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15.11.16 easyJOB für Produktionsagenturen – ein Erfolgsrezept

 

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easyJOB für Produktionsagenturen – ein Erfolgsrezept


Flyer oder Anzeige, Give away oder Aufsteller, Kundenmagazin oder Unternehmensbericht – Produktionsagenturen bespielen oft die gesamte Klaviatur der Werbemittel und haben zahlreiche Aufgaben und Ansprechpartner, beim Kunden wie bei den eigenen Dienstleistern. Umso wichtiger ist es für sie, funktionale, transparente und sichere Abläufe zu gewährleisten. Nur so lassen sich die gewünschten Produkte in hoher Qualität und fristgerecht liefern. easyJOB kann mit vielen intelligenten Features den Prozess perfekt unterstützen.

 

Durchdachter Workflow

easyJOB bietet einen durchdachten Workflow, der die einzelnen Arbeitsschritte optimal miteinander verzahnt. Am Anfang steht das Projekt, für das Sie in easyJOB mit wenigen Klicks einen „Job“ anlegen. Unterschiedliche Werbemittel lassen sich über Sub-Jobs sehr gut strukturieren. Dort kann man dann Daten und Adressen, die vom Hauptjob abweichen, hinterlegen oder auch Länderversionen von Werbemitteln verwalten.
 

Bild_1_produktionsprozess


Ihre agenturspezifischen Dienstleistungen bilden Sie in easyJOB als „Leistungsarten“ ab und ordnen sie Preislisten zu. Bei der Kalkulation des Projektes können Sie diese ganz einfach auswählen. Haben Sie häufig wiederkehrende Projekte? Dann ist es sinnvoll, mit Musterjobs zu arbeiten, in denen die verschiedenen Leistungen bereits zusammengestellt sind.

Die typischen Beschreibungstexte für die Produktion pflegen Sie als „Tabellenvorlagen“. Aus den hinterlegten Wertelisten stellen Sie sich die Daten dann ganz einfach zusammen und können sie für Anfragen, Aufträge und Kostenvoranschläge verwenden.
 

Bild_2_Tabellenvorlagen


Lieferantenanfragen

Ihre Lieferanten klassifizieren Sie in easyJOB über Kategorien, Kriterien und Zusatzfelder.

Mit dem Zusatzmodul „Anfragenmanagement“ lassen sich sehr komfortabel gleichzeitig Anfragen an mehrere unterschiedliche Lieferanten erstellen. Individualisierte E-Mails legen Sie dabei mit einem Klick an.

Eine Angebotsübersicht zeigt alle offenen Anfragen und erhaltene Angebote an, inklusive Terminkontrolle und Status. Die Angebote können Sie erfassen, direkt vergleichen und Ihren Favoriten automatisch übernehmen. Zusätzliche Details, wie Ansprechpartner oder Absagegründe, werden über zuvor definierte Zusatzfelder eingegeben. So lässt sich auch für Ihre Kunden der Einkaufsprozess transparent dokumentieren.


Bild_3_Abfrage_Abgebote
 

Den Auftrag an den Lieferanten erteilen Sie dann einfach aus dem Programm heraus per E-Mail. easyJOB gibt eine interne Auftragsnummer mit, die später eine automatische Zuordnung der Eingangsrechnung ermöglicht.
 

Referenznummern

Am Job oder auch für einzelne Leistungen können Sie die Einkaufsreferenzen Ihres Kunden hinterlegen, zum Beispiel eine SAP-Auftragsnummer. Weitere Nummern oder sonstige Informationen bilden Sie über Zusatzfelder ab, die sich individuell konfigurieren lassen. Diese können Sie auch

  • suchen und filtern
  • in Ihre Anzeigelayouts einbinden
  • in Reports auswerten
  • in Ihren Drucklayouts andrucken und die Daten exportieren
     

Berechtigungen

Der Zugriff auf Leistungsarten und individuelle Zusatzfelder lässt sich über Berechtigungen regeln. So ist es möglich, getrennte Verantwortlichkeiten zwischen Kundenberatung und Produktion abzubilden und zum Beispiel für einen Kundenberater die Bearbeitung von Einkaufswerten zu sperren.
 

Dashboard

Auf Ihrem persönlichen easyJOB Dashboard positionieren Sie Funktionen und Widgets für den Schnellzugriff. Im Screen werden exemplarisch sinnvolle Anwendungen für Kundenberater und Produktioner gezeigt.
 

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Produktion Media

Produktionsagenturen, die Anzeigenvorlagen herstellen, unterstützt das Zusatzmodul „Produktion Media“. Damit können Sie Mediapläne manuell erfassen oder importieren, auf Wunsch lassen sich auch Tarifdaten einbinden. Auf Basis dieser Buchungsdaten erhalten Sie als Produktions-Verantwortlicher eine Übersicht über alle zu erstellenden Werbemittel. Unterstützt durch die Verwendung von Proportionalitätsfaktoren wird nun die Produktion der notwendigen Formate vorbereitet. easyJOB koppelt die Buchungsdaten dabei mit den grafischen Leistungen für die Anzeigenerstellung, so dass die kreativen Mitarbeiter einen direkten Überblick über Liefertermine, Formate und Druckvorgaben bekommen.
 

Aufgaben koordinieren und Ressourcen einteilen

Eine Grobplanung der einzelnen Arbeitsschritte lässt sich direkt aus dem Job vornehmen. Hierbei weist man die geplanten Tasks einer Arbeitsgruppe zu. Über das Zusatzmodul „Ressourcenplanung“ erfolgt dann die Feinplanung. easyJOB vergleicht die laut Arbeitszeitmodell vorgegebenen Sollzeiten mit den bis dahin dem Mitarbeiter zugeteilten Aufgaben und visualisiert dessen Verfügbarkeit über ein Ampelsystem im Kalender. Die Tasks lassen sich per Drag & Drop den Mitarbeitern zuordnen, die noch freie Kapazitäten haben. Alternativ können Sie für die Planung der Tasks das neue Kanban-Board oder den Kalender mit Aufgabenliste nutzen.
 

Bild_5_Listen
 

Briefingvorlagen

Bei der Zuordnung der Aufgaben können Sie Ihren Mitarbeitern automatisch Briefing-Informationen mitgeben. Das können Informationen aus den Job-Kopfdaten oder Leistungszeilen sein, wie beispielsweise die Beschreibungstexte. So ersparen Sie sich eine erneute manuelle Eingabe.


Bild_6_Abfrage


Controlling/ Auswertungen

easyJOB ermöglicht ein umfangreiches Controlling und Reporting. Über die Funktion
„Abfrage Leistungen“ erhalten Sie zum Beispiel umfangreiche Auswertungen der Fremdleistungen. Mit der Funktion „Abfrage Eingangsrechnungen“ sind schnell Jahres-/Monatsumsätze Ihrer Lieferanten ausgewertet. easyJOB bietet Ihnen viele Standardreports, aber auch individuelle Auswertungen lassen sich erstellen.

 


Zum Softwareeintrag von easyJOB


Über easyJOB

easyJOB ist eine Software für alle Geschäftsprozesse in Werbe-, PR-Agenturen und Marketingabteilungen. Die Applikation setzt auf einer SQL-Datenbank auf und wird über Browser bedient. Die Internet-Technologie ermöglicht gleichberechtigtes Arbeiten auf Windows und Mac, ohne dass eine Installation auf den Clients erforderlich ist, was IT-Kosten spart. Die Agentursoftware easyJOB wurde konsequent als Komplettlösung entwickelt. Neben den agenturtypischen Aufgabenstellungen können auch folgende Funktionsbereiche abgebildet werden: Customizing von Startseiten und Darstellungen, Mitarbeiterverwaltung, automatisches Reporting, E-Mail-Integration, Dokumentenmanagement, Mediaplanung und -abwicklung, Ressourcenplanung, Multi-Projekt-Management, Anbindung an externe Systeme usw.

easyJOB ist der Favorit inhabergeführter Agenturen und wird in 17 Ländern erfolgreich genutzt. Inzwischen vertrauen über 650 Agenturen und Marketingabteilungen mit mehr als 15.000 Anwendern auf die Leistungen von Because Software.


Über die Because Software AG

Seit mehr als 25 Jahren am Markt, hat sich die Because Software AG als der führende Anbieter für Agentursoftware und Anwendungsberatung in der Werbewelt etabliert. Am Hauptsitz in Wien und in den Tochterunternehmen für Vertrieb und Beratung in München und Barcelona sind rund 40 Mitarbeiter für Agenturen aus den Bereichen Full-Service, PR, Event und Design tätig, darunter viele bekannte Namen.

Referenzen und weitere Informationen unter www.because-software.com


Pressekontakt:

Henrike Krabbenhöft
Marketing
Because Software AG
Untere Bahnhofstraße 38A
82110 Germering

Tel +49 89/89 46 09 - 0
Fax +49 89/89 46 09 - 59

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