Die meisten Menschen freuen sich, wenn Freunde und Kollegen zum Geburtstag gratulieren. In manchen Firmen wird dem Geburtstagskind auch eine kleine Freude zum Geburtstag in Form einer Karte, eines Blumenstrausses oder eines passenden Geschenks gemacht. Lieblingskunden konnte gratuliert werden.
Noch vor einigen Jahren war es gang und gäbe, dass eine ausgedruckte Geburtstagsliste des Teams an den Monitor geklebt wurde. Jeder wusste, wann der nächste Geburtstag ansteht.
Doch wie ist das mit der DSGVO? Darf es da noch eine Geburtstagsliste für alle Mitarbeitenden geben?
DSGVO: Wann darf eine Geburtstagsliste veröffentlicht werden
Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es seit 2018 neue Regelungen und Sondervorschriften. Vor allem persönliche Daten stehen unter einem besonderen Schutz.
Mitarbeiter und z.B. Kunden der Lieferantenkontakte haben weitreichende Rechte wenn es um die Geburtstagsliste geht. Im Artikel 15 beschreibt die DSGVO welche Bestimmungsrechte für personenbezogene Informationen gelten. Jede betroffene Person kann unter anderem darüber mitentscheiden zu welchem Zweck die eigenen Daten erhoben werden, wie lange diese hinterlegt sein sollen und wer Zugriff hat.
Das bedeutet: Obwohl der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an einer öffentlichen Geburtstagsliste haben kann, weil es zur positiven Arbeitsatmosphäre beitragen kann – es braucht auch die Einwilligung des Mitarbeiters. Möchte ein Mitarbeitender seinen Ehrentag für sich behalten, darf er nicht gezwungen werden, diesen für seine Kollegen Preis zu geben.
Viel Theorie, die sich so anhört als würde sich vieles verkomplizieren? Das muss nicht sein MOCO unterstützt so bei der einfachen Pflege der Geburtstagsliste.
So klappt es einfach und DSGVO-konform mit der Geburtstagsliste in deiner Agentur
Mit Annahme des Arbeitsvertrages sollte automatisch die Zustimmung für die Geburtstagsliste eingeholt werden. Dabei die Option erwähnen, dass dem jederzeit widersprochen werden kann.
In Normalfall trägst du also beim Anlegen des neuen Mitarbeitenden in MOCO auch den Geburtstag ein. Alle Geburtstage der nächsten 3 Monate sind dann in der Geburtstagsübersicht (unter Kontakte > Geburtstage) ersichtlich – heutige Geburtstage werden zusätzlich hervorgehoben.
Falls eine Person dies nicht oder nicht mehr möchte, kann sie das “Opt-out” nutzen bzw. das einer verantwortlichen Person melden. Diese kann dann das Datum löschen und eine Notiz zur späteren Nachvollziehbarkeit erfassen. Das Geburtsdatum kann alternativ im Feld “Zusatzinfo” gespeichert werden, wenn MOCO auch zur Organisation von Personalakten genutzt wird.
Genaugenommen muss auch von Kunden und Lieferanten die Einwilligung eingeholt werden – bzw. müssen diese vom Widerspruchsrecht Gebrauch machen können.
MOCO – Software, die Spaß macht.
Kürzere Formulare, weniger Klicks, schnelle Ladezeiten, flexibler Umgang mit den Funktionen.
Software fühlt sich bei MOCO nicht kompliziert an. Das auch bei der Weiterentwicklung beizubehalten, ist unser größtes Ziel.
Wir hinterfragen jede Funktion bevor wir sie einbauen. Wenn eine Funktion Abläufe für die meisten Benutzer komplizierter macht, verzichten wir lieber darauf.
Referenzen und weitere Informationen unter www.mocoapp.com
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