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Redaktion: Elektronische Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD

von Susanne Golnick, Redaktion Agentursoftware-Guide

 

ZUGFeRD - elektronische Rechnungsverarbeitung

 

Heute ist es nicht mehr damit getan, Rechnungen als .pdf zu versenden. Eine Rechnungs-Datei sollte am besten der ZUGFeRD Spezifikation 2.0 entsprechen, so dass die komplette Bearbeitung der Rechnung automatisiert erfolgen kann — inklusive Übergabe der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung und Abwicklung der Zahlung. Das gilt sowohl für europäische Ämter und Behörden als auch immer mehr Unternehmen jeder Betriebsgröße.

 

Bereits seit Ende letzten Jahres müssen Unternehmen, die mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen abrechnen, ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format stellen. Doch nicht nur dort, sondern auch EU-weit und international ist es ein Standard zum fehlerfreien Austausch von Rechnungen. Deshalb werden auch große Unternehmen und Konzerne immer häufiger von ihren Partnern nur noch Rechnungen in diesem Format zulassen. Somit ist es auch für Agenturen wichtig, über eine Software zu verfügen, die dieses Format unterstützt.

 

Informationen zum Thema von Agentursoftware Anbietern

Um die Agenturen hier zu unterstützen, haben sich der Aufgabe viele Anbieter von Agentursoftware gestellt. Von den 22 Produkten, die im Agentursoftware-Guide vertreten sind, verfügen 17 über die Möglichkeit plus einer, die es für die Eingangsrechnungen bietet. (Siehe die Auflistung weiter unten.)

Einige Anbieter haben interessante Fachbeiträge mit Hinweisen zur Umsetzung und Nutzung in ihren Systemen hier im Guide veröffentlicht:

Wie Anbieter ZUGFeRD integrieren

Zum Beispiel ProSonata –

„Jetzt mit ZUGFeRD 2.0“ (Oktober 2019)

Seit dem Update 6.2  Aus dem Herbst 2019 unterstützt ProSonata LINK/GUIDE das ZUGFeRD-Format in der Version 2.0. Selbstverständlich wird das bisherige Format 1.0 weiterhin für bestehende Rechnungs-Workflows mit Kunden angeboten.

Mit Version 7.1.2 vom Dezember 2020 wurde es möglich, die XML-Datei einer XRechnung direkt herunterzuladen – die Datei muss also nicht erst aus dem Anhang der ZUGFeRD PDF-Datei gespeichert werden.  (...) Ergänzend gibt es die neue Möglichkeit, bei der Rechnungsbearbeitung zusätzliche Dateien in eine Zwischenablage hochzuladen, die bei der Erstellung einer XRechnung als Dateianhänge eingebettet werden. Damit können einfach rechnungsbegründende Unterlagen der Rechnung beigefügt werden.

Das Update 7.5 vom März 2021 enthält schließlich eine Banking-Funktion: Es können SEPA-Lastschriften zu Rechnungen und SEPA-Überweisungen zu Fremdkosten (Eingangsrechnungen) erzeugt werden. Für Rechnungen mit vorhandenem SEPA-Lastschriftmandat des Rechnungsempfängers kann eine Sammellastschrift als SEPA XML-Datei für das Banking erzeugt werden. Ebenso lässt sich im Bereich der Fremdkosten für offene Rechnungen eine Sammelüberweisung erstellen. Die erzeugten XML-Dateien finden Verwendung im Online-Banking vieler Banken oder in gängiger Banking-Software. (...)

 

Zum Beispiel QuoJob –

QuoJob meets ZUGFeRD und X-Rechnung“ (März 2021)

Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland – ganz genau das bedeutet die schöne Abkürzung ‚ZUGFeRD‘. Dabei handelt es sich um ein branchenübergreifendes elektronisches Datenformat, welches vom Bundesministerium für Wirtschaft erarbeitet worden ist. Die Einbindung kann jetzt auch über QuoJob erfolgen. (...)

 

Zum Beispiel easyJOB –

„easyJOB und ZUGFeRD: Zusatzmodul unterstützt neue Version mit XRechnung“ (April 2021)

Kennen Sie schon unser Zusatzmodul für ZUGFeRD, mit dem Sie Rechnungen schnell und unkompliziert an die zuständige Stelle übermitteln können? Das smarte Feature zur elektronischen Rechnungsübergabe wird bereits von namhaften Agenturen benutzt, um Fakturen im korrekten Format an die zuständigen öffentlichen Stellen zu übermitteln  – jetzt auch mit dem neuen Format XRechnung inklusive Übermittlung aller wichtigen Anhänge.  (...)

 

Was ist ZUGFeRD genau?

«ZUGFeRD» ist ein Akronym für ‚Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‘. Dabei handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Datenmodell in der Version 2.0 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.

 

Wie geht ZUGFeRD? Ein Blick auf die ZUGFeRD-Rechnung

ZugFerd-schaubild

Rechnungen enthalten Informationen wie Stammdaten des Empfängers, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Währung, Artikel Position, Menge, Einheiten, Preise, Beträge, Steuersätze, Kontoangaben. Diese werden in einem einheitlichen Standard zusammengefasst, strukturiert und in einer herkömmlichen PDF Datei gespeichert. Die Rechnung kann ausgedruckt und manuell weiterverarbeitet werden ‚wie gewohnt‘

Außerdem lässt sich eine Rechnung im hybriden Datenformat ZUGFeRD auch digital weiter­verarbeiten, also ins System einlesen, korrekt zuordnen, sogar bezahlen, versenden, und revisions­sicher archivieren. Dies passiert in dem erweiterten Rechnungsformat PDF/A -3, einem weit verbreiteten Dateiformat.

Hier befindet sich einerseits das PDF-Dokument, wie wir es kennen; zudem beinhaltet das Dokument eine spezifische XML Struktur. Somit lassen sich Rechnungsnummer, Preise, und die anderen Daten an einer genau bezeichneten Stelle der Datei wiederfinden, daher auch auslesen und elektronisch weiter­verarbeiten. Auf diese Weise kann jede (ERP-) Software, die den ZUGFeRD-Standard unterstützt, die Daten verarbeiten.

Technische Bedingung ist, dass das ERP System von Empfänger und Versender der Rechnung diesen Standard unterstützen.

 

Was ist das Besondere an ZUGFeRD – außer dem seltsamen Namen?

Wer Geschäfte mit öffentlichen Stellen, Behörden und großen Firmen innerhalb Deutschlands und Europas macht, kommt nicht drum herum, sich mit diesem Thema zu beschäftigen, denn nach der europäischen Richtlinie 2014/55/EU sind Bundesbehörden bereits seit November 2019 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Frage ist also nicht, ob Rechnungen für die elektronische Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden, sondern wann.

 

Was sind die Vorteile von ZUGFeRD?

  •     Kostenersparnis, da kein Porto und geringere Bearbeitungskosten etc. entstehen
  •     Vermeidung von Kommunikationsverlusten: Daten können direkt in die Systeme eingespeist und verarbeitet werden
  •     Effizienzgewinn durch Automatisierungsvorteil keine manuelle Erfassung
  •     Kürzere Bearbeitungszeiten: kein Papierausdruck, keine Kuvertierung etc.
  •     Ökologischer Vorteil: 2.000 Papierrechnungen pro Arbeitstag sind am Ende des Monats ein Baum!

 

Ein Beispiel: das Deutsche Patent-und Markenamt (DPMA)

Elektronische Rechnungen im Format XRechnung nimmt das DPMA über die Zentrale Rechnungsplattform des Bundes (ZRE Bund) entgegen. „Im Zuge der neuen rechtlichen Vorschriften haben wir uns dazu entschlossen, der künftigen Entwicklung vorzugreifen und schon jetzt sämtliche Rechnungen elektronisch zu bearbeiten“, erklärte DPMA-Präsidentin Rudloff-Schäffer bereits im Juli 2019. (…) „Es freut mich, dass wir nun auch unseren Lieferanten und Dienstleistern einen elektronischen Zugang bieten können“, betonte die DPMA-Präsidentin.
(Presseinformation des Deutschen Patent- und Markenamts vom 01.07.2019)

Öffentliche Verwaltungen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn haben schon 2019 komplett auf die elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt. Eine Übersicht vom Juni 2020 finden Sie auf der Seite ferd.net.

 

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD 2.0 und XRechnung?

Beide basieren auf der Norm EN 16931. ZUGFeRD 2.0 /Profil EN 16931 ist identisch mit der XRechnung. Dieses Profil kann deshalb für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden.

ZUGFeRD hat gegenüber XRechnung zwei Vorteile:

  • ZUGFeRD ist ein Hybride und besteht aus einem Bildteil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil. Das pdf-Rechnungsdokument kann daher auch an Rechnungsempfänger ohne automatisierte (Weiter-)Verarbeitung gesandt werden Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat und kann nur von Maschinen gelesen werden.
  • Mit ZUGFeRD können sowohl geringere Rechnungsanforderungen als auch erhöhte Informationsanforderungen an die Rechnung (Profil Extended) realisiert werden. ZUGFeRD optimiert dadurch gezielt den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und bietet auch eine Lösung für kleine oder nicht technikorientierte Unternehmen.

 

Welche Agentursoftware kann Rechnungen nach ZUGFeRD verarbeiten?

Eine Stichprobe unter Anbietern von Agentursoftware ergab, dass von 25 Anbietern die meisten ZUGFeRD-ready sind. Von denen, die diese Art der digitalen Rechnungsverabeitung (noch) nicht anbieten, bieten viele Schnittstellen zu DATEV und e-banking an, einige „arbeiten dran“ und manche bieten X-Rechnung (ein naher Verwandter von ZUGFeRD) an.

 

Übersicht: welche Agentursoftware verarbeitet elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD?

 

Active Agency JA
Agenturoffice Les JA
Agentursoftwarebiz NEIN *
ConAktiv JA
Das HQ JA
Deals & Projects NEIN *
Die Agenturverwaltung Nur Eingangsrechnungen (Stand 4/2021)
easyJOB JA
Job+ JA
KBMpro JA
Leading Job JA
MOCO JA
PMII NEIN *
Poool NEIN *
PROAD JA
Projectfacts JA
Projektron JA
ProSonata JA
QuoJob JA
Revolver JA
Teambox JA
Troi JA

* Ein Update dieser Information haben wir erfragt. Diese Tabelle wird aktualisiert, sobald uns neue Informationen vorliegen

 

Weitere Links

Technik

Forum elektronische Rechnung Deutschland

Rechnungsaustausch.org

Buchhaltung

Belege elektronisch richtig erfassen und aufbewahren (Springer Professional, 30.07.2019)

Umwandlung von Papier-und eMail-Rechnungen in X-Format (eGovernment Computing, 24.07.2019)

Geschäftsleitung

Steuertipp: Fit für die X-Rechnung (Creditreform Magazin, 15.07.2019)

Ineffiziente Verwaltungsabläufe kosten deutsche Wirtschaft 2019 rund 30 Milliarden Euro (WirtschaftsWoche, 09.07.2019)

Elektronische Rechnungen: So gelingt die Einführung (Haufe, 26.06.2019)

 

 


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