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PROAD - Agentursoftware-Implementierung 1

PROAD - Agentursoftware-Implementierung 1

 

Stolperfallen bei der Implementierung vermeiden

 

Ihr habt euch nach einem ausführlichen Anbieterscreening für eine Unternehmenssoftware entschieden und der Vertrag ist unterzeichnet. Jetzt wird es spannend: Euer neues System muss zum Laufen gebracht werden! Wir zeigen, welche Meilensteine für eine reibungslose Implementierung wichtig sind.

 

erfolgreiches Team

 

Vorweg: Die Einführung einer Agentursoftware ist weit mehr als nur eine technische Aufgabe für euer IT-Team, sondern betrifft alle Abteilungen! Eure Mitarbeiter müssen während der Implementierungsphase die zusätzlichen Aufgaben parallel zum Tagesgeschäft stemmen. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung und ein systematisches Projektmanagement.

 

Vorteile einer guten Vorbereitung

  • Einführungszeit unter dem Marktdurchschnitt
  • Konfiguration nah am Standard, ohne teures Customizing
  • Budgetschonung und schneller ROI
  • Weniger Stress und weniger Fehler
  • Größeres Commitment des Teams
    BE0925

Die typischen Phasen der Implementierung

1. Kickoff-Meeting

Neben dem Management und den IT-Verantwortlichen sollten im Projektteam alle Abteilungen vertreten sein, deren Workflows im System abgebildet werden. Im gemeinsamen Kickoff-Meeting erläutert der Softwareanbieter den geplanten Ablauf und verifiziert die bereits besprochenen Projektziele und Rahmenbedingungen. Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden verteilt und ein Zeit- und Ressourcenplan mit Milestones verabschiedet.

Tipp: Plant ausreichend Kapazitäten ein, insbesondere wenn das Zeitfenster bis zum geplanten Go Live eng ist! Nach unserer Erfahrung verzögern sich die meisten ERP-Implementierungen nicht aus technischen Gründen, sondern weil die Personalressourcen auf Kundenseite zu knapp kalkuliert wurden – oder weil die Mitarbeiter des Teams nicht entscheidungsbefugt sind.
 

2. Installation

Jetzt wird es ernst: Eure neue Projektmanagement-Software wird installiert – wahlweise auf eurem hauseigenen Server oder bei eurem Provider. Habt ihr euch für eine SaaS-Lösung entschieden, wird eure Arbeitsumgebung in der Cloud des Anbieters eingerichtet.

Tipp: Falls ihr eure Unternehmenssoftware On Premise installiert, solltet ihr mit ausreichend Vorlauf klären, welche technischen Voraussetzungen nötig sind - sonst riskiert ihr, dass die Performance der IT-Infrastruktur in der Umsetzungsphase zum Engpass wird.

 

3. Consulting-Workshop

Die ein- oder zweitägige Veranstaltung findet entweder vor Ort oder per Videokonferenz statt. Hier gilt es, die Abläufe eures Unternehmens möglichst unkompliziert im neuen System abzubilden. Intensive Diskussionen sind während dieser Phase der Prozessgestaltung normal – und sehr sinnvoll! Der Anbieter muss verstehen, wie Projekte bei euch abgewickelt werden, vom ersten Kundenkontakt über die Rechnungsstellung bis zu den benötigten Reportings im Controlling. Gleichzeitig wird der Anbieter gegensteuern, wenn Aussagen wie „Das haben wir schon immer so gemacht" zu aufwändigen und damit teuren Individualprogrammierungen führen. Erfahrene Softwareanbieter geben wertvolle Tipps, wie sich eure Workarounds nah am Softwarestandard definieren lassen. Die Erkenntnisse des Workshops fließen direkt in die Konfiguration ein.

Tipp: Geht flexibel in diesen Workshop und besteht nicht auf Biegen und Brechen darauf, jeden Prozess 1:1 aus eurer alten Software zu übernehmen! Eine neue Unternehmenssoftware ist die perfekte Gelegenheit, eingefahrene Workflows auf den Prüfstand zu stellen. Achtet außerdem bereits bei der Auswahl der Unternehmenssoftware auf einen Partner, der Erfahrung mit zahlreichen vergleichbaren Implementierungsprojekten mitbringt und euch souverän durch diese Diskussion leiten kann.

 

4. Daten-Migration

Egal ob ihr bislang mit einer anderen Agentursoftware gearbeitet habt oder von Excel und Insel-Apps auf eine integrierte Projektmanagement-Lösung umsteigt: Meist sollen bestehende Stammdaten übernommen werden. Der Export in CSV-Dateien ist inzwischen ein Standard, der sich in der Regel unkompliziert in die neue Software importieren lässt.

Tipp: Migriert nur saubere Daten in Top-Qualität und trennt euch von Altlasten! Denn auch die neue Software „heilt" keine Versäumnisse bei der Datenpflege. Nehmt euch die Zeit, den Datenbestand von veralteten und fehlerhaften Datensätzen und Dubletten zu bereinigen. In manchen Fällen raten wir sogar explizit von einem automatischen Import ab. Ihr würdet euch wundern, wie viele Fehler ihr beim manuellen Transfer der Datensätze noch findet! Auch komplexere Verknüpfungen oder neu definierte Datenfelder lassen sich so gleich korrekt abbilden. Diese Zeitinvestition lohnt sich also!

 

5. Schulung

Nach erfolgreicher Umsetzung der organisatorischen und technischen Schritte wird es jetzt Zeit, alle Anwender mit dem neuen System vertraut zu machen. Der Software-Anbieter schult entweder alle Anwender oder nur die Key-User der jeweiligen Fachbereiche, die dann das neue Wissen intern weitergeben. Wir empfehlen sowohl aus Gründen der Ressourcen-Schonung als auch der größeren internen Akzeptanz das „Train-the-Trainer"-Konzept.

Tipp: Die ausreichende Qualifikation aller Mitarbeiter ist entscheidend für die Motivation bei der Systemumstellung! Erklärt den Teams auch, warum manche Prozesse neu definiert wurden und zeigt die Vorteile der Veränderungen für jeden Einzelnen auf.

 

6. Go Live

Der Startknopf wird gedrückt! Gerüstet mit Checklisten startet ihr in die ersten Wochen mit der neuen Unternehmenssoftware. Plant ein, dass die Effizienz des Tagesgeschäfts übergangsweise etwas niedriger ist, bis sich alle Anwender an das neue System gewöhnt haben.

Tipp: Achtet darauf, dass ihr in dieser Phase einen erreichbaren Ansprechpartner beim Softwareanbieter an eurer Seite habt. Auch Webinare, ein Anwenderforum oder direkt in die Software integrierte Tutorials helfen den Nutzern bei den ersten Schritten weiter, so dass ihr nicht bei jeder Frage den Support in Anspruch nehmen müsst.

 

7. Audit

Egal wie gut euer Projektteam gearbeitet hat: Erfahrungsgemäß gibt es immer Kleinigkeiten, die nachjustiert werden müssen. Deshalb empfehlen wir unseren Kunden ein nachgeschaltetes Audit, in dem wir die nötigen Optimierungen gemeinsam diskutieren.

Tipp: Sammelt und dokumentiert intern alle Fragen, Kommentare, Anregungen und Beschwerden! So erhöht ihr nicht nur die Effizienz des Audits, sondern eure Mitarbeiter fühlen sich mit der neuen Software nicht allein gelassen.

 

 

Implementierung ist immer individuell!

Der beschriebene Prozess hat sich in über 1.000 PROAD-Implementierungen bei Dienstleistern aller Branchen bewährt. Aber: Kein Unternehmen und kein ERP-Projekt gleich exakt dem anderen. Zwar ähneln die Workflows von Agenturen denen von IT-Unternehmen und Consultants, aber je nach Unternehmensgröße, Portfolio, Customizing, vorhandener Infrastruktur, Zeit- und Budgetrahmen können Implementierungen in Details voneinander abweichen. Kleinere Unternehmen sind dank komfortabler Cloud-Lösungen mittlerweile sogar oft in der Lage, das Onboarding in Eigenregie oder mit minimaler Remote-Unterstützung durchzuführen.

 

Und wie lange dauert eine Implementierung?

Einer der Mythen, die sich hartnäckig halten, ist die Implementierungsdauer: Häufig kursieren Zahlen von neun bis zwölf Monaten – doch gut geplant und kompetent betreut geht es auch deutlich schneller. Im Durchschnitt arbeiten unsere Kunden bereits 8 bis 12 Wochen nach dem Kickoff-Meeting mit ihrer neuen Software.

 

Copyright © J+D Software AG 2018

Zum Softwareeintrag von PROAD


 

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Über PROAD Software

Die J+D Software AG setzt mit PROAD seit 30 Jahren Standards im Markt für Agentursoftware.  Kunden schätzen neben dem großen Funktionsumfang vor allem die smarte Benutzeroberfläche, die in enger Zusammenarbeit mit UI-Experten laufend weiterentwickelt wird. Heute arbeiten mehr als 1.000 Agenturen, Consultants und IT-Unternehmen weltweit mit PROAD. Empfohlen von den führenden Branchenverbänden GWA, GPRA und FAMAB.

Pressekontakt:
J+D Software AG
Max-Planck-Straße 6c
63128 Dietzenbach

Fon +49 (0) 6074 8265-0
Fax +49 (0) 6074 44195

E-Mail: sales@proadsoftware.com
Web: proadsoftware.com
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