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Agentursoftware TEAMBOX

 

 

Unser Job ist es, dass Zusammenarbeit  besser funktioniert.

Aus der Praxis für die Praxis: Die Agentursoftware TEAMBOX – keine Funktion zu viel, keine Funktion zu wenig. In kleinen, mittleren und großen Agenturen passt sie sich den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter an. Und das ohne Vorkenntnisse. Die TEAMBOX ist gleichzeitig Arbeits- und Steuerungstool. Das schafft Zufriedenheit im gesamten Team.

Agiles Projektmanagement das einfach funktioniert.

Ganz egal, welche Anforderungen ein Projekt stellt – Sie entscheiden mit der TEAMBOX flexibel über den Detaillierungsgrad Ihrer Planung. So verrechnen Sie zum Beispiel bei kleineren Jobs gleich direkt, während Sie bei größeren Jobs weiter in die Tiefe gehen: mit genauer Kalkulation und vollständiger Projekt- und Ressourcenplanung. Und das mit überzeugenden Ergebnissen.

Schon wieder ein Änderungswunsch des Kunden? Mit der TEAMBOX passen Sie die Planung mittels Drag & Drop an, verknüpfen einfach die relevante E-Mail und schaffen damit eine bessere Basis zur Verrechnung Ihrer Leistungen.

Individuell und Investitionssicher.

Die individuelle Zusammenstellung der Module und spezielle Features bieten für jede Agenturgröße ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bei maximaler Investitionssicherheit. Gerne erstellen wir für Sie ein individuelles Angebot.

Rasche Einführung, flexible Abläufe.

Die TEAMBOX ist in wenigen Wochen eingeführt. Sie gibt keinen starren Workflow vor sondern passt sich flexibel an Ihre Arbeitsabläufe an.

Mehr als 250 zufriedene Kunden.

Mit der TEAMBOX arbeiten täglich TEAMBOX mehr als 250 zufriedene Kunden bzw. über 5.000 User.

Wie zum Beispiel die Agenturgruppe Dialogschmiede (Wien, Berlin, Zürich):

»Wir sind vollends zufrieden mit der vorbildlichen Herangehensweise und der tollen Betreuung durch TEAMBOX: Denn egal, welches Anliegen wir hatten, wir erhielten stets perfekte Lösungen präsentiert. Deshalb haben wir die TEAMBOX auch schon mehrmals an Partneragenturen weiterempfohlen.«
Celine Polterauer, HR und Datenschutzbeauftragte

 

Machen Sie sich selbst ein Bild, wie Zusammenarbeit besser funktioniert.

Cockpit – Ihre individuelle Startseite

Dank frei wählbarer Widgets können Sie direkt im Cockpit zB Ihre Aufgaben erledigen, Arbeitszeit erfassen, sich Kalenderereignisse und Geburtstage anzeigen lassen oder wichtige Finanzkennzahlen im Auge behalten. Auch externe Seiten wie zB der Facebook Account Ihrer Agentur oder Ihr Blog lassen sich einbinden. Das sieht nicht nur gut aus sondern hilft Ihnen auch, den Überblick zu bewahren.

Adressen – Ihre zentrale Adressdatenbank

Über die Stichwortsuche gelangen Sie in der TEAMBOX rasch an die gewünschten Kontaktdaten von Kunden und Geschäftspartnern. Praktische CRM-Funktionalitäten wie Sticker (Tags), Kontakthistorie und Data-Mining-Abfragen sorgen für punktgenaue Zielgruppenselektion und Kundenansprache. Zudem kann die TEAMBOX auch als Adressbuch für Ihr E-Mail Programm dienen und ist mit dem Mac und iPhone synchronisierbar.

Jobs – Alle Projekte im Blick

Alle relevanten Jobinformationen fließen hier zentral zusammen und werden übersichtlich dargestellt. So zeigt das Jobportfolio eine grafische Übersicht über den Status der laufenden Jobs und mit nur einem weiteren Mausklick erhalten Sie alle Details zu jedem Einzelprojekt. Die Anlage eines neuen Jobs ist übrigens ganz einfach und unkompliziert: Name eingeben, fertig. Und schon können alle mit der Arbeit loslegen.

Aktivitäten – Agiles Projektmanagement
 

Planen Sie lieber detailliert oder auf Meilensteinbasis? In der TEAMBOX entscheiden Sie selbst über die gewünschte Planungstiefe. Egal ob persönliche Aufgabenlisten oder Projektübersichten – mittels flexibler Filterung verschaffen Sie sich auf Knopfdruck einen Überblick. Der dynamische Balkenplan bietet nicht nur einen guten Überblick sondern auch die Möglichkeit, Timings einfach mittels Drag&Drop anzupassen. Die optionale Ressourcenplanung ermöglicht die flexible Planung der Mitarbeiterauslastung und deren grafische Ausgabe als frei definierbare ‚Heatmap’.

Arbeitszeit – Kreative lieben Cannes-Löwen, Image-Kampagnen und Leistungserfassung

Die Leistungserfassung in der TEAMBOX ist so einfach, dass sie von jedem gerne gemacht wird. Mit den Favoriten ist die Jobauswahl ein Kinderspiel und neben der freien Zeiteingabe steht optional auch eine Stoppuhr zur Verfügung. Falls gewünscht sehen Ihre Mitarbeiter auch, wie viele Stunden im KV kalkuliert wurden und was noch verfügbar ist. Flexible Auswertungsmöglichkeiten helfen Ihnen, den Überblick zu bewahren und Reports für Ihre Kunden zu erzeugen.

Finanzen – Angebote, Rechnungen und Controlling

Der Workflow in Finanzen ist denkbar einfach: Angebote erstellen, Arbeitszeit und Eingangsrechnungen erfassen und alles in Rechnung stellen. Die TEAMBOX unterstützt Sie in allen denkbaren Verrechnungsarten – egal ob nach Angebot, nach Aufwand oder auch gemischt. Ein punktgenaues Controlling liefert alle gewünschten Informationen und bildet die Basis für flexible Reports. Optional stehen mit Budget und Forecast weitere Planungstools zur Steuerung Ihrer Agentur zur Verfügung.

Kommunikation – Optimieren Sie Ihre Zusammenarbeit
 

Arbeiten Sie weiterhin mit Ihrem gewohnten E-Mail Programm und leiten wichtige Mails einfach an die TEAMBOX weiter. Diese werden dort automatisch mit den Kontakten verknüpft und können auch flexibel zu einzelnen TEAMBOX Objekten (zB Angebot, Rechnung, Arbeitspaket etc.) zugeordnet werden. Attachments werden ebenfalls gespeichert. Auch Kommentare können in der TEAMBOX direkt zu Kontaktpersonen oder einzelnen Objekten erfasst werden und dienen gleichzeitig der Kommunikation und Dokumentation. Für Mails und Kommentare stehen flexible Filter- und Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Meldungen – PopUp Infos zur Steuerung von Abläufen

Die TEAMBOX Meldungen helfen dabei, die Abläufe in Ihrer Agentur zu optimieren. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erstellt eine Rechnung und benötigt dafür eine Freigabe von der Geschäftsführerin. Mit den TEAMBOX Meldungen wird diese automatisch informiert. Nun kann sie die Rechnung mit nur einem Klick öffnen, prüfen und freigeben. Oder dies auch jederzeit später erledigen, da Meldungen nicht verloren gehen bzw. auch eine neuerliche Erinnerung gesetzt werden kann. Je nach individuell festgelegter Priorität werden Meldungen als PopUp Info präsentiert oder auch nur im Meldungsfenster und im Meldungsjournal angezeigt.

Kalender – Alle Termine im Blick

Der frei filterbare Teamkalender steht in einer Wochen- und Monatsansicht zur Verfügung, in der neben den Terminen auch Feiertage und Urlaube angezeigt werden. Der TEAMBOX Kalender lässt sich auch mit Ihrem Mac und iPhone synchronisieren und in Outlook und im Google Kalender abonnieren.

Mitarbeiter – Klug ist, wer seine Mitarbeiter richtig einzusetzen weiß

Die TEAMBOX bietet zahlreiche Möglichkeiten der Mitarbeiterverwaltung. Alle hinterlegten Daten sind natürlich über Berechtigungen geschützt. Urlaub und sonstige Abwesenheiten werden in der TEAMBOX ebenso geplant wie die Anwesenheit von Teilzeitmitarbeitern. Eine übersichtliche Abwesenheitsliste macht die Urlaubsplanung einfach und transparent. Zudem kann in der TEAMBOX optional auch die Kompensation von Überstunden und die Abrechnung von Spesen durchgeführt werden.

 

Produktion – Beauftragen Sie immer den Bestbieter

Beispiel Druckanfrage: Geben Sie die Anforderungen in die frei definierbare Vorlage ein, und senden Sie diese in einem Schritt an alle selektierten Druckereien. Nach Vergleich der Angebote versenden Sie den Auftrag ebenfalls aus der TEAMBOX. Anfragen und Aufträge können auch direkt per E-Mail versendet werden.

 

Dokumente – Korrespondenz in Ihrem Corporate Design

Egal ob zB Besprechungsbericht, Brief oder Fax – Sie entscheiden, welche Dokumente Sie benötigen und wie diese aussehen sollen. Die Ausgabe erfolgt als PDF und natürlich in Ihrem Corporate Design. Dokumente können optional auch als ‚vertraulich’ gekennzeichnet werden, wodurch nur mit entsprechender Berechtigung darauf zugegriffen werden kann.

Admin – Sie haben es in der Hand

In der TEAMBOX bestimmen Sie, wer worauf zugreifen darf und wer nicht. Über einen detaillierten Berechtigungseditor legen Sie fest, welche Rolle Lese- oder Schreibrechte besitzt bzw. auf einzelne Funktionalitäten gar nicht zugreifen darf. So erhält jeder in der Agentur genau jene Informationen, die zur Arbeit benötigt werden. Neben den Berechtigungen können Sie hier auch eine Vielzahl von weiteren Einstellungen vornehmen. So zum Beispiel die Definition Ihre Leistungen, Zeit- und Materialsätze und auch die Auswahl der Farben für Kalender und Projektmanagement.
 

WebApp – Mobile Nutzung der TEAMBOX am Smartphone oder Tablet

Die TEAMBOX gibt es natürlich auch mobil. Mit der WebApp können Sie auch von unterwegs Arbeitszeit erfassen, Ihre Todos erledigen, auf Kontakte zugreifen oder Ihre Spesen erfassen. Der Geschäftsführung und berechtigte Mitarbeiter stehen am mobilen Endgerät auch Controlling Reports zur Verfügung.