*Gastbeitrag vom Troi Firmenblog

 

Projekte managen und die Bedeutung von Echtzeit-Reporting

 

Worum geht es?

• Projekte managen – die Stolpersteine
• Ist es ein Ressourcenproblem?
• Ist das richtige Tool im Einsatz?
• Der Vorteil von Echtzeit-Reporting

 

 

Das Kundenbriefing kommt, die Deadline scheint noch in weiter Ferne und alle sind zuversichtlich, dass das Projekt ohne Probleme über die Bühne geht. Doch nach einigen Tagen oder Wochen ( je nach Projektgröße) kommt man ins Straucheln: unvorhergesehene Korrekturschleifen führen zu Verzögerungen und die Deadline rückt näher und näher. Das kennen alle, die Projekte managen.

Warum ist es also so schwer, sich an die eigene Deadline zu halten? Und warum werden Projekte gegen Ende doch immer wieder stressig?

 

PROJEKTE MANAGEN – DIE STOLPERSTEINE

Die Fehler, bzw. die Stolpersteine, die es zu bewältigen gilt, wenn ein Projekt erfolgreich gemeistert werden soll, sind eigentlich nicht neu und eigentlich kennen wir sie auch.

Besonders am Anfang eines Projektes gibt es viel, was schief gehen kann. Gründe hierfür sind vielleicht:

• Unklares Vorgehen bei der Projektplanung: Wo anfangen, wen einplanen und wie genau abschätzen, wofür wieviel Zeit aufgewendet werden muss?
• Zuständigkeiten sind nicht geklärt: Welche Aufgaben werden von wem erledigt? Wer hat Weisungsbefugnis und wer nicht?
• Keine Pufferplanung: Extrazeit für unvorhergesehene Anpassungen wird nicht ausreichend berücksichtigt.
• Die Struktur für Flexibilität fehlt: Die Planung berücksichtigt keine ad hoc-Änderungen (Agiles Projektmanagement)
• Kommunikation findet nicht statt: Die Projektbeteiligten haben nicht zu jedem Zeitpunkt den gleichen Stand des Projektes.

 

IST ES EIN RESSOURCENPROBLEM?

Wenn die Rahmenbedingungen abgeklärt sind, das Ziel und der Plan klar sind: wieso kommt es dann trotzdem oft zu einem Engpass bei der Projektabwicklung?

Dabei stellen viele Agenturen fest, dass eine klare Übersicht über alle verfügbaren Ressourcen fehlt. Meist wird eine Projektplanung zwar mit allen Beteiligten besprochen, aber eine wirkliche Planung anhand einer für alle Beteiligten transparenten Ressourcenübersicht und -zuteilung (am besten in digitaler Form) findet nicht statt.

Wichtig hierbei ist, dass es ein zentrales System gibt, über das alle Projektleiter einsehen können, welche Ressourcen in den kommenden Wochen (wenn möglich sogar Monaten) geblockt sind. Und hieraus müssen sämtliche Formen von Projektarbeit, internen Aufgaben und auch Abwesenheiten ersichtlich sein.

 

IST DAS RICHTIGE TOOL IM EINSATZ?

Was bedeutet aber ‘Ein System, auf das alle Zugriff haben’ ?

Ein Tool, um Projekte managen zu können, das auch die Kommunikation erleichtert und Transparenz ermöglicht? Mit Sicherheit ist das ein guter Anfang, denn hier gibt es eine Vielzahl an Systemen – auch für kleinere Agenturen – die bereits die notwendige Transparenz ermöglichen.

Doch um ein ganzheitliches Projektreporting zu ermöglichen, müssen erbrachte Leistungen auch in Relation zu den aktuellen Umsätzen gebracht werden. Damit wird eine komplexere Systemlandschaft erforderlich.

Ein umfassendes Projektreporting zeigt auf, wie sich der Aufwand gegenüber dem Projektertrag verhält. Im Detail sollten folgende Echtzeit-Reports möglich sein:

• Eine Übersicht der bereits geleisteten Stunden und damit der entstandenen Aufwände – genauso wie Restaufwandsschätzungen
• Bereits in Rechnung gestellte Leistungen (aktueller Umsatz) versus noch nicht berechnete Stunden und Leistungen
• Die Differenz von weiterberechenbaren Aufwänden und nicht-weiterberechenbaren Stunden
• Der Projektertrag – aufgesplittet nach Eigen- und Fremdleistungen
• Die Soll/Ist Marge

Anhand dieser Daten kann in Echtzeit dargestellt werden, wie es aktuell um ein oder auch mehrere Projekte steht.

DER VORTEIL VON ECHTZEIT-REPORTING

Und wer genau sieht, wie es um die aktuelle Auslastung, die Aufwände (auch Fremdleistungen) und um bereits bezahlte und noch offene Leistungen steht, kann wenn notwendig, adhoc eingreifen. Denn allzu oft wird erst im Nachgang festgestellt, warum ein Projekt aus dem Ruder gelaufen ist.

Durch ein Echtzeit-Reporting können Sie Projekte managen und live monitoren, um Abweichungen schnell zu erkennen. Gerade bei Projektleitern, die viel unterwegs sind, ist dies inzwischen sogar mobil möglich. So hat man von überall und jederzeit Zugriff auf seine Projekte.

 

Copyright: Troi GmbH

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