Skala

skala ist eine vollständige Jobmanagement- und Produktionslösung. Die gesamte Projektabwicklung sowie die Abbildung jeder Unternehmensstruktur sind innerhalb des Systems möglich.

Folgende Bereiche sind integriert:

• Jobadministration (Joberöffnung, Budgetierung, Jobkosten-Controlling)
• Jobabwicklung (KVA, Anfragen, Lieferantenaufträge sowie Rechnungseingang)
• Arechnung (Kundenabrechnung und Auswertungen)
• Zeiterfassung
• Finanzbuchhaltung und Kostenrechung (optional)

skala zeichnet sich durch hohe Systemoffenheit aus. Fremddokumente können jederzeit in die elektronische Jobtasche eingefügt, bereitgestellt und mit Jobs verknüpft werden.

Daten können auf Knopfdruck selektiert und exportiert werden, um sie z. B. mit Excel weiter zu bearbeiten. skala wird mit integrierter DATEV – Schnittstelle geliefert.  

Das Handling ist anwenderfreundlich und die hohe Funktionalität fördert die Akzeptanz der Lösung. Damit bietet sich allen Anwendergruppen ein attraktiver Systemzugang.

Stichpunkte zu skala

Compliance
Regelkonformität ist ein zentrales Thema. Beispielsweise die GDPdU der deutschen Finanzbehörden. Die automatische Archivierung aller Systemdokumente sorgt dafür, dass jederzeit zentral auf diese Dokumente zugegriffen werden kann und sie somit problemlos GDPdU - konform bereitgestellt werden können.

Realtime
Sämtliche Daten werden in Echtzeit verarbeitet, genau dann, wenn sie anfallen. Da alle Anwender auf der integrierten Progress-Datenbank arbeiten, stehen sämtliche Informationen sofort zur Verfügung.

Dokumentenmanagement (DM)
skala ist mit einem integrierten DM ausgestattet. Dokumente, wie z.B. KVA und Ausgangsrechnungen werden auf Basis von Vorlagen erzeugt. Die Vorlagen werden z. B. mit Word erstellt, so dass sämtliche Formatierungs- und Layoutfunktionen zur Verfügung stehen. Es können beliebig viele Layoutvarianten im System hinterlegt werden. Grundsätzlich kann jedes Dokument gedruckt, gemailt, gefaxt oder direkt in PDF umgewandelt werden.

Mit Hilfe des DM werden auch Fremddokumente in das System integriert. Sämtliche Dokumente werden in einem zentralen Archiv gespeichert. Hier sind sie Kunden und Jobs zugewiesen. Aus dieser elektronischen Jobtasche können sie jederzeit erneut aufgerufen werden. Es werden sämtliche Versionen gespeichert.

Mehrsprachigkeit
skala ist in verschiedenen Sprachen einsetzbar. Jeder Anwender hat ein Sprachkennzeichen.
Das entscheidet bereits beim Programmeinstieg, in welcher Sprache der Mitarbeiter arbeitet.

Funktionen

Jobmanagement

• Bis zu 4 Projektebenen: Konzern, Kunde, Produkt, Job
• Darstellung der Job-Basisinformationen in Foldern
• Übersicht über KVA, Anfragen und Aufträge
• Die Elektronische Jobtasche sammelt alle Eigen-/Fremddokumente
• Jobspezifische Dokumente (z. B. Kontaktbericht) auf Knopfdruck

Ressourcenplanung

• Mitarbeiterzuweisung auf Job-, Produkt-, Etat- oder Konzernebene
• Die Zuweisung von Mitarbeitern erfolgt arbeitsschrittspezifisch
• Jeder Mitarbeiter erhält eine grafische Terminübersicht
• Eine Superuserfunktion ermöglicht Projektverantwortlichen eine übergreifende Auskunft

Terminplanung

• Verwaltung von Terminen auf Jobebene, auch blockweise
• Verknüpfung von Job und Mitarbeiter ermöglicht die individuelle Terminplanung
• Termine sind schnell und unkompliziert verschiebbar
• Das Programm berücksichtigt Wochenenden und ‚Ecktermine‘
• Termine werden grafisch in einer Kalenderansicht dargestellt

Budgetierung

• Budgetplanung als Kosten- und Stundenbudgetierung auf der Basis von Leistungsgruppen
• Die Leistungsgruppen sind frei über das Leistungsverzeichnis zu definieren
• Die Planung kann auf den Ebenen Job, Produkt oder Etat stattfinden

Jobabwicklung

Das Schreiben und Verwalten von KVA, Anfragen und Aufträgen erfolgt in einem Programm. Hierdurch ist ein einheitliches Handling für alle Arbeitsabläufe gewährleistet.

Kostenvoranschläge

• KVA in verschiedenen Sprachen / Währungen möglich
• Auf Knopfdruck beliebig viele Anfragen / Aufträge aus einem KVA
• Agenturvergütung und KSV werden automatisch berechnet
• Die Leistungen sind zentral hinterlegt und können spezifisch angepasst werden
• Kundenspezifische Preise möglich
• Abrechnung auf Basis des KVA

Anfragenverwaltung

• Lieferantenanfragen können verglichen und dem Kunden präsentiert werden
• Erzeugung eines Auftrags aus der Anfrage des ausgewählten Lieferanten
• Erzeugte Anfragen werden in der Elektronischen Jobtasche archiviert

Lieferantenaufträge

• Lieferantenaufträge in verschiedenen Sprachen / Währungen möglich
• Leistungen sind zentral hinterlegt und können spezifisch angepasst werden
• Die Einkaufsdaten stehen der Abrechnung zur Verfügung
• Verschiedene Produktivitätsauswertungen auf der Basis des Auftragsbestandes
• Aufträge werden in der Elektronischen Jobtasche archiviert

Eingangsrechnungen

• Rechnungen auf Basis der Auftragsdaten 
• Splitten von Eingangsrechnungen
• Eingangsrechnungsprotokoll
• Währungsfähigkeit
• Abrechnungsstatus jederzeit darstellbar

Kundenabrechnung

• Verarbeitung von komplexen Konditionen
• Kundenabrechnungen können auf Job-, Produkt- oder Etatebene erfolgen
• Kundenspezifischer Abrechnungskalender
• Variables Rechnungslayout mit vielfältigen Abrechnungsvarianten

Reporting

Der größte Teil der Auswertungen wird über den Export von Daten generiert:

• Die Zugriffskontrolle stellt sicher, dass bei einem Export lediglich die Daten exportiert werden können, die im Zugriff des Anwenders liegen
• Bei einem Export werden die Daten über eine definierte CSV-Schnittstelle ausgegeben
• Für die Übermittlung von Daten an weiter verarbeitende Programme sind keine Spezialkenntnisse nötig. Für Standard-Analysen muss keine aufwendige Programmierung vorgenommen werden und für die Darstellung der Werte können Sie sämtliche Excelfunktionen bzw. die Funktionen jedes Reportingtools nutzen.