Schon der Agentursoftware-Markt in den DACH-Ländern ist bereits äußerst vielschichtig – die wichtigsten 20 Agentursoftware-Lösungen finden Sie hier im Agentursoftware Guide. Gleichzeitig wächst er immer noch und es kommen Systeme aus dem europäischen Markt hinzu. Agenturen, die ihre Prozesse – weiter – digitalisieren wollen, haben die Qual der Wahl zwischen vielen unterschiedlichen Produkten, die sich in ihren Funktionen und Anwendungsbereichen unterscheiden. Dazu kommt die Entscheidung zwischen Systemen und Technologien.
Wozu tendieren Sie? Cloudlösung oder Inhouse-Server? All-in-one oder Best-of-Breed?
In diesem Beitrag geht es um die Differenzierung von All-in-one- zu Best-of-Breed-Lösungen. Beiträge zur Frage Cloud oder OnPremise finden Sie unter dem Tag „Cloud vs.OnPremise“
All-in-one oder Best-of-Breed
Eine der Entscheidungen, die getroffen werden muss, ist die Frage, ob eine All-in-one oder Best-of-Breed in Frage kommt. Finden Sie hier die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen und die Vor- und Nachteile.
Was muss eine Agentursoftware überhaupt können?
Eine Agentursoftware ist die branchenspezifische Variante einer Business-Lösung zur Verwaltung eines Unternehmens. Deshalb sollte eine Agentursoftware grundsätzlich alle wesentlichen kaufmännischen Prozesse – von der Akquise bis zur Rechnungslegung – abbilden können. Lesen Sie hierzu den Artikel „Was ist Agentursoftware“. Ziel ist, so gut wie jeden manuellen Prozess zu digitalisieren und die Bereitstellung aller wichtigen Daten für alle Prozesse und somit Beteiligten zur Verfügung zu stellen.
Begriffsbestimmung: All-in-one-Software
Bei einer All-in-one-Agentursoftware handelt es sich um ein System EINES Anbieters, das alle Funktionsbereiche in einer einheitlichen Lösung unter einer Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt. Von der Stammdaten-Haltung über die Job- bzw. Projektverwaltung, die Zeiterfassung und die Fremdleistungsverwaltung bis zur Rechnungsstellung. Alle wesentlichen Unternehmensprozesse der Agentur werden in einer Software-Lösung abgebildet.
Wirklich alle? Hier gibt es durchaus Abstufungen. Ist Personal/HR eine wesentlicher Unternehmensprozess? Oder Buchhaltung? Letzteres wird in so gut wie keiner Agentursoftware integriert, HR in manchen…
Begriffsbestimmung: best-of-Breed
Best-of-Breed bedeutet übersetzt „Das Beste einer Sorte“. Hier wird das Ziel verfolgt, mit einzelnen spezialisierten Programmen einzelner Anbieter die einzelnen unternehmerischen Prozesse mit den jeweils besten Tools abzudecken. Bei Anbietern von Best-of-Breed-Agentursoftware-Lösungen verschwimmen die Grenzen zwischen den beiden Ansätzen in unterschiedlicher Ausprägung, da „Agentursoftware“ für sich genommen bereits viele Prozesse unter einem Dach vereint und löst.
Vorteile der jeweiligen Strategien
Beide Strategiern haben ihre Vor- und Nachteile. In diesem Beitrag werden die Vorteile thematisiert, die zu Nachteilen des jeweils anderen werden können.
| Vorteile All-in-one | Vorteile Best-of-Breed |
|---|---|
| Alles unter einem Dach; ein Ansprechpartner, ein Support | Zusammenführung von Speziallösungen über Schnittstellen |
| Ein Anbieter, eine Software, eine Benutzeroberfläche | So kann ebenfalls ein Komplett-System entstehen, ohne Abhängigkeit von einem Anbieter |
| Dadurch weniger Schulungsaufwand | Hohe Flexibilität in der Anpassung an Besonderheiten der Agentur; nur die Funktionen, die auch benötigt werden |
| Alle Daten in einem System und damit mehr Überblick und gleichzeitig geringeres Risiko von Datenverlust | Entwicklung aus der Agentur heraus, welche Bereiche digitalisiert werden; siehe auch Digitalstrategie |
| Klarerer Datenschutz, auch bezüglich des Serverstandortes bei Cloud-Lösungen | Beste Lösungen werden so eingesetzt, wie sie benötigt werden |
| Kostenüberblick: besserer Überblick über Lizenzgebühren, Vertragslaufzeiten | Durch eine ggf. bereits bestehende Nutzung einzelner Tools in Teilen der Agentur sind bereits Erfahrungen vorhanden |
Vor- und Nachteile abwägen
Beide Ansätze haben berechtigte Vor- und Nachteile. Bei der Abwägung spielen sowohl Software-technische Fragen eine Rolle, Sicherheitsaspekte und Pflegeaufwand ebenso und die Größe der Agentur sicherlich auch. Als ein Vorteil einer All-in-One-Software wird beispielsweise der geringere Schulungsaufwand genannt, der für die Nutzung aufgebracht werden muss, weil alle Mitarbeitenden in allen ihren Bereichen mit dem gleichen System arbeiten können. Aber braucht ein Personaler tatsächlich den Zugriff auf die gleichen Daten wie die Controllerin? Was ist gewichtiger: Mitarbeitende mitzunehmen, die evtl. bereits seit Jahren mit spezifischen Tools wie Awork arbeiten, um Projektfortschritte zu kommunizieren oder die Gefahr von Datenverlust, weil Projekt in zwei oder mehreren Systemen angelegt werden müssen – zumal, wenn gerade zu DEM einen in der Agentur genutzten Tool keine Anbindung zur Agentursoftware herzustellen ist? Es gilt, gut abzuwären bevor entschieden wird!
Aber Achtung Datenschutz: Ein Unterschied soll hier allerdings besonders erwähnt werden – gerade weil der Aspekt in Agenturen leider immer wieder nicht ausreichend berücksichtigt wird: Wenn Sie Wert darauf legen, dass Datenschutz-seitig in Ihrer Agentur alles „sauber“ ist, holen Sie sich besser nicht über Integrationen Software ins Haus, deren Server beispielsweise in den USA stehen oder die auf andere Weise nicht die Vorgaben des hießigen Datenschutzes berücksichtigen.
Agentursoftware keine Trennschärfe
Doch vielleicht sind die beschriebenen Vorteile der jeweiligen Entwicklungsrichtungen unterm Strich gar nicht so bedeutsam. Weiter oben wurde bereits angesprochen, dass All-in-One-Lösungen die unternehmerischen Prozesse in unterschiedlicher Tiefe abbilden. Damit ist es durchaus notwendig, auch an diese weitere Software-Programme „anzudocken“. Ist es also All-on-one oder Best-of-Breed, wenn Buchhaltung und Personalverwaltung als Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden? Selbst MOCO, dessen Anbieter*innen die Software selbst vermutlich eher der Gruppe der Best-of-Breed-Lösungen zuordnen würden, hat zwischenzeitlich einen beachtlichen Funktionsumfang, während der Allrounder KBMpro über zahlreiche Schnittstellen und HTTP-API für frei definierbare Kundenanforderungen verfügt. Wo also die Trennlinie ziehen?
Fazit
Ich denke, es ist letztlich gar nicht so entscheidend, welchen technischen Schwerpunkt welcher Anbieter setzt. Wichtig ist, dass die Software zu Ihrer Agentur passt und Ihren Bedarf abdeckt. Es gibt nicht DIE perfekte, allgemeine Antwort, welche Variante besser ist. Bei der Entscheidung spielt im Endeffekt nur der individuelle Bedarf der Agentur die entscheidende Rolle.
© Grafiken Agentursoftware Guide, H. Mews
Beitragsbild von Mudassar Iqbal auf Pixabay
Agentursoftware verstehen mit dem original Agentursoftware-Guide
Was muss eine Branchen-Software können, damit sie mich in meinem Berufsalltag unterstützen kann? Welche Arten von Agentursoftware gibt es? Welche Programmfunktionen brauche ich jetzt, welche vielleicht erst später?
Erfahren Sie auf Agentursoftware-Guide.de, worin die Unterschiede der Anbieter liegen.