Quick Win 2: E-Mail-Handling vereinfachen – mehr Fokus, weniger Klicks
In diesem Quick Win „E-Mail-Chaos vermeiden“ zeigen wir, wie Agenturen durch klare Regeln, feste Routinen und die Nutzung ihrer Agentursoftware wieder die Kontrolle über ihren Posteingang gewinnen – und sich mehr Raum für die wirklich wichtigen Aufgaben schaffen.
I. Besserer individueller Umgang mit E-Mails: In Agenturen ist – wie in anderen Unternehmen – das E-Mail-Postfach häufig ein sehr großer Zeitfresser. Kundenanfragen, interne Kommunikation via Mails und Newsletter lenken von Projektaufgaben ab und führen nicht selten zu Verzettelung. Doch mit ein paar gezielten Maßnahmen lässt sich das E-Mail-Management deutlich effizienter gestalten.
II. Kommunikation in Agentursoftware statt Mail-Ping-Pong: Eine andere Möglichkeit ist, E-Mails tatsächlich in erster Linie für die Kommunikation nach Außen zu verwenden, also für tatsächliche „Briefe“ und für anderes, wie beispielsweise Aufgabenverteilung Agentursoftware zu nutzen. Dies kann den Posteingang enorm entlasten und die interne Kommunikation effizienter gestalten.
III. Postfach-Integration in Agentursoftware: Darüberhinaus kann Agentursoftware in der Strukturierung und dem Überblick helfen, indem E-Mail aus dem Posteingang in das System übernommen werden.
I. Besserer Umgang mit E-Mail – für mehr Ruhe im Arbeitsalltag
Kaum ist der Rechner hochgefahren, prasseln schon die ersten E-Mails rein – Kunden mit schnellen Fragen, Kolleginnen mit CC-Flut und der übliche Newsletter-Wust. Was harmlos beginnt, entwickelt sich schnell zum Konzentrations-Killer und Produktivitäts-Bremser. Dabei ist der tägliche E-Mail-Wahnsinn kein Naturgesetz – sondern lässt sich mit einfachen Mitteln deutlich entschärfen.
- Feste E-Mail-Zeiten etablieren
Ständiges Checken des Posteingangs unterbricht den Arbeitsfluss. Besser ist es, feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung einzuplanen – beispielsweise morgens, mittags und nachmittags. So bleibt mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten. Klar – Kundenanfragen wollen schnell beantwortet werden. Doch nicht auf jede Nachricht muss sofort regiert werden. Besser: Filter für VIP-Kunden einrichten – siehe Punkt 3. - Die Zwei-Minuten-Regel anwenden
Wenn eine E-Mail in weniger als zwei Minuten beantwortet werden kann, erledigen Sie sie sofort. Längere Anfragen werden markiert und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet. Diese Methode hilft, den Posteingang schlank zu halten. - E-Mail-Benachrichtigungen reduzieren
Ständige Pop-ups und Klingeltöne stören die Konzentration. Deaktivieren Sie allgemeine Benachrichtigungen und richten Sie Filter ein, die nur bei wichtigen Absendern oder Betreffzeilen alarmieren. - Automatisierte Sortierung nutzen
Moderne E-Mail-Programme bieten Funktionen zur automatischen Sortierung von Nachrichten. Nutzen Sie Regeln und Filter, um E-Mails nach Projekten, Kunden oder Prioritäten zu ordnen. So behalten Sie den Überblick und finden wichtige Informationen schneller. - Newsletter bündeln oder abbestellen
Newsletter können den Posteingang schnell überfluten. Leiten Sie solche E-Mails an eine separate Adresse weiter oder nutzen Sie Tools, die Newsletter bündeln. Alternativ: Abbestellen, was nicht mehr relevant ist. - Teamkommunikation zentralisieren
Nicht jede interne Abstimmung muss per E-Mail erfolgen. Nutzen Sie Collaboration-Tools wie Slack oder Ihre Agentursoftware (siehe Punkt II.) für die interne Kommunikation. Das reduziert die E-Mail-Flut und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Gesprächen. - E-Mail-Vorlagen erstellen
Für häufig wiederkehrende E-Mails lohnt es sich, Vorlagen zu erstellen. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Kommunikation. Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, solche Templates zu speichern und bei Bedarf schnell abzurufen.
Fazit:
Ein strukturierter Umgang mit E-Mails spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Stress. Durch feste Bearbeitungszeiten, intelligente Filter und den Einsatz von Tools können Agenturen ihre E-Mail-Kommunikation deutlich effizienter gestalten. So bleibt mehr Raum für kreative und strategische Aufgaben.
II. Nutzung von Agentursoftware statt E-Mails – Kommunikation, Aufgabenhandling und Projektsteuerung an einem Ort
Neben der Optimierung des E-Mail-Handlings lässt sich in Werbeagenturen durch den gezielten Einsatz moderner Agentursoftware die Kommunikation erheblich verbessern. Sie verfügen in der Regel über Funktionen, die interne E-Mails reduzieren und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.
Die Vorteile einer Agentursoftware-gesteuerten Kommunikation
- Zentrale Projektsteuerung: Alle Arbeitsabläufe werden unter einer einheitlichen Oberfläche gesteuert, was die Notwendigkeit für E-Mail-Absprachen minimiert.
- Zentrale Aufgabenverwaltung: Sie ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Aufgaben sowie die Kommunikation im Team, ohne auf E-Mails angewiesen zu sein. Aufgaben können als To-Do-Listen, auf einem Kanban-Board oder einer Timeline dargestellt werden, was die Übersichtlichkeit erhöht. Dies führt zu einfachen Workflows, was die interne Kommunikation verbessert.
- Individuelle Anpassung: Häufig können die Systeme an spezifische Workflowprozesse angepasst werden, wodurch die interne Kommunikation noch effizienter gestaltet wird.
- Mobile App: Verfügt die Agentursoftware über eine mobile App, werden Aufgabenverwaltung und Kommunikation zusätzlich direkter und unmittelbarer vereinfacht. Dafür sorgen auch..
- Echtzeit-Updates: Änderungen werden sofort synchronisiert, wodurch alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand sind.
- Integration externer Partner: Immer mehr Agentursoftware-Systeme verfügen über Features zur Integrationen von Externen und ermöglichen so die Zusammenarbeit mit externen Personen direkt im Projekt, ohne zusätzliche E-Mails.
Fazit: Weniger E-Mails, mehr Effizienz
Durch den Einsatz von Agentursoftware wie KBMpro, QuoJob und awork können Werbeagenturen ihre internen Kommunikationsprozesse optimieren. Die Integration von Aufgabenmanagement, Projektplanung und Teamkommunikation in einer zentralen Plattform reduziert die Abhängigkeit von E-Mails und fördert eine effizientere Zusammenarbeit.
III. E-Mail-Einbettung in die Agentursoftware – alles an seinem Platz
Die Integration von E-Mail-Funktionalitäten in Agentursoftware kann eine weitere gute Möglichkeit sein, wie Sie E-Mail-Chaos vermeiden. Durch die (halb-) automatisierte Zuordnung von Nachrichten zu Kunden, Ansprechpersonen und Projekten werden E-Mail auch nicht mehr „verloren“ und sie stehen dem gesamten Team zur Verfügung.
Die Einbindung kann auf verschiedene Weisen erfolgen, abhängig von den spezifischen Anforderungen und der Architektur des jeweiligen Systems. Ob durch die Anbindung externer E-Mail-Clients, die Nutzung eingebetteter E-Mail-Module, API-basierte Integrationen oder spezielle Plugins – die Auswahl der passenden Methode sollte auf den individuellen Bedürfnissen und Zielen der Agentur basieren.
E-Mail-Integration in Agentursoftware
Die folgende Tabelle veranschaulicht, welche Features welche Agentursoftware bietet.
| Software | Integration Mailprogramm | eigener Mailclient | IMAP/SMTP | Mail&Calendar | Outlook | MS E√change |
| active agency | √ | √ | √ | √ | ||
| agentursoftware-biz | √ | |||||
| awork | ||||||
| ConAktiv | √ | √ | √ | |||
| Die Agenturverwaltung | ||||||
| easyJOB | √ | √ | √ | |||
| HelloHQ | √ | √ | √ | |||
| KBMpro | √ | √ | √ | |||
| LEADIG Job | √ | √ | ||||
| Moco | √ | |||||
| OS/ | ||||||
| Poool | √ | |||||
| Projectfacts | √ | √ | ||||
| ProSonata | √ | |||||
| QuoJob | √ | √ | ||||
| Revolver | √ | |||||
| Teambox | √ | √ | ||||
| Teamleader Orbit | √ | |||||
| Troi | √ | √ |
*Angaben der Agentursoftware-Anbieter hier in den Profilen der jeweiligen Software im Guide.
Fazit:
Eine effektive E-Mail-Integration kann die Effizienz der Kommunikation steigern, den Informationsfluss verbessern und letztlich zu einer höheren Produktivität innerhalb des Unternehmens beitragen.
Hinweis: Dieser Artikel ist Teil der Serie „Quick Wins“ für Agenturen.
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