die während der Integration eines Systems zur Unternehmenssteuerung entstehen.
Direkte Kosten
Die direkten Kosten entstehen durch zunächst durch den eigentlichen Erwerb der Software. Die Investitionssumme wird in der Regel von zwei Faktoren bestimmt:
der User-Anzahl: Je mehr Mitarbeiter/innen die Software nutzen, desto mehr kostenpflichtige Lizenzen sind notwendig
dem Funktionsumfang: Dabei spielt sowohl die Anzahl als auch die Komplexität der benötigten Module eine entscheidende Rolle
Hinzu kommen Kosten für die Schulung der Mitarbeiter/innen, mögliche Anpassungen und Customizing z.B. die Einrichtung von Formularen im Agenturdesign und für die Wartung und den Support.
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten können durch eine potenzielle Produktivitätssenkung während der Einführung der Software entstehen, die durch die Schulungen, die Eingewöhnungszeit aller Mitarbeiter/innen und die Ernennung und die Auslastung des Projekt-Teams verursacht werden.
Siehe auch den Beitrag „Das Projekt ist ein Projekt!”
Siehe auch den Beitrag „Stolperstein in der Software-Einführung: Mangelnde Akzeptanz”
© Text und Grafiken Agenturberatung hm43 • Heike Mews