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Private Emails am Arbeitsplatz – wie Arbeitgebe...

Private Emails am Arbeitsplatz – wie Arbeitgeber sich eindeutig verhalten

von Susanne Golnick, Redaktion Agentursoftware-Guide

 

 

Private Emails am Arbeitsplatz – wie Arbeitgeber sich eindeutig verhalten

 

Wie sieht es eigentlich mit privaten Emails am Arbeitsplatz aus? Man könnte meinen, im Zeitalter von Smartphones sei dies kein Thema, schließlich kann man damit Emails senden und empfangen, ohne dass der Chef etwas mitbekommt und ohne dass er darauf Zugriff hat – und ohne dessen Ressourcen zu benutzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass dies durchaus ein Thema ist. 

 

emails

Als „privat“ gekennzeichnete Ordner im Firmen-Outlook, das private Notebook, auf welchem auch Firmendaten lagern oder umgekehrt Firmen-Hardware, die auch privat genutzt werden darf: im Zuge zunehmender freier Arbeitstätigkeiten oder mobiler Arbeit in Voll- oder Teilzeit verschmelzen Arbeit und Privates zunehmend. Was in der Praxis nicht unbedingt von Problembewusstsein gekennzeichnet ist, hat jedoch unter anderem große betriebliche und rechtliche Bedeutung.

Telekommunikationsanbieter?

Wer Zugriff auf wessen Daten hat, wer wann welche Applikationen wie nutzen darf, ist steuerlich wie arbeitsrechtlich durchaus relevant. Dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Arbeitsplatzrechner nutzen, um im Internet zu surfen oder private E-Mails abzurufen, wird das Unternehmen damit zum Telekommunikationsanbieter. Außerdem geht nicht jeder Arbeitnehmer so verantwortungsvoll mit seinen Daten um, wie es eine Firma tun muss. Eingeschleuste Viren, Trojaner und andere digitale Schädlinge stellen  eine ernsthafte Bedrohung dar und können eine Firma die Existenz kosten. Immer wieder ist von lahmgelegten Computernetzwerken durch Virenbefall, von gekaperten Festplatten oder missbrauchten Daten zu hören.

Klare Regeln

In der Regel investiert eine Firma beträchtliche Summen in Datensicherheit. Hard- und Software wird angeschafft und ein externer Dienstleister wird damit beauftragt, das Firmen-Netzwerk sicher und immun gegen Angriffe von außen zu machen. Wenn es im Betrieb jedoch keine geschulten Mitarbeiter und kein klares Regelwerk in Bezug auf Datensicherheit gibt, kann man diese Investitionen auch gleich bleiben lassen.

Arbeitsrechtliche Sichtweise

Wir widmen uns hier nur einem kleinen Teilbereich des Umgangs mit Daten, nämlich den arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Wie sollte sich ein Arbeitgeber also hier verhalten? Welche Konsequenzen ergeben sich aus der Erlaubnis, Firmenrechner auch für privaten Emailverkehr zu nutzen? Dies ist nämlich verbreitete Praxis in den meisten Betrieben. Zu diesem Thema gibt es auch bereits Software (z.B. webfox), die die Trennung von privaten und dienstlichen Emails ermöglichen soll. Wir befragten dazu den Fachanwalt für Arbeitsrecht Peter Wetzel. Er sieht das Problem ganz grundsätzlich.

Frage: Mit welchen Konsequenzen haben Arbeitnehmer/innen zu rechnen, die am Arbeitsplatz auch private Emails empfangen oder versenden und ist ein Programm wie beispielsweise webfox sinnvoll ?

Wetzel: So ein Programm ist sicherlich hilfreich im Hinblick auf die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen.  In arbeitsrechtlicher Hinsicht hat der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit keine Privatangelegenheiten zu tätigen und dazu gehört auch der "private Emailverkehr". Wenn der Arbeitnehmer dagegen verstößt, dann kann er abgemahnt werden und im schlimmsten Fall droht die Kündigung.

Wenn der  Arbeitgeber ihm beispielsweise mit einer Software die Möglichkeit eröffnet, am Arbeitsplatz private Emails zu empfangen und zu senden, dann verliert der Arbeitgeber das Recht zur Abmahnung und damit Kündigung, denn dann würde er sich widersprüchlich verhalten. Es sei denn, er stellt ganz konkrete Regeln auf, wann bzw. wie lange während der Arbeitszeit private Angelegenheiten per Email erledigt werden können. Einfacher ist es aus der Sicht des Arbeitgebers, die private Nutzung von Arbeitsmitteln generell zu verbieten  und dann von Fall zu Fall zu entscheiden, wie er reagiert.

Frage: Stimmt es, dass ein Arbeitgeber kein Recht auf Zugriff auf einen dienstlichen Rechner hat, sobald er private Nutzung erlaubt, weil er damit das Telekommunikationsgeheimnis des Arbeitnehmers verletzen könnte?

Wetzel: Ja. Datenschutzrechtlich kann das Dilemma im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst werden. Jeder Beschäftigte sollte einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der er bestätigt, dass er im Falle einer privaten Nutzung von E-Mail und Internet mit der vollumfänglichen Kontrolle durch den Arbeitgeber einverstanden ist und dass ihm bei einer Verweigerung dieses Einverständnisses die Privatnutzung dieser betrieblichen Arbeitsinstrumente untersagt ist.

RA Wetzel empfiehlt also klare Regelungen und rät, diese Punkte im Arbeitsvertrag oder durch gesonderte Vereinbarungen zu regeln, damit alle Beteiligten Klarheit und Rechtsicherheit darüber haben, was sie dürfen und was nicht, was sanktioniert wird und welche Konsequenzen im Falle der Nichtbeachtung drohen.



Wir bedanken uns herzlich bei Rechtsanwalt Peter Wetzel
Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für Steuerrecht in Kiel bei www.wetzel-wilken.de

Foto:© undrey Fotolia.com