Agentursoftware mit KanBan Board

Inhalt

KanBan in Agentursoftware

Vor kurzem haben wir Anbieter von Agentursoftware nach ihrer Roadmap für ihre Lösungen für 2023 gefragt. Bei einigen Antworten spielte KanBan eine Rolle, weshalb wir hier eine Übersicht liefern, welche Agentursoftware Lösungen ein KanBan-Board bieten.

Methode zur visuellen Aufgabenverwaltung…

„KanBan“ ist mittlerweile überall, wo in Teams zusammengearbeitet wird, ein Thema und wird nicht nur in Agenturen immer häufiger eingesetzt, um die Aufgaben eines Teams übersichtlich und visuell anzuordnen. Die Methode, die ursprünglich als Produktionssteuerungsmethode bei Toyota entwickelt worden war, wird Heute als „Personal-KanBan“ genutzt, um Aufgaben und Termine effektiv abarbeiten zu können. Hintergrund ist die Vorstellung, dass Visualisierung generell hilfreich ist, weitreichende Zusammenhänge leichter zu verstehen und ihre Komplexität zu erfassen. In der Projekt- oder Teamarbeit ist die Methode ein probater Weg, dem Team Projektschritte, Teilprozesse, Aufgabenstatus und Ergebnisse sichtbar und nachvollziehbar zu zeigen.

…digital umgesetzt

Was ursprünglich rein analog eingesetzt wurde und zu den bekannten Stand-up-Meetings vor großen Wandpaneelen geführt hat, wird mehr und mehr digital umgesetzt. Produkte wie Trello oder Slack sind hier die bekanntesten Vertreter. Allerdings haben diese Tools – nebst in der Regel einer Datenhaltung in Übersee – den entscheidenden Nachteil, dass es sich um Stand-alone-Lösungen handelt. Die Verwaltung der kleinen Kärtchen erfolgt häufig losgelöst von Projektplanungen, Jobbeschreibungen, Mitarbeiterrechten oder Budgets. Dies auf Kosten eines Gesamtüberblicks, den wiederum eine Agentursoftware bieten kann.

Agentursoftware und Aufgabenplanung

Es ist also naheliegend, dass immer mehr Agentursoftware-Lösungen die Möglichkeit bieten, die Aufgaben eines Projektes in einer KanBan-Ansicht zu visualisieren. Dabei bietet Agentursoftware gegenüber einer „reinen“ Team-Aufgaben-Verwaltung zahlreiche Vorteile: Denn die Aufgaben des Teams sind eingebettet in und extrahiert aus den Projekten der Agentur. Diese wiederum werden in Agentursoftware häufig aus vorher erstellten Angeboten und deren Angebotspositionen umgewandelt, was nicht nur die Aufgabenerstellung erleichtert, sondern auch das Controlling. Selbstverständlich bieten auch die spezialisierten Produkte gewisse Vorteile, zu denen zweifelsohne die Konzentration der Tools auf die Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams gehört. Hier geht es um eine grundsätzliche Frage, die an dieser Stelle offen bleiben muss…

Agentursoftware und KanBan

Im folgenden finden Sie eine Darstellung der Agentursoftware-Lösungen, die ein KanBan Board anbieten oder zumindest eine visuelle Aufgabenplanung.

active.agency bietet zwar keine KanBan Ansichten, kann aber Tickets/Aufgaben verwalten. Diese können dann zu verschiedenen Systemen wie Jira, Redmine usw. übertragen werden. Dies geht auch umgekehrt, so dass Tickets/Aufgaben von externen System importiert werden können, was für die Abrechnung notwendig sein kann. Zusätzlich können Tickets/Aufgaben mit Outlook oder Outlook365 synchronisiert werden. Hier greift je nach O365-Installation O365/Outlook live auf active.agency Daten zu.
DieAgenturverwaltung: Das KanBan Board steht bei DieAgenturverwaltung auf der Roadmap für 2023. In der Agenturverwaltung können bereits jetzt Aufgaben mit Infos zu Status, Projekt und Verantwortlichen erstellt werden. Dies kann sowohl manuell, als auch aus Kostenvoranschlägen heraus geschehen. Zudem können Unteraufgaben mit Fortschrittsanzeigen und Kommentaren erstellt werden und auch die Zeiterfassung gegen Aufgaben ist möglich.
Deals&Projects bietet Aufgabenlisten samt Infos zum User, Status, Fortschritt, Deadline und Terminen. Aufgaben können in Charts angelegt und verschoben werden.

Aufgabenplanung in deals&projects mit Drag&Drop

easyJOB bietet eine Kanban-Ansicht für Aufgaben. Im Kanban-Board können Aufgaben auf die Teammitglieder verteilt und der Status durch Verschieben per Drag & Drop geändert werden. Die Aufgaben-Kärtchen enthalten: Beschreibung der Aufgabe, Priorität, Zeitraum, Deadline, Kunde-/Projektname, zugeordnete Mitarbeiter und geplante Stunden. Mit Doppelklick öffnet sich von der Karte aus der Detail-Dialog, hier können zusätzliche Informationen wie z.B. Beschreibungstexte hinterlegt und Dokumente hochgeladen werden. Die Aufgaben lassen sich auch in Listenform, im Kalender oder als Gantt-Diagramm anzeigen. Zusätzlich bietet easyJOB eine Jira Schnittstelle.

In helloHQ lassen sich Projekte in modernen Kanban Boards anzeigen und einfach per Drag-and-Drop bearbeiten. Dabei können die „Spalten“ frei aus den Status der Aufgaben definiert werden. So ergibt sich eine projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben. HQ verfügt über eine Jira Schnittstelle.

KBMpro bietet sowohl ein „klassisches” KanBan-Board, aber auch die Möglichkeit, beliebig viele weitere Boards individuell zu erstellen. So kann jedes Team für jedes Projekt individuelle Sichten auf die eigenen Tasks definieren. Der Clou dabei ist, dass ein Task auch in mehreren Boards erscheinen kann und man z.B. somit zwischen seiner Tages-/Wochenplanung, dem Teamplan und der Projektansicht wechseln kann, ohne etwas aus dem Blick zu verlieren. Weiteres Goodie: KBMpro bietet zusätzlich die Möglichkeit, die täglichen Teamaufgaben auf einen Großbildschirm zu listen. So sind alle jederzeit UpToDate, auch ohne das System öffnen zu müssen.

Für LEADING Job steht ein neues Kanban Board im Projektmanagement Modul auf der Roadmap. Zusätzlich stellt LeadingJob eine JIRA-Schnittstellen zur Verfügung.
In MOCO selbst gibt es kein KanBan Board. Allerdings bietet es einfache Aufgaben über die Planung an, auf die auch direkt Zeiten erfasst werden können. Für umfassendes Taskmanagment und Collaboration grenzt sich MOCO mit seinem administrativen Fokus ab und integriert statt dessen die beliebtesten Profitools wie Trello, Asana, Jira etc. Mit dieser Integration, die kostenlos von MOCO zur Verfügung gestellt wird, können direkt auf die Aufgaben Zeiten für MOCO erfasst werden, ohne das Tool wechseln zu müssen.

Poool verfügt über ein KanBan-Board. Die ToDo-Karte zeigt Zuständigkeit, Projekt, Aufgabe, Termine und Fertigstellungsgrad. Es können Zusatzinformationen angegeben werden, die sich per Klick öffnen.

PROAD hat kein tatsächliches KanBan Board, aber im Dashboard werden Aufgaben in Karten organisiert. In der Aufgabe können zuständige Teammitglieder, Status, Projekt, Deadline und Budget gespeichert werden. Ist eine Aufgabe fertig, kann der Status per Mausklick auf dem Dashboard angepasst werden.
projectfacts stellt digitale Boards für die Aufgabenverwaltung und Projektarbeit zur Verfügung. Es kann nach Scrum, Kanban oder einer eigenen agilen Methode gearbeitet werden. Für 2023 ist zusätzlich hybrides Projektmanagements in Planung. Das Ziel ist, agile und klassische Projektmethoden miteinander zu vereinen.

Die Kanban-Board-Ansicht in Projektron BCS für Tickets und Aufgaben erlaubt die schnelle Ticketerstellung, Zuweisung von Bearbeitern aus dem Team, Priorisierung und Statusänderung per Drag and Drop. Das Board ist problemlos an die eigenen Anforderungen und Methoden anpassbar. Für die Arbeit nach Scrum bietet BCS außerdem ein eigenes Scrum Board. Zusätzlich stellt Projektron Schnittstellen zu JIRA und JIRA-Cloud zur Verfügung.

In ProSonata können die Projektaufgaben als KanBan-Board angeordnet und bearbeitet werden. Gleichzeitig können über die Aufgabenkarten die Zeit erfasst werden. Eine Karte kann die Bezeichnung, den Termin und die Zuständigkeit sowie Kommentare erfassen und Dateien zur Aufgabe uploaden. Im Bereich „meine Aufgaben“ sehen die Mitarbeiter nur ihre eigenen Aufgaben – wahlweise als Liste, Kanban-Board oder Gantt-Chart. Ein Erweiterungsmodul bietet eine komplette Übersicht aller Aufgaben aller Mitarbeiter als Board.

QuoJob verfügt über ein selbstkonfigurierbares Kanban Board. Hier können sowohl das wording als auch die Ansicht von jedem User individuell gestaltet werden. Termine, neue Aufgabe, Zeit, Status, Dateien können dort direkt angelegt und verbucht werden..

Die TEAMBOX bietet agiles Projektmanagement mit Leistungserfassung auf Arbeitspaketen und Aufgaben und der Darstellung als Balkenplan und Kanban Board. Der Workflow kann individualisiert werden und die Aktivitäten können via Drag&Drop verschoben werden. Es können direkt Aktivitäten angelegt werden oder bearbeitet werden. Der Kanban Status ist auch in Todo Listen sowie in der automatischen Ressourcenplanung sichtbar (und kann auch dort verändert werden). Es gibt weiters eine hoch konfigurierbare JIRA-Schnittstelle.

Agiles Projektmanagement mit KanBan in der TEAMBOX

In Teamleader Orbit kann die Kanban-Ansicht auf verschiedene Weisen genutzt werden. Im Wesentlichen ermöglicht sie eine Zusammenarbeit an Projekten mit Kanban-Boards und Aufgabenlisten. Diese können mit Projekten oder anderen Elementen (Kunden, Angebote, Tickets, Diskussionen usw.) verknüpft werden, um einen granularen Ansatz zu ermöglichen und mit internen oder externen Partnern (Freelancern ohne Orbit-Benutzerkonto, Kunden usw.) über das Extranet geteilt werden. Es gibt 2 Optionen: Entweder starten Sie von Grund auf und fügen manuell personalisierte Spalten und Aufgaben hinzu oder starten von einer von Ihnen erstellten Vorlage. Bei Bedarf können Sie eine Beschreibung hinzufügen und die verantwortliche Person auswählen. Weitere Benutzer und Follower können später zum Board hinzugefügt werden.

Mit TROI können Aufgaben verwaltet und in einem KanBan-Dashboard – auch über Drag and Drop – angeordnet werden. In der Aufgabe können Termine, Priorität, Status festgehalten sowie die Zeit erfasst werden. Aufgaben können kommentiert werden und es gibt die Möglichkeit Dateien hochzuladen. Des weiteren ist eine Schnittstelle zu JIRA und Asana vorhanden.

Funktionen der KanBan-Karten

Unabhängig von der Möglichkeit, die aus der Projektplanung der Agentursoftware resultierenden Aufgaben in einem KanBan-Board abzubilden, unterscheiden sich die Optionen, die die Kärtchen selbst bieten. Die folgende Aufstellung zeigt, über welche Funktionen die Aufgaben bieten.

Funktion Software	Drag&Drop	Spalten selbst definieren	Ausführliche Aufgabenbeschreibung (2)	Kommentierung (3)	Aufgaben als GANTT (4)	Datei zur Aufgabe uploaden	Zeiterfassung in der Aufgabe (5)
Deals&Projects
easyJOB
helloHQ
KBMpro
Poool
PROAD
Funktion Software	Drag&Drop	Spalten selbst definieren	Ausführliche Aufgabenbeschreibung (2)	Kommentierung (3)	Aufgaben als GANTT (4)	Datei zur Aufgabe uploaden	Zeiterfassung in der Aufgabe (5)
projectfacts
Projektron
ProSonata
QuoJob
Teambox
Teamleader Orbit
TROI

2 Aufgabenbeschreibung mit Start/Finish, Status, Priorität, Zusatzinformationen
3 Kommentierung durch andere Teammitglieder
4 Aufgaben zusätzlich als GANTT Diagramm darstellbar
5 Zeiterfassung innerhalb der Aufgabe im Board