Von der Kundenakquise bis zum Controlling: Gut funktionierende Agenturprozesse sind wesentlich für erfolgreiche Projekte. Anhand von Argumenten wie „Transparenz“ zeigt der Beitrag, wie Agentursoftware reibungsloser Abläufe gewährleisten und damit Prozesssicherheit erreicht werden kann.
Prozesse deichseln mit Agentursoftware – 5 Argumente für sichere Abläufe
Funktionierende Prozesse sind das Herzstück einer erfolgreichen Agentur. Für einen reibungslosen Agenturbetrieb müssen deshalb Prozesse eindeutig definiert werden, auch Besonderheiten abbilden und Lösungsvorschläge für unvorhersehbare Fälle bieten. Das gibt Sicherheit und sorgt für Effizienz im Ablauf. Das ist übrigens kein Widerspruch zu agilem Management in den Kundenprojekten oder einzelnen Units wie der Software-Entwicklung. In der Agentur kann beides nebeneinander existieren. Und gerade für die standardisierten Anforderungen in Agentur-Kernprozessen, die eine hohe Prozesssicherheit fordern und nur geringen Veränderungen unterliegen, sind klassische Strukturen sehr leistungsfähig.
Prozesse kontinuierlich zu optimieren ist damit eine zentrale Aufgabe für jede Agentur, um effizient und effektiv arbeiten zu können. Dazu müssen Sie Ihre Agentur nicht neu denken, um Verbesserungen zu erreichen. Der Knackpunkt ist, bestehende Prozesse laufend zu optimieren, um allen Anforderungen gewachsen und letztlich erfolgreich zu sein. Hierfür gibt es verschiedene Methoden, die eingesetzt werden können – und die Unterstützung Ihrer Agentursoftware.
Welche wesentlichen Geschäftsprozesse gibt es in der Agentur?
Die Prozesse in Agenturen unterscheiden sich begrifflich nicht von denen in anderen Unternehmen. Kernprozesse beschreiben die wesentlichen, zur Leistungserbringung notwendigen Abläufe, die von Unterstützungsprozessen flankiert werden. Hierbei ist die Einordnung teilweise nicht so eindeutig, wie beispielsweise bei den Kommunikationsprozessen.
Zu den wesentlichen Prozessgruppen in den Agenturen gehören der Kundenbetreuung- und Akquiseprozess, Prozesse zur Projekt- oder Jobabwicklung sowie das Controlling. Die begleitenden Prozesse sind Kommunikations-, Personal- und Compliance-Prozesse – wozu auch der Datenschutz zählt – und das Accounting, das Bestell- und Rechnungsprozesse integriert.
In diesem Beitrag geht es jedoch nicht um die Prozesse an sich, sondern um die fünf wichtigsten Argumente, weshalb die Prozesssicherheit der Agentur vom Einsatz einer Agentursoftware profitiert.
Wofür ist Prozesssicherheit wichtig?
Sicherheit in den Prozessen gewährleistet, dass die einzelnen Abläufe so umgesetzt werden können, wie sie geplant wurden. Gleichzeitig sind definierte Prozesse wichtig, um Überraschungen wie Projektänderungen, verzögerte Kundenreaktionen oder Probleme mit der Technik vermeiden zu können. Je besser die Agentur Störungen vorhersehen oder abschätzen kann, desto sicherer können Kundenprojekte umgesetzt werden. Definierte Prozesse tragen also zu Effizienz und Wirtschaftlichkeit bei. Eine Agentursoftware kann Ihnen an dieser Stelle erheblich unter die Arme greifen.
5 Argumente für sichere Prozesse durch Agentursoftware
1 Datenzentrierung
Agenturalltag – vor Einführung einer Agentursoftware: Adressdaten in unterschiedlichen Apps, wobei unklar ist, welche Adresse die aktuelle ist; Zeiteinträge, die mehrfach erfasst werden müssen… Es gibt viele Beispiele für Daten, die redundant verteilt oder an unterschiedlichen Stellen gespeichert und erst zugänglich gemacht werden müssen. In einer Agentursoftware sind alle Daten an einem zentralen Ort zusammengefasst und können von allen – ohne Übertragungsfehler oder Dopplungen – genutzt werden.
2 Automatisierung
Manuelle Weitergabe von Listen und Inhalten, Angebote mit Copy-and-Paste und Summenbildung mit dem Taschenrechner, Konzepte, die unterschiedlich gestaltet sind, Projektpläne die wiederholt neu zusammengestellt werden müssen… Viele Arbeitsschritte lassen sich durch die Nutzung von Templates, Mustern, Formularvorlagen, die Übernahme hinterlegter Stammdaten und Bausteine etc. in einer Agentursoftware vereinfachen und erleichtern. Auch automatisierte Workflows, Terminierungen, Dokumentenmanagement verschaffen Überblick und minimieren Fehlerquellen.
3 Transparenz
Da eine Agentursoftware – zumal in einem integrierten „All-in-one“-System – alle Bereiche der Agentur abbildet und erfasst, erhalten die Mitarbeiter*innen einen umfassenden Überblick über alles, was im Projekt oder im Kundenkontakt geschieht – entsprechende Rechte vorausgesetzt. Dies versetzt Mitarbeitende in die Lage vorausschauend zu denken und zu handeln und qualifiziert Entscheidungen zu treffen.
4 Wissensaustausch & Kommunikation
Je mehr an einem Prozess beteiligt sind – Mitarbeitende und Freelancer, Kunden, Lieferanten – desto komplizierter wird die Kommunikation untereinander. Ohne Austausch wichtiger Informationen steht die Prozesssicherheit der Agentur auf dem Spiel. Agentursoftware verbessert die Kommunikation untereinander, im Team und zwischen den Abteilungen, sichert die Weitergabe von Informationen an Kunden, die Einhaltung von Terminen, verschafft Klarheit durch Protokolle, Notizen,
5 Überblick & Strategie
In einer Agentursoftware fließen alle Daten und Informationen zusammen und verschaffen Ihnen den notwendigen Überblick, um langfristig planen und Strategien entwickeln zu können.
Fazit
Die durch eine Agentursoftware erreichte Prozesssicherheit in den kaufmännischen, arbeitsvorbereitenden und operativen Aufgaben entlastet von Verwaltungsaufwand und und Standardaufgaben und bringt damit höhere Effizienz. Geschäftsführung, Projektmanagement, Account Management und Buchhaltung werden bei Routineaufgaben entlastet und bekommen mehr Zeit für ihre eigentlichen Doings.
© Grafiken Heike Mews, Beitragsbild von Gerd Altmann auf Pixabay