Mit dem Kalender haben Sie Ihre Termine immer im Blick.

Der frei filterbare Teamkalender steht in einer Wochen- und Monatsansicht zur Verfügung, in der neben den Terminen auch Feiertage und Urlaube angezeigt werden. Die Abwesenheitsliste bietet eine übersichtliche Darstellung von Urlauben, Feiertagen und sonstigen Abwesenheiten.

Der TEAMBOX Kalender lässt sich auch mit Ihrem Mac und iPhone synchronisieren und in Outlook und im GoogleKalender abonnieren.

Die TEAMBOX ist die zentrale Adressdatenbank Ihrer Agentur.

Über die Stichwortsuche gelangen Sie rasch an die gewünschten Kontaktdaten von Kunden und Geschäftspartnern. Praktische CRM-Funktionalitäten wie Sticker (Tags), Kontakthistorie und Data-Mining-Abfragen sorgen für punktgenaue Zielgruppenselektion und Kundenansprache.

Zudem kann die TEAMBOX auch als Adressbuch für Ihr E-Mail Programm (zB Mail, Outlook, Thunderbird) dienen und ist mit dem Mac und iPhone synchronisierbar.

Das Jobmanagement der TEAMBOX bietet einen Überblick über Ihre laufenden Jobs.

Alle relevanten Jobinformationen fließen hier zentral zusammen und werden übersichtlich dargestellt. So zeigt das Jobportfolio eine grafische Übersicht über den Status der laufenden Jobs und mit nur einem weiteren Mausklick erhalten Sie alle Details zu jedem Einzelprojekt.

Die Anlage eines neuen Jobs ist übrigens ganz einfach und unkompliziert: Name eingeben, fertig. Und schon können alle mit der Arbeit loslegen.

Mit dem Produktionsworkflow der TEAMBOX beauftragen Sie immer den Bestbieter.

Beispiel Druckanfrage: Geben Sie die Anforderungen in die frei definierbare Vorlage ein, und senden Sie diese in einem Schritt an alle selektierten Druckereien. Nach Vergleich der Angebote versenden Sie den Auftrag ebenfalls aus der TEAMBOX. Das hat den Vorteil, dass alles dokumentiert ist, die beauftragte Fremdleistung im Controlling als disponierter Betrag aufscheint und Sie nach Eingang der Rechnung diese mit einem Klick in der TEAMBOX erfassen können.

Anfragen und Aufträge können als Brief, Fax oder auch direkt per E-Mail versendet werden.

Neben KVs und Rechnungen gibt die TEAMBOX auch Ihren restlichen Dokumenten ein einheitliches Layout.

Egal ob zB Besprechungsbericht, Brief oder Fax – Sie entscheiden, welche Dokumente Sie benötigen und wie diese aussehen sollen. Die Ausgabe erfolgt als PDF und natürlich in Ihrem Corporate Design. Dokumente können optional auch als ‚vertraulich’ gekennzeichnet werden, wodurch nur mit entsprechender Berechtigung darauf zugegriffen werden kann.

Zur leichteren Auffindbarkeit wird jedes Dokument einem Job zugeordnet und automatisch mit Metadaten versehen.

In der TEAMBOX bestimmen Sie, wer worauf zugreifen darf und wer nicht.

Über einen detaillierten Berechtigungseditor legen Sie fest, welche Rolle Lese- oder Schreibrechte besitzt bzw. auf einzelne Funktionalitäten gar nicht zugreifen darf. So erhält jeder in der Agentur genau jene Informationen, die zur Arbeit benötigt werden. Neben den Berechtigungen können Sie hier auch eine Vielzahl von weiteren Einstellungen vornehmen. So zum Beispiel die Definition Ihre Leistungen, Zeit- und Materialsätze und auch die Auswahl der Farben für Kalender und Projektmanagement.

Wie alles in der TEAMBOX ist natürlich auch der Zugriff auf die Administration über Berechtigungen geschützt.

Klug ist, wer seine Mitarbeiter richtig einzusetzen weiß.

Daher bietet die TEAMBOX auch zahlreiche Möglichkeiten der Mitarbeiterverwaltung. Alle hinterlegten Daten sind natürlich über Berechtigungen geschützt. Ferien und sonstige Abwesenheiten werden in der TEAMBOX ebenso geplant wie die Anwesenheit von Teilzeitmitarbeitern. Eine übersichtliche Abwesenheitsliste macht die Ferienplanung einfach und Transparent.

Die persönliche Ferienliste zeigt jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter das eigene Ferienguthaben sowie die bezogenen und geplanten Ferientage.

Das Manual ist das Wissensmanagement in der TEAMBOX.

Hier sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort. Egal ob Agenturrichtlinien oder Kundenvorlagen - die Informationen sind einfach auffindbar und können genauso rasch aktualisiert werden.

Auch externe Daten wie zB PDFs, Word- und Excel-Dokumente, Filme oder Soundfiles können hochgeladen werden.

Mit dem Newsletter halten Sie Kunden, Potentialkunden und andere Zielgruppen am Laufenden.

Die personalisierbaren E-Mail Aussendungen sind frei gestaltbar und es können auch Bilder, Audiodateien und Filme eingebunden werden. Mithilfe der Sticker erstellen Sie flexible Verteilerlisten und stellen so sicher, dass der Newsletter nur an die gewünschten Empfänger gesendet wird. Mögliche Abmeldungen fließen natürlich in die TEAMBOX zurück, wodurch ein nochmaliges Anschreiben verhindert wird.

In der Newsletter Statistik sehen Sie zB, wer den Newsletter gelesen hat bzw. wer sich davon abgemeldet hat.

Verwahren und verwalten Sie sensitive Informationen in Ihrem TEAMBOX Tresor.

Hier können beispielsweise Daten und Passwörter von Bankkonten, Kreditkarten oder zB auch Zugangspasswörter zu Servern und Plattformen hinterlegt und kategorisiert werden.

Für jedes einzelne Passwort steht eine individuelle Rechtevergabe zur Verfügung.

Die TEAMBOX Meldungen helfen dabei, die Abläufe in Ihrer Agentur zu optimieren.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erstellt eine Rechnung und benötigt dafür eine Freigabe von der Geschäftsführerin. Mit den TEAMBOX Meldungen wird diese automatisch informiert. Nun kann sie die Rechnung mit nur einem Klick öffnen, prüfen und freigeben. Oder dies auch jederzeit später erledigen, da Meldungen nicht verloren gehen bzw. auch eine neuerliche Erinnerung gesetzt werden kann.

Je nach individuell festgelegter Priorität werden Meldungen als PopUp Info präsentiert oder auch nur im Meldungsfenster und im Meldungsjournal angezeigt.

Die TEAMBOX Onlinehilfe bietet eine umfassende Dokumentation aller Funktionalitäten.

Egal, wozu Sie vertiefende Infos benötigen: Über die Stichwortsuche oder direkt über den entsprechenden Menüpunkt gelangen Sie rasch zur gewünschten Information. Übersichtliche Screenshots und detaillierte Beschreibungen helfen bei der Beantwortung Ihrer Fragen.

Sollte die Onlinehilfe einmal nicht ausreichen, unterstützt Sie unser Support Team kompetent und zeitnahe per E-Mail oder telefonisch.

Bildtext: Hilfe – detaillierte Onlinehilfe und Dokumentation