TEAMBOX


TEAMBOX

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Agentursoftware TEAMBOX

 

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Die TEAMBOX ist klar und einfach aufgebaut und passt sich den Bedürfnissen des Anwenders. Das spart allen Mitarbeitern viel Zeit und hilft, sich im Agenturalltag auf das Wesentliche zu konzentrieren: nämlich die Arbeit.

Individuelle Zusammenstellung der Module und spezieller Features bietet für jede Agenturgröße ein optimales Preis- und Leistungsverhältnis bei maximaler Investitionssicherheit. Gerne erstellen wir für Sie ein individuelles Angebot.

Mehr als 190 Agenturen und über 3.000 User
 


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Die Agentursoftware TEAMBOX wird seit über 10 Jahren speziell für und gemeinsam mit Kommunikationsagenturen jeder Größe entwickelt. Nun arbeiten bereits mehr als 190 Agenturen in Österreich, Deutschland, Italien und der Schweiz mit der TEAMBOX.

«Als AIKA Agentur haben wir natürlich die Verbandskollegen gefragt, welche Agentursoftware sie empfehlen würden. Richtige Empfehlungen bekamen wir keine. Lediglich Hinweise auf Softwarelösungen, die das geringste Übel darstellen. Wir haben dann die TEAMBOX entdeckt, ausprobiert und sind nach mehreren Jahren immer noch mehr als zufrieden.»

Brandrevier GmbH, Essen
Tobias Nazemi, Geschäftsführer

Cockpit
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In der TEAMBOX stellen Sie sich Ihre Startseite selbst zusammen.

Dank frei wählbarer Widgets können Sie direkt im Cockpit zB Ihre Aufgaben erledigen, Arbeitszeit erfassen, sich Kalenderereignisse und Geburtstage anzeigen lassen oder wichtige Finanzkennzahlen im Auge behalten.

Auch externe Seiten wie zB der Facebook Account Ihrer Agentur oder Ihr Blog lassen sich einbinden. Das sieht nicht nur gut aus sondern hilft auch, den Überblick zu bewahren.

Kalender

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Mit dem Kalender haben Sie Ihre Termine immer im Blick.

Der frei filterbare Teamkalender steht in einer Wochen- und Monatsansicht zur Verfügung, in der neben den Terminen auch Feiertage und Urlaube angezeigt werden. Die Abwesenheitsliste bietet eine übersichtliche Darstellung von Urlauben, Feiertagen und sonstigen Abwesenheiten.

Der TEAMBOX Kalender lässt sich auch mit Ihrem Mac und iPhone synchronisieren und in Outlook und im GoogleKalender abonnieren.

Adressen

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Die TEAMBOX ist die zentrale Adressdatenbank Ihrer Agentur.

Über die Stichwortsuche gelangen Sie rasch an die gewünschten Kontaktdaten von Kunden und Geschäftspartnern. Praktische CRM-Funktionalitäten wie Sticker (Tags), Kontakthistorie und Data-Mining-Abfragen sorgen für punktgenaue Zielgruppenselektion und Kundenansprache.

Zudem kann die TEAMBOX auch als Adressbuch für Ihr E-Mail Programm (zB Mail, Outlook, Thunderbird) dienen und ist mit dem Mac und iPhone synchronisierbar.

Jobs

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Das Jobmanagement der TEAMBOX bietet einen Überblick über Ihre laufenden Jobs.

Alle relevanten Jobinformationen fließen hier zentral zusammen und werden übersichtlich dargestellt. So zeigt das Jobportfolio eine grafische Übersicht über den Status der laufenden Jobs und mit nur einem weiteren Mausklick erhalten Sie alle Details zu jedem Einzelprojekt.

Die Anlage eines neuen Jobs ist übrigens ganz einfach und unkompliziert: Name eingeben, fertig. Und schon können alle mit der Arbeit loslegen.

 

Aktivitäten

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Agiles Projektmanagement über den gesamten Projektverlauf - das ist die Devise der TEAMBOX.

Planen Sie lieber detailliert oder auf Meilensteinbasis? In der TEAMBOX entscheiden Sie selbst über die gewünschte Planungstiefe. Egal ob persönliche Aufgabenlisten oder Projektübersichten - mittels flexibler Filterung verschaffen Sie sich auf Knopfdruck einen Überblick.

Der dynamische Balkenplan bietet nicht nur einen guten Überblick sondern auch die Möglichkeit, Timings einfach mittels Drag&Drop anzupassen.

Die optionale Ressourcenplanung ermöglicht die flexible Planung der Mitarbeiterauslastung und deren grafische Ausgabe als frei definierbare ‚Heatmap’.

Arbeitszeit

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Kreative lieben Cannes-Löwen, Image-Kampagnen und die Zeiterfassung in der TEAMBOX.

Denn diese ist so einfach, dass sie von jedem gerne gemacht wird. Mit den Favoriten ist die Jobauswahl ein Kinderspiel und neben der freien Zeiteingabe steht optional auch eine Stoppuhr zur Verfügung. Falls gewünscht sehen Ihre Mitarbeiter auch, wie viele Stunden Sie im KV kalkuliert haben und was schon verbraucht wurde.

Flexible Auswertungsmöglichkeiten helfen Ihnen, den Überblick zu bewahren und Reports für Ihre Kunden zu erzeugen.

Finanzen

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In der TEAMBOX erstellen Sie Ihre Angebote und Rechnungen mit nur wenigen Klicks. Natürlich in Ihrem Corporate Design.

Der Workflow in Finanzen ist denkbar einfach: Angebote erstellen, Arbeitszeit und Eingangsrechnungen erfassen und alles in Rechnung stellen. Die TEAMBOX unterstützt Sie in allen denkbaren Verrechnungsarten – egal ob nach Angebot, nach Aufwand oder auch gemischt. Ein punktgenaues Controlling liefert alle gewünschten Informationen und bildet die Basis für flexible Reports.

Optional stehen mit Budget und Forecast weitere Planungstools zur Steuerung Ihrer Agentur zur Verfügung.


Produktion

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Mit dem Produktionsworkflow der TEAMBOX beauftragen Sie immer den Bestbieter.

Beispiel Druckanfrage: Geben Sie die Anforderungen in die frei definierbare Vorlage ein, und senden Sie diese in einem Schritt an alle selektierten Druckereien. Nach Vergleich der Angebote versenden Sie den Auftrag ebenfalls aus der TEAMBOX. Das hat den Vorteil, dass alles dokumentiert ist, die beauftragte Fremdleistung im Controlling als disponierter Betrag aufscheint und Sie nach Eingang der Rechnung diese mit einem Klick in der TEAMBOX erfassen können.

Anfragen und Aufträge können als Brief, Fax oder auch direkt per E-Mail versendet werden.

Dokumente

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Neben KVs und Rechnungen gibt die TEAMBOX auch Ihren restlichen Dokumenten ein einheitliches Layout.

Egal ob zB Besprechungsbericht, Brief oder Fax – Sie entscheiden, welche Dokumente Sie benötigen und wie diese aussehen sollen. Die Ausgabe erfolgt als PDF und natürlich in Ihrem Corporate Design. Dokumente können optional auch als ‚vertraulich’ gekennzeichnet werden, wodurch nur mit entsprechender Berechtigung darauf zugegriffen werden kann.

Zur leichteren Auffindbarkeit wird jedes Dokument einem Job zugeordnet und automatisch mit Metadaten versehen.

Admin

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In der TEAMBOX bestimmen Sie, wer worauf zugreifen darf und wer nicht.

Über einen detaillierten Berechtigungseditor legen Sie fest, welche Rolle Lese- oder Schreibrechte besitzt bzw. auf einzelne Funktionalitäten gar nicht zugreifen darf. So erhält jeder in der Agentur genau jene Informationen, die zur Arbeit benötigt werden. Neben den Berechtigungen können Sie hier auch eine Vielzahl von weiteren Einstellungen vornehmen. So zum Beispiel die Definition Ihre Leistungen, Zeit- und Materialsätze und auch die Auswahl der Farben für Kalender und Projektmanagement.

Wie alles in der TEAMBOX ist natürlich auch der Zugriff auf die Administration über Berechtigungen geschützt.


Mitarbeiter

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Klug ist, wer seine Mitarbeiter richtig einzusetzen weiß.

Daher bietet die TEAMBOX auch zahlreiche Möglichkeiten der Mitarbeiterverwaltung. Alle hinterlegten Daten sind natürlich über Berechtigungen geschützt. Ferien und sonstige Abwesenheiten werden in der TEAMBOX ebenso geplant wie die Anwesenheit von Teilzeitmitarbeitern. Eine übersichtliche Abwesenheitsliste macht die Ferienplanung einfach und Transparent.

Die persönliche Ferienliste zeigt jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter das eigene Ferienguthaben sowie die bezogenen und geplanten Ferientage.

Manual

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Das Manual ist das Wissensmanagement in der TEAMBOX.

Hier sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort. Egal ob Agenturrichtlinien oder Kundenvorlagen - die Informationen sind einfach auffindbar und können genauso rasch aktualisiert werden.

Auch externe Daten wie zB PDFs, Word- und Excel-Dokumente, Filme oder Soundfiles können hochgeladen werden.

Newsletter

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Mit dem Newsletter halten Sie Kunden, Potentialkunden und andere Zielgruppen am Laufenden.

Die personalisierbaren E-Mail Aussendungen sind frei gestaltbar und es können auch Bilder, Audiodateien und Filme eingebunden werden. Mithilfe der Sticker erstellen Sie flexible Verteilerlisten und stellen so sicher, dass der Newsletter nur an die gewünschten Empfänger gesendet wird. Mögliche Abmeldungen fließen natürlich in die TEAMBOX zurück, wodurch ein nochmaliges Anschreiben verhindert wird.

In der Newsletter Statistik sehen Sie zB, wer den Newsletter gelesen hat bzw. wer sich davon abgemeldet hat.

Tresor

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Verwahren und verwalten Sie sensitive Informationen in Ihrem TEAMBOX Tresor.

Hier können beispielsweise Daten und Passwörter von Bankkonten, Kreditkarten oder zB auch Zugangspasswörter zu Servern und Plattformen hinterlegt und kategorisiert werden.

Für jedes einzelne Passwort steht eine individuelle Rechtevergabe zur Verfügung.

Meldungen

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Die TEAMBOX Meldungen helfen dabei, die Abläufe in Ihrer Agentur zu optimieren.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erstellt eine Rechnung und benötigt dafür eine Freigabe von der Geschäftsführerin. Mit den TEAMBOX Meldungen wird diese automatisch informiert. Nun kann sie die Rechnung mit nur einem Klick öffnen, prüfen und freigeben. Oder dies auch jederzeit später erledigen, da Meldungen nicht verloren gehen bzw. auch eine neuerliche Erinnerung gesetzt werden kann.

Je nach individuell festgelegter Priorität werden Meldungen als PopUp Info präsentiert oder auch nur im Meldungsfenster und im Meldungsjournal angezeigt.

Hilfe

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Die TEAMBOX Onlinehilfe bietet eine umfassende Dokumentation aller Funktionalitäten.

Egal, wozu Sie vertiefende Infos benötigen: Über die Stichwortsuche oder direkt über den entsprechenden Menüpunkt gelangen Sie rasch zur gewünschten Information. Übersichtliche Screenshots und detaillierte Beschreibungen helfen bei der Beantwortung Ihrer Fragen.

Sollte die Onlinehilfe einmal nicht ausreichen, unterstützt Sie unser Support Team kompetent und zeitnahe per E-Mail oder telefonisch.

Bildtext: Hilfe – detaillierte Onlinehilfe und Dokumentation

 

   
   
   

 

Weitere Produktinformationen

Zielgruppe

Die Agentursoftware TEAMBOX wird seit über 10 Jahren speziell für und gemeinsam mit Kommunikationsagenturen jeder Größe entwickelt.
Von S bis XL: Die TEAMBOX ist für jede Agentur die optimale Lösung. Dank eines flexiblen Lizenzmodells bezahlen Sie nur für die tatsächliche Anzahl Ihrer TEAMBOX Nutzer. Und wenn Ihre Agentur wächst, dann wächst Ihre TEAMBOX einfach mit.
 

Kunden/Installationen

Mit der TEAMBOX arbeiten  

  • mehr als 190 Agenturen
  • über 3.000 User  
  • 80% der Effi-Goldgewinner (CH)
Referenzen

Jung von Matt/Limmat [Zürich]
www.jvm.ch

Serviceplan Suisse AG [Zürich]
www.serviceplan.ch

TBWA Switzerland AG [Zürich]
www.tbwa.ch

Leo Burnett [Zürich]
www.leoburnett.ch

Red Bull Creative GmbH [Salzburg]
www.redbullcreative.com

DMC Group [Wien, Düsseldorf, München]
www.dmcgroup.eu

Dialogschmiede GmbH [Wien]
dialogschmiede.com

St. Stephen’s [Wien]
www.st-stephens.at

a&o mediendesign [Bremen]
www.aundo.de

pool91 Werbeagentur GmbH [München]  
www.pool91.de

brandrevier GmbH [Essen]
www.brandrevier.com

Webmatch [Köln]
www.webmatch.de

Gretchenfrage! Agentur für kreative Antworten GmbH [Düsseldorf]
www.gretchenfrage.com

how2 AG [München]
how2.expert

MACKAT GmbH [Berlin]
www.mackat.de

Deloitte Consulting GmbH [Düsseldorf]
www.deloitte.de

Deloitte Consulting GmbH [Düsseldorf]
www.deloitte.de

Markteinführung 2005
Technologie / Plattform Datenbank

State-of-the-Art-Webapplikation mit aktuellsten JavaScript Funktionen (zB Drag&Drop, ...), keine Installationen oder Plugins notwendig  Frontend, Client: jeder aktuelle Browser (IE, Firefox, Chrome, Safari, Opera) Server: Apache/Mysql/PHP Open Source Software: Es fallen keine Lizenzgebühren an.
Basierend auf investitonssicherem Framework, Apache, MySql, PHP 5, AJAX (Web 2.0)

Betriebssystem Plattform Server

- Linux, Mac, Windows, Solaris- Plattform-unabhängig
- eigener Server (inhouse) oder Software-as-a-Service

Betriebssystem Plattform Clients / Arbeitsplätze

- Linux, Mac, Windows, Solaris- Plattform-unabhängig
- eigener Server (inhouse) oder Software-as-a-Service

Kostenmodell Lizenzen

Wir haben keine starren Listenpreise sondern nehmen uns immer Zeit, die Bedürfnisse unserer Kunden genau zu analysieren. Gerne erstellt Ihr Berater nach einer ersten Anforderungsanalyse ein maßgeschneidertes Angebot für Sie.

Preise Dienstleistungen

Kostenlos:
- Serviceline
- E-Mail Helpdesk
- Release Updates

Kostensparend:
- Durch Fernwartung werden Reisekosten eingespart

Kostenpflichtig:
- Schulungen und Trainings

Dokumentation

Benutzerfreundliche Online-Hilfe (nach Modulen gegliedert), die auch als PDF verfügbar ist. Zusätzlich sind umfassende Schulungsunterlagen erhältlich.

Demo

Einen kostenlosen Testzugang erhalten Sie unter www.teambox.eu

Hersteller / Anbieter

Hersteller + Vertrieb Österreich & Deutschland

intevo.websolutions gmbh
Mariahilfer Straße 101/25
1060 Wien
ÖSTERREICH

Telefon: +43 1 997 11 04

E-Mail: info@teambox.eu
Web: www.teambox.eu

Vertrieb Schweiz
TEAMBOX AG
Poststrasse 13
6300 ZUG
SCHWEIZ

Telefon: +41 44 553 43 00

E-Mail: info@teambox.ch
Web: www.teambox.ch

letzte Aktualisierung 29.03.2016

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