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Projectfacts: Hybrid Work: Chancen, Modelle und Praxis-Tipps

Was ist Hybrid Work?

Hybrid Work ist eine moderne Form der Zusammenarbeit, bei der Mitarbeiter teilweise im Büro, teilweise im Home Office oder mobil an einem externen Platz zusammenarbeiten. Seit der Pandemie erfreut sich das hybride Arbeiten enormer Beliebtheit, denn es bietet Unternehmen genau die Flexibilität, die sie gerade brauchen.

hybrid_work_projectfacts © fanjianhua – freepik_com 2022
© fanjianhua – freepik_com 2022

Ist Hybrid Work das Arbeitsmodell der Zukunft?

Doch das Phänomen des Hybrid Work ist kein neues, schon vor Corona zeichnete sich ab, dass der Wunsch nach mobil-flexibler Zusammenarbeit immer größer wird – und eine wichtige Rolle bei der Arbeitgeberwahl spielt. Das zeigt eine großangelegte Studie der Universität St. Gallen. Zwischen 2016 und 2022 befragte das Team um Prof. Dr. Heike Bruch über 93.000 Mitarbeiter in über 500 Unternehmen im DACH-Raum.¹

Die Ergebnisse zeigen, dass 2021 bereits 56 % der Mitarbeiter zeitweise im Home Office arbeiteten – Tendenz steigend. Auch der Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen ist in diesem Zeitraum kontinuierlich gewachsen. Vor allem in den jüngeren Generationen X und Y streben mehr als 80 % moderne und flexible Möglichkeiten der Zeiteinteilung an.

Hybride Arbeit ist gekommen, um zu bleiben

Die Autoren der Studie sehen in der Pandemie nicht den Auslöser, sondern vielmehr einen Katalysator für einen generellen Wandel hin zu „New Work“ – einer neuen Art der flexiblen Zusammenarbeit. Dieser Umbruch werde vor allem durch zwei Megatrends getrieben: die digitale Transformation und den demografischen Wandel.

Während die Digitalisierung Abläufe beschleunigt und Hybrid Work technisch erst möglich macht, bringt der demografische Wandel einen stärker werdenden Wettbewerb um junge, gut ausgebildete Fachkräfte mit sich. Und die Forderung der jungen Generation ist klar: Arbeit muss attraktiv und flexibel werden. Nicht zuletzt deshalb folgern die Autoren: „Hybrid Work ist kein Übergangsphänomen, sondern gekommen, um zu bleiben.“¹

Modelle für hybrides Arbeiten

Wie viele Tage pro Woche Arbeitnehmer im Büro verbringen sollten und wie viele im Home Office, darüber sind sich viele Unternehmen noch uneins. In der Praxis finden sich eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle. Sie lassen sich vier Typen zuordnen:

  • Vorwiegend Büro: Home Office wird in Ausnahmefällen akzeptiert, die Regel ist aber, dass Arbeitnehmer gemeinsam im Büro arbeiten.
  • Teilflexibel: An einzelnen Tagen in der Woche dürfen bzw. sollen Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten. Diese Tage können frei wählbar sein oder sind synchron im ganzen Unternehmen festgelegt.
  • Vollflexibel: Mitarbeiter entscheiden vollkommen frei für jeden Tag der Woche, ob sie im Büro oder im Home Office arbeiten.
  • Vorwiegend Home Office: Im Büro trifft man sich nur noch für Teamarbeit oder andere spezielle Anlässe. Der Regelfall ist die Arbeit von zuhause.

Führungskräfte wollen vorwiegend Bürobetrieb

Eine Umfrage von McKinsey & Company zeigt, dass sich mehr als die Hälfte der Führungskräfte auch nach der Pandemie einen Office-Anteil von mindestens vier Tagen pro Woche wünscht.² Zwar schätzen Führungskräfte das „Work-from-Home-Experiment“ als überraschend effektiv ein, aber langfristig schade Home Office der Unternehmenskultur und dem Zugehörigkeitsgefühl der Arbeitnehmer.

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Arbeitnehmer wünschen sich eine flexible Arbeitswoche

Unter den Angestellten wünschen sich hingegen nur noch 37 Prozent der Befragten eine Rückkehr zum reinen Bürobetrieb.² Als deutlich attraktiver erachtet mehr als die Hälfte von ihnen die neue Form der hybriden Zusammenarbeit, fast doppelt so viele wie noch vor der Pandemie.

71 Prozent derjenigen, die ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, wären sogar bereit, den Arbeitgeber zu wechseln, wenn er hybrides Arbeiten nicht duldet. Darunter sind vor allem viele Frauen und jüngere Angestellte zwischen 18 und 34 Jahren.

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Zwei bis drei Tage Home Office sind optimal

Eine Studie zur hybriden Arbeit in einem Liechtensteiner Konzern untersuchte die Frage, wie viele Home-Office-Tage für Produktivität und Gesundheit empfehlenswert sind.³ Die Ergebnisse zeigen, dass zwei bis drei Tage Home Office pro Woche den idealen Kompromiss darstellen. Leistung, Wohlbefinden und Schlafqualität seien bei dieser Aufteilung am besten ausgeprägt. Sowohl mehr als auch weniger Home-Office-Tage führen zu schlechteren Ergebnissen.

Chancen und Risiken der hybriden Arbeit nutzen: Zwei Szenarien

Hybride Arbeit ist für viele Unternehmen langfristig alternativlos. Dennoch bietet die moderne Zusammenarbeit neben vielen Vorteilen auch einige Nachteile. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie mit einem guten Konzept Chancen nutzen und Risiken vermeiden.

Die folgenden beiden Szenarien zeigen, von welchen Vorteilen Unternehmen mit einer guten Strategie für das Hybrid Work profitieren können bzw. mit welchen Nachteilen sie rechnen müssen, wenn die digitale Zusammenarbeit nicht gut organisiert ist.

Positivszenario:
Mehr Produktivität und Zufriedenheit

  • Mehr Produktivität: Untersuchungen zeigen, dass Home Office häufig mit weniger Ablenkung, mehr Flexibilität und einer besseren Arbeitsorganisation einhergeht. Von dieser Steigerung der individuellen Produktivität kann auch das Unternehmen profitieren.
  • Kostenersparnis: Unternehmensverantwortliche sehen Einsparungspotenziale von bis zu 20 % durch hybride Arbeit. Angefangen von weniger Büromaterial bis hin zu kleineren Büroflächen oder angemieteten Coworking-Spaces.
  • Employer Branding: Flexible Arbeitsformen kommen gut an und sind ein wichtiges Argument im Kampf um Fachkräfte. Auch die Möglichkeit, neue Mitarbeiter standortunabhängig anzuwerben, ist ein großes Plus für viele Unternehmen.

Negativszenario:
Isolation und „Digital Fatigue“

  • Weniger Produktivität: Fehlen die richtigen Rahmenbedingungen für die digitale Zusammenarbeit, sind Mitarbeiter weniger kreativ und produktiv. Sie arbeiten dann eher als Einzelkämpfer, worunter die Teamleistung leidet.
  • Isolation: Fehlt es an persönlichem Austausch mit Kollegen, fühlen sich Mitarbeiter häufig isoliert und einsam. Teilweise tritt diese Vereinsamung sogar auf, wenn mehr kommuniziert wird als im Büro.
  • Digital Fatigue: Hybrides Arbeiten geht mit einer erhöhten Stressgefahr einher. Man spricht in diesem Zusammenhang von Digital Fatigue oder auch Technostress. Mitarbeiter fühlen sich dann schneller müde und erschöpft.

Empfehlungen und Praxis-Tipps für erfolgreiches Hybrid Work

Hybride Arbeit ist schwieriger zu organisieren als reiner Bürobetrieb oder Remote Work, denn die Zusammenarbeit bringt sowohl technische als auch organisatorische Schwierigkeiten mit sich. Mit den folgenden Tipps und Empfehlungen vermeiden Sie die gängigsten Fehler und schaffen optimale Voraussetzungen für die hybride Zusammenarbeit.

1. Kommunizieren Sie klare Richtlinien für die hybride Arbeit

Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern offen und transparent, was Sie von Ihnen erwarten. Ist Arbeit aus der Ferne erlaubt? Wenn ja, an wie vielen Tagen pro Woche? Müssen bestimmte Kernarbeitszeiten eingehalten werden? Wann sind Sie erreichbar? Wann sollen Ihre Mitarbeiter erreichbar sein und über welche Kanäle?

Nur wenn Sie grundsätzliche Fragen gleich zu Beginn klären, funktioniert die virtuelle Zusammenarbeit dauerhaft reibungslos. Sie sollten auch Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und Ideen einzubringen. Davon profitiert nicht nur der Zusammenhalt im Unternehmen, sondern oft auch die Produktivität.

2. Schaffen Sie die nötigen technischen Voraussetzungen

Nach mehr als zwei Jahren Pandemie haben sich viele Unternehmen mittlerweile auf Home Office und Co eingestellt. Microsoft Teams, Zoom oder ähnliche Videokonferenztools haben Einzug gehalten. Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte haben Wege gefunden, um miteinander zu arbeiten.

Das hybride Arbeiten bringt jedoch einige zusätzliche Anforderungen mit sich. Teams tauschen sich nun nicht mehr vollständig remote untereinander aus, sondern ein Teil der Mitarbeiter sitzt im Büro, während ein anderer Teil im Home Office arbeitet. Ihre Büro- und Konferenzräume müssen gewappnet sein, Teilnehmer spontan online zuzuschalten. Statt Headsets sind für die hybride Arbeit Konferenzlautsprecher gefragt. Damit alle Beteiligten sich sehen und verstehen können, müssen unter Umständen zusätzliche Beamer, Videokameras oder Schallisolierungen angeschafft werden.

3. Sorgen Sie für vollständig digitale Prozesse in der Cloud

Hybride Arbeit kann nur dann funktionieren, wenn Ihre Mitarbeiter alle wichtigen Arbeitsabläufe gleichermaßen im Home Office wie im Büro erledigen können. Sie sollten nicht auf Aktenordner angewiesen sein oder auf Dateien, die lokal auf einem Bürorechner abgelegt sind.

Damit die virtuelle Zusammenarbeit gelingt, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Daten und Dokumente sind online für alle zugänglich, die damit arbeiten sollen.
  • Arbeitsabläufe können vollständig digital und online abgewickelt werden.

Der erste Punkt setzt eine Online-Dateiablage voraus, auf die Ihre Mitarbeiter Zugriff haben. Dafür eignet sich beispielsweise ein geteiltes Laufwerk im Firmenintranet. Besser ist allerdings eine Cloud-Software, die Daten und Prozesse miteinander verknüpft. Niemandem ist geholfen, wenn sich Ihre Buchhaltungsmitarbeiter zwar eine Rechnungsvorlage herunterladen können, das Einpflegen der Positionen und die Rechnungsfreigabe aber unzählige Mails oder Chatnachrichten erfordert.

Geeignete Unternehmenssoftware wie projectfacts verbindet eine Cloud-Dateiablage mit digitalen Workflows. Sie erlaubt, nicht nur online auf Dateien und Dokumente zuzugreifen, sondern auch gemeinsam damit zu arbeiten

4. Ermöglichen Sie Ihrem Team, sich selbst zu organisieren

Je flexibler die Zusammenarbeit, desto größer der Abstimmungsbedarf. Wer ist wann im Büro? Wo kann ich morgen arbeiten? Während sich kleine Teams noch per Chat abstimmen können, sind gerade mittlere und große Teams auf ein Online-Tool angewiesen.

Die projectfacts Unternehmenssoftware kombiniert dafür alle wichtigen Geschäftsprozesse mit einem Tool für die Arbeitsplatzplanung. Es erfüllt zwei wesentliche Anwendungszwecke, damit sich Ihr Team selbstständig organisieren kann:

  • Information: Ihre Mitarbeiter können sich jederzeit online darüber informieren, wo ihre Kollegen gerade arbeiten. Wer ist im Büro? Wer im Home Office? Wann kommt Kollegin Musterfrau wieder? Ideal ist die Kombination mit der Urlaubs- und Krankheitsverwaltung. So erhalten nicht nur Sie als Vorgesetzter, sondern auch Ihre Mitarbeiter ein aktuelles und vollständiges Bild.
  • Planung: Ein weiterer wesentlicher Nutzen besteht in der Arbeitsplanung für die Zukunft. Mitarbeiter können schon im Voraus angeben, wann sie im Büro arbeiten möchten und wann im Home Office. Auch Schreibtische oder Büroräume lassen sich vorab reservieren. Das eignet sich besonders für Unternehmen, die keine feste Platzzuteilung mehr vornehmen, sondern auf das Desk-Sharing-Prinzip setzen.

Wichtig ist darüber hinaus, dass sich Regelungen direkt online abbilden lassen. Ist Home Office beispielsweise nur an bestimmten Tagen möglich? Sind einzelne Büroräume nur nachmittags buchbar? Auch eine Standardplanung sollte sich hinterlegen lassen. Das erspart Ihren Mitarbeitern die immer gleichen Buchungen.

Hybrid Work mit passender Software meistern

Die Praxis zeigt, dass Hybrid Work oft an den Voraussetzungen scheitert. Mangelnde Digitalisierung verbaut vielen Unternehmen den Weg. Machen Sie Ihre Firma jetzt fit für die hybride Zusammenarbeit der Zukunft. Unser Beratungsteam unterstützt Sie gerne dabei.

Beitragsbild: © fanjianhua – freepik.com (2022)

Quellen

¹ https://www.haufe.de/personal/hr-management/verbreitung-hybrides-arbeiten-entwicklung-und-perspektiven_80_562568.html

² https://www.mckinsey.com/business-functions/people-and-organizational-performance/our-insights/its-time-for-leaders-to-get-real-about-hybrid

³ Fürstenberg, N. & Bruch, H. (2022). Resilienz und Führung im Homeoffice: Zwischen Produktivität und Wohlbefinden. PERSONALquarterly, (2), 46-52.

Der Artikel erschien zuerst im Blog der 5POINT AG

© 5POINT AG


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