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HQ: Der Agentur-Aufräum-Guide Teil 2: Ordnung in die Abrechnungsprozesse

Der Agentur-Aufräum-Guide Teil 2

Die Abrechnung in 5 Schritten aufsetzen

Ordnung ist das halbe (Agentur-) Leben.

Erfolgreiche Agenturen brauchen saubere Prozesse. Das gilt besonders für den wichtigsten Prozess in jedem Unternehmen: die Abrechnung. Wie sieht ein sauberer Abrechnungsprozess aus? Welche Abrechnungsmodelle sind sinnvoll für Agenturen?

In diesem Beitrag erklärt Branchen-Experte Christopher Stoll ausführlich, wie ihr in 5 Schritten Ordnung in euren Abrechnungsprozess bringt. Christopher hat bereits hunderte Agenturen dabei begleitet, App-Chaos und Excel-Wirrwarr mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess in der Agentursoftware HQ zu ersetzen. In der Artikelreihe „Agentur-Aufräum-Guide” teil er seine Praxis-Tipps, z.B. für eine sinnvolle Ressourcenplanung.

Abrechnung – das wichtigste Thema in jeder Agentur

Hand auf’s Herz: die Abrechnung zählt selten zu den Lieblingsdisziplinen von Kreativen.

Ohne Rechnungen wird jedoch kein Geld verdient. Ohne Rechnungen wird kein Mitarbeiter bezahlt, kein Büro gemietet und keine Software finanziert. Kurzum: der Abrechnungsprozess ist der wichtigste Prozess in jeder Agentur (auch wenn er nicht immer besonders komplex ist).

Meine Beobachtung ist jedoch, dass das Thema dafür in vielen Agenturen zu stiefmütterlich behandelt wird. Wir sehen sogar öfters Fälle, in denen vergessen wird, abzurechnen! Das ist natürlich gefährlich für die Liquidität der Agentur.

Ein weiterer bekannter Case in der Kreativwirtschaft: die Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister (z.B. Freelancer oder Druckereien) sind sofort fällig. Die Kunden bezahlen hingegen erst zu einem späteren Zeitpunkt. Dazu kommt, dass Rechnungen zum Teil länger offenstehen als geplant, weil aus Angst, den Kunden zu verärgern, oft nicht gemahnt wird. Das Resultat ist ein geringeres Investitionsvolumen und weniger unternehmerischer Spielraum, was die Wettbewerbsfähigkeit der Agentur beeinträchtigen kann.

Mit einem sauber aufgesetzten Abrechnungsprozess könnt ihr diesen Problemen jedoch entgegenwirken.

Jetzt wird abgerechnet (ohne Excel & Co.)

Von allen gehasst und doch immer wieder genutzt: die Excel-Tabelle. Der große Nachteil des manuellen Abrechnungsprozesses ist, dass er viel zu aufwändig, fehleranfällig und langsam ist. Dass in vielen Agenturen trotzdem mit Excel-Tabelle & Co. abgerechnet wird, liegt an der Annahme, dass sich die individuellen Abrechnungsmodelle kaum anders abbilden lassen.

Doch das stimmt nicht. Eine gute Agentursoftware wie das HQ bietet alle notwendigen Strukturen für die Abrechnung (z.B. eine integrierte Zeiterfassung zur stundenbasierten Abrechnung oder eine Umsatzplanung, um offene Rechnungen im Auge zu behalten) und ermöglicht es, den Prozess an die agentureigenen Anforderungen anzupassen.

Ein weiterer Vorteil: Wenn der gesamte Prozess durch ein Tool abgedeckt wird, ist eine genaue Nachverfolgung von Zeit- und Kostenerfassung über Rechnungsstellung bis zum Controlling möglich. Eine Agentursoftware wie das HQ ist also eine solide Basis für einen sauberen Abrechnungsprozess – mit möglichst geringem manuellen Aufwand.

Leitfaden: Die 5 Schritte zum sauberen Abrechnungsprozess

Bevor ich euch einen kleinen Abrechnungs-Leitfaden an die Hand gebe, gilt es zu erwähnen, dass nicht jede Agentur in der Lage dazu ist, ein einfaches Abrechnungsmodell zu wählen. Manchmal ist es sinnvoll, dem Kunden Optionen anbieten zu können und nicht immer kann die Agentur den Abrechnungsmodus wirklich selbst bestimmen. An den folgenden 5 Schritten könnt ihr euch jedoch orientieren, um Ordnung in eure Abrechnung zu bringen:

  1. Offene Rechnungen identifizieren
  2. Ein passendes Abrechnungsmodell wählen
  3. Identifikation für die Abrechnung am Projekt erstellen
  4. Offene-Posten-Liste erstellen (Zahlung und Mahnung)
  5. Übergabe an die Buchhaltung

Schritt 1: Offene Rechnungen identifizieren

Erhebt zu Beginn den Status Quo, indem ihr prüft, welche Rechnungen aus dem letzten Jahr überhaupt noch offen oder erst teilweise beglichen sind. Die offenen Beträge solltet ihr dann natürlich auch direkt final „eintreiben”. Aus eigener Erfahrung ersetzt ein kurzer Anruf bei Kunden in der Regel fünf Erinnerungen per E-Mails. Bei deutlich verspäteten Zahlungen können Mahnkosten eine gute Motivation sein, auch wenn diese in der Branche weniger üblich sind. Um den finalen Stand für 2020 zu ermitteln, solltet ihr die Rechnungen, die nicht mehr in vollem Umfang kommen werden, (teil-) stornieren bzw. abschreiben.

Schritt 2: Ein passendes Abrechnungsmodell wählen

Legt nun fest, welche Abrechnungsmodelle ihr als Agentur anbieten wollt oder müsst. Viele Kunden fordern hinsichtlich der Abrechnung mehr Flexibilität von Agenturen. Die angebotenen Abrechnungsmodelle dienen also wie das Leistungsportfolio zur Positionierung einer Agentur.

Aber Vorsicht: Je mehr Abrechnungsmodelle ihr anbietet und je individueller ihr diese für eure Kunden anpasst, desto weniger lässt sich die Abrechnung automatisieren oder in einer Software abbilden. Den Aufwand muss dann entweder der Projektmanager „ausbaden” oder ihr müsst extra dafür jemanden einstellen. Wägt hier also genau ab, ob sich der zusätzliche Aufwand wirklich lohnt.

Tipp 1: Beachtet die Opportunitätskosten eures Abrechnungsprozesses. Je einfacher, desto besser!

Wir sehen bei unseren Kunden üblicherweise die folgenden Abrechnungsmodelle:

  • Pauschale Abrechnung: Das Projekt wird gemäß dem Angebot oder einer vorher vereinbarten Summe zu einem bestimmten Zeitraum vollständig abgerechnet – unabhängig vom erbrachten Agentur-Aufwand. Die Schlussrechnung wird in der Regel gestellt, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Dieses Modell ist weit verbreitet, weil es einfach und unkompliziert ist. Es eignet sich aber nur für Projekte, deren Umfang man genau abschätzen kann, z.B. weil man sich auf diese Art von Projekten spezialisiert hat, sowie Projekte, bei denen weniger geleistet als abgerechnet wird.
  • Pauschale Abrechnung nach Fertigstellung: Dieses Modell ähnelt der pauschalen Abrechnung – mit dem Unterschied, dass die Abrechnung nicht erst nach Projektabschluss erfolgt: die einzelnen Positionen werden einzeln nacheinander zum Zeitpunkt der jeweiligen Fertigstellung abgerechnet. Eine Schlussrechnung ist in der Regel nicht notwendig. Das Modell eignet sich vor allem dann, wenn die angebotenen Positionen sequenziell abgearbeitet werden.
  • Akonto-Abrechnung: Zu vorab vereinbarten Zeitpunkten werden Teile des Angebots bereits vor Leistungserbringung abgerechnet (z.B. 50% Anzahlung vor Projektstart). Eine Schlussrechnung ist notwendig. Das hat Vorteile für beide Seiten: Die Agentur hat durch den Vorschuss ist eine Art „Kaution”, um mit der Arbeit beginnen zu können, und der Kunde weiß, dass der volle Betrag erst zu zahlen ist, wenn die Leistung zu seiner Zufriedenheit erbracht wurde. Das ist besonders für Projekte geeignet, bei denen das Enddatum des Projekts einfach zu steuern ist.
  • Abrechnung nach Aufwand („Time & Material”): Die geleisteten Projektstunden werden mit einem festgelegten Verrechnungssatz zu festgelegten Zeitpunkten (einmalig, wöchentlich, monatlich, etc.) an den Kunden verrechnet. Eingegangene Fremdleistungen werden auf gleichem Wege, manchmal mit Aufschlag, an den Kunden weitergeleitet. Wird nach Aufwand abgerechnet, ist eine genaue Zeiterfassung essentiell – nicht erfasste Stunden können nicht in Rechnung gestellt werden. Das Modell ist beliebt, weil es aufgrund der Transparenz für den Kunden leicht zu verkaufen ist. Es eignet sich außerdem besonders dann, wenn unklar ist, wie aufwändig ein Projekt ist.
  • Feste Retainer, Lizenzen und Support-Pauschalen: Bei diesen Modellen werden feste Pauschalen in regelmäßigen Abständen (monatlich, jährlich, etc.) abgerechnet, die oft einem Abo-Vertrag o.ä. unterliegen. Die Höhe unterscheidet sich in der Regel nicht und richtet sich nach den vereinbarten Leistungen (z.B. feste Zeitaufwände oder Ergebnisse). Die Abrechnung fixer Pauschalen ist unkompliziert und hat den Vorteil, dass Umsätze und Kapazitäten gut kalkulierbar sind und Teile der Agentur-Fixkosten durch die Vorauszahlung gedeckt werden. Die Modelle erfordern ein höheres Commitment von beiden Seiten und sind daher leichter zu vermitteln, wenn bereits eine längere Zusammenarbeit besteht oder wenn Kunden ein hohes Budget haben.
  • Zeitbudgets in festen Zeiträumen: Dieses Modell ähnelt dem Retainer-Modell. Es werden oftmals feste wiederkehrende Pauschalen vereinbart, denen dann im Projekt ein Zeitbudget entgegensteht. Dieses ist manchmal als „Mindestwert” zu verstehen – sollte über das Budget geleistet werden, wird oftmals auch mehr abgerechnet.

Natürlich sind auch Mischmodelle möglich. Es ist generell wichtig die angebotenen Modelle regelmäßig zu hinterfragen und zu prüfen, ob ein anderes Modell eventuell lukrativer wäre. 

Tipp 2: Mischmodelle sind eine gute Option, um dem Kunden individuelle Preise zu ermöglichen. Wir empfehlen jedoch dringend, die Modelle nicht innerhalb eines Rechnungsbelegs zu mischen!

Schritt 3: Identifikation für die Abrechnung am Projekt erstellen 

Nun gilt es, den Abrechnungsprozess im Projektalltag zu implementieren – und zwar so, dass ihr nie wieder vergesst, etwas in Rechnung zu stellen. Es gibt sowohl einfache als auch komplexere Rechnungsprozesse. Daher solltet ihr euch zunächst die folgende Frage stellen: Wie sehr benötige ich einen Forecast meiner Umsätze?

Ist keine Vorplanung nötig, könnt ihr parallel zu euren Angeboten abrechnen. Dabei habt ihr verschiedene Möglichkeiten: eine vollständige pauschale Abrechnung des gesamten Angebots, eine Teilabrechnung (eine Position nach der anderen wird abgerechnet) oder eine Akontorechnung (z.B. werden 30% zu Beginn, 30% in der Mitte und eine Schlussrechnung abgerechnet).

Tipp 3: Bei einem Akonto-Abrechnungsprozess müssen die Akontorechnungen auf der Schlussrechnung aufgeführt werden – immer im Vergleich zum gesamten Angebot

Wird eine Vorplanung benötigt, dann schafft euch unbedingt einen Abrechnungsplan an. Dieser enthält alle Rechnungen, die in der Zukunft gestellt werden müssen – immer verbunden mit einem Datum. Wichtig ist, dass ihr ein Modell implementiert, welches euch daran erinnert, die Rechnungen zu stellen. Das ist eine Kernfunktion der Planung.

Mit der Umsatzplanung in der Agentursoftware HQ könnt ihr z.B. einen Forecast über zukünftige Umsätze erstellen, der sowohl einmalige als auch wiederkehrende Umsätze (z.B. aus Retainer-Projekten) abbildet. Das hilft euch dabei, keine Rechnung zu vergessen und vereinfacht gleichzeitig die Rechnungsstellung: ihr könnt die Rechnungen direkt aus den Planumsätzen erstellen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern schafft auch Planungssicherheit für die Geschäftsführung, da sie ein Gefühl für die wirtschaftliche Lage der Agentur bekommt.

Schritt 4: Offene-Posten-Liste erstellen (Zahlung und Mahnung)

Ist die Rechnung gestellt, dann ist die Forderung abgeschlossen. Der Prozess ist aber noch nicht vorbei. Auch wenn diesem Teil des Prozesses im B2B oft weniger Beachtung geschenkt wird, gilt es nun, die Zahlung zu verfolgen.

Tipp 4: Kommuniziert die Zahlungsbedingungen immer klar an den Kunden und schreibt auf jede Rechnung, bis wann sie zu begleichen ist. Je früher das Geld bei euch ist, desto eher könnt ihr damit arbeiten und reinvestieren.

Eine gestellte Rechnung stellt zwar die Forderung fest und kann in der Buchhaltung direkt verwendet werden, ohne Geld auf dem Konto hilft sie euch jedoch reichlich wenig. Ziel ist es also, stets auf dem Schirm zu haben, welche Rechnungen noch offen sind. Wir empfehlen dabei diese drei Dinge:

  1. Gewährt euren Kunden einen Skonto-Rabatt, wenn sie innerhalb einer bestimmten Frist zahlen. Skonto ist eine recht übliche Methode im B2B-Geschäft und erspart bei vielen Rechnungen das „Hinterherlaufen”, da die Kunden motiviert werden, früh zu zahlen. Aber Achtung: das ist eine Mischkalkulation – ihr solltet auch wirklich in der Lage sein, den Skonto-Rabatt bei über 50% der Rechnungen in der Liquidität zu verkraften.
  2. Schafft euch einen Ort, an dem ihr alle offenen Rechnungen sehen könnt, die die Zahlungsfrist bereits überschritten haben. Alle anderen könnt ihr erstmal ignorieren. Das schafft Fokus.
  3. Meldet euch aktiv bei euren Kunden! Nicht immer muss es eine Mahnung sein. Oftmals ist eine kurze Erinnerung schon alles, was es braucht. Im B2B-Geschäft ist eine schnelle Eskalation nicht so üblich. Ab einem gewissen Zahlungsverzug sollte jedoch der Mahnprozess beginnen.  (Hierbei kann es sinnvoll sein, sich einen Partner für den Inkassoprozess zu suchen, damit ihr den Aufwand vom Tisch habt.)

Tipp 5: Eine Kombination aus Skonto und Mahngebühren ist zwar weniger üblich, jedoch kann schon die Erwähnung von potentiellen Mahnkosten helfen, den Bezahlprozess zu beschleunigen.

Schritt 5: Übergabe an die Buchhaltung

Unabhängig davon, wie euer Abrechnungsprozess im Detail aussieht, müssen alle Belege irgendwann an die Buchhaltung übergeben werden. Bei unseren Kunden sehen wir eine Gleichverteilung zwischen internen Buchhaltungsabteilungen und externen Buchhaltern.

Wichtig: Es erfolgt keine Buchung ohne Beleg. Schafft euch also einen Übergabeprozess, bei dem die Buchungssätze verknüpft mit den Originalbelegen an die Buchhaltung übergeben werden.

Wir sehen oft, dass Belege gescannt oder teilweise kopierte Belege digital oder analog zur Buchhaltung geschickt werden. Das Problem: Die Aufbereitung der Buchungssätze ist sehr zeitaufwendig.

Eine gute Agentursoftware kann euch den Übergabe-Aufwand erleichtern. Es gilt nämlich grundsätzlich eine Buchung pro Position und diese ist bei der Rechnungsstellung in der Software in der Regel schon vorhanden. So habt ihr in der Agentursoftware HQ z.B. die Möglichkeit, schon auf eurer Seite die Positionen zu kontieren und Kostenstellen zuzuteilen. Das spart der Buchhaltung viel Zeit und euch damit auch Kosten, vor allem wenn eure Buchhaltung extern läuft.

Tipp 6: Achtet bei der Softwareauswahl unbedingt darauf, dass die Übergabedokumente für die Buchhaltung automatisiert erzeugt werden können.

Abrechnungsfragen, denen wir häufig begegnen

Mein Kunde zwingt mich in eine Rechnungsform. Wie kann ich das am besten abbilden?

Achtet darauf, dass euer Abrechnungsprozess individuell gestaltbare Rechnungen zulässt und mehrere Abrechnungsmodelle unterstützt werden. Dann habt ihr schon 90% geschafft. Gerade bei großen Konzernen müssen manchmal die wildesten Rechnungsformen eingehalten werden. Hier kann es sinnvoll sein, nur eine „Proforma Rechnung” für den internen Prozess in der Software zu schreiben und dann die eigentliche Rechnung an den Kunden in einer komplett freien Textverarbeitung zu erstellen.

Unsere Buchhaltung ist extern. Wie können wir hier einen technisch sauberen Prozess sicherstellen?

In diesem Fall muss eure Agentursoftware eine saubere Übergabe an ein Buchhaltungstool unterstützen. DATEV ist der führende Anbieter im deutschsprachigen Raum. Das HQ bietet z.B. eine DATEV-Schnittstelle für eine Übergabe mittels Buchungsstapel, die für alle Buchhalter Gang und Gäbe ist. Zusätzlich kann man den Prozess noch mit Beleglinks verbessern. Dabei werden die Zeilen des Buchungsstapels direkt mit den Belegen verknüpft. Ihr kennt das Spiel: keine Buchung ohne Beleg.

Fazit

Das Thema Abrechnung ist essentiell für jede Agentur. Investiert also die notwendige Zeit, einen Abrechnungsprozess aufzusetzen, der wirklich zu eurer Agentur, euren Leistungen und euren Kunden passt. Eine gute Agentursoftware wie das HQ unterstützt euch bei der Abrechnung und sorgt dafür, dass in eurer Agentur in Zukunft kein Geld mehr „liegen bleibt”.

P.S. Im nächsten Teil des Agentur-Aufräum-Guides teilt Christopher praktische Controlling-Insights mit euch und gibt Tipps für die Auswahl von sinnvollen Agentur-KPIs.

Christopher Stoll ist mit allen Facetten des Agentur-Prozesses vertraut. Als Director of HQ Operations & Head of Sales bei der HQLabs GmbH, einer etablierten Softwarefirma aus Hamburg, steht er monatlich mit hunderten Agenturen in Kontakt. Er kennt die typischen Probleme, die im Projektalltag auftreten und brennt für Lösungsansätze, die mehr Ordnung im Agenturprozess bringen ­– z.B. eine gute Agentursoftware wie das HQ, die bereits bei mehr als 700 Agenturen im Einsatz ist. Wenn er sich nicht gerade um das HQ kümmert, gilt sein Ehrgeiz seiner Handballmannschaft.


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