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21.08.17 HQ: über Zeiterfassung

21.08.17 HQ: über Zeiterfassung

 

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das HQ:
Zeiterfassung

 

 
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Zeiterfassung: Wo das Problem wirklich liegt und welche Lösungen helfen
Die gute alte Zeiterfassung. In den meisten Agenturen ist sie verhasst. Zudem funktioniert sie in der Regel nicht. In fast keiner Agentur sind erfasste Projektzeiten brauchbar. Die Gründe dafür sind so vielseitig wie individuell. Einerseits erkennen manche den wahren Kern des Problems noch nicht, andererseits entsteht die Datenbasis an getrackten Projektzeiten durch den Mix aus verschiedenen Datenqualitäten beim Erfassen der Zeiten durch die Mitarbeiter. Und diese ist immer ungenau! Immer. Natürlich sind Mitarbeiter keine berechnenden Kräfteschoner, die nur das Nötigste tun, aber sie sind auch keine Maschinen. Menschen haben ein subjektives Zeitgefühl (Lieblingsaufgaben kommen einem immer kürzer vor) und sie brauchen funktionierende Anreize, keine Sanktionen, um korrekt und gewissenhaft Zeiten zu ermitteln. Zudem wünschen sich alle Chefs, dass ihre Mitarbeiter täglich acht Stunden auf Zetteln verbuchen - die 8-Stunden-Maxime. Jeder, der sich mit Zeiterfassung einmal auseinander gesetzt hat weiß aber: Realistisch ist das nicht.  

 
Die Chance, Gewinne zu steigern, wird verpasst
Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmäßig, flächendeckend und realistisch erfasst wird. Summen auf Projekten werden bereits durch wenige Phantasiezeiten und Lücken so sehr verfälscht, dass daraus die falschen Schlüsse gezogen werden. Die Folge: Geschäftsführer und Controller bekommen Stundensummen, die nichts mit der Realität zu tun haben. Sie können damit also weder ihre Projekte und Ressourcen profitabler planen, noch auf Controlling basierte, strategische Entscheidungen treffen, um Umsatz und Kosten zu optimieren. Die Gelegenheit mit guter Zeiterfassung Gewinne deutlich zu steigern, wird fast überall verpasst. 

 

Wie man das Problem lösen kann
Projektzeiten zu erfassen besteht im Prinzip aus zwei Komponenten, nämlich dem Ermitteln der Zeiten sowie dem tatsächlichen Verbuchen der Stunden. Instrumente, das Eintragen entweder zu erleichtern oder zu erzwingen, gibt es zuhauf. Aber selbst ein lückenloses Tracking wird vollkommen wertlos, wenn die Mitarbeiter beim Ermitteln der Zeiten allein gelassen werden. Wirksame Lösungen des Problems setzen hier an. Sie setzen entweder Anreize dazu, vereinfachen das Ermitteln oder unterstützen dabei. Lösungsansätze gibt es viele, ganzheitlich lösen kann das Problem aber nur automatische Zeiterfassung.

Ganz egal für welche Lösung man sich letztlich entscheidet – um eines kommt man nie herum: Man sollte seinen Mitarbeitern den Sinn von Zeiterfassung gut erklären und deren Commitment einholen. Missverständnisse müssen aufgelöst und eventuelle Ängste zerstreut werden. Nur wenn beide Seiten, Mitarbeiter und Management, die Vorteile präziser Projektzeiten wirklich verstehen, können alle gemeinsam mehr herausholen – für die Agentur und sich selbst.

 

Detaillierten Bericht auf der Website lesen.

 

 

 


 


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