Das HQ

Das HQ im Agentursoftware Guide

Das HQ – die all-in-one Agentursoftware. Bei über 700 führenden Agenturen im Einsatz

Das HQ bringt Ordnung, Struktur und Effizienz in euren Agenturprozess. Es ersetzt App-Chaos, veraltete Software und Sammlungen von Excel-Tabellen mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess in einer modernen Agentursoftware.

Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung und Zeiterfassung bis hin zu Abrechnung und Controlling bietet  das HQ alle Funktionen für den typischen Prozess eures Unternehmens 

Deine ganze Agentur auf einen Blick

Jedes Teammitglied sieht die wichtigsten Informationen an einem zentralen Ort.

Natürlich angepasst an die eigenen Zugriffsrechte und Wünsche. Da das HQ alle Informationen zusammenführt, sind die Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten unbegrenzt.

  • Einfach anpassbare Dashboards für jeden User
  • Flexible Zugriffsrechte je nach Rolle
  • Integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken
  • Direkte Anbindung an Dashboarding-Tools wie z.B. PowerBI
  • eigene Auswertungen per API
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CRM & New Business

Jeden Kundenkontakt im Blick behalten

Damit keine E-Mail oder Gesprächsnotiz mehr unter den Tisch fällt, verwaltet ihr eure Kommunikation mit dem HQ an einem Ort. Während der Anbahnung, im Pitch, bei der Projektarbeit und zur Kundenpflege.

  • Zentrale Kontaktdatenbank für Unternehmen und Ansprechpartner
  • Leadpipeline zur Nachverfolgung von neuen Projekten
  • Integrierter Sales-Forecast
  • Kontaktsynchronisation mit Microsoft Exchange
  • Automatische E-Mail Ablage

Ressourcenplanung

Genau wissen, wieviel Kapazität noch frei ist

Damit euer  Team zuverlässig arbeiten und in Stressituationen stukturiert bleiben kann, müssen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammenlaufen: der Ressourcenplanung im HQ.

  • Grafische Darstellung der aktuellen Auslastung
  • Urlaubsplanung inkl. Anträge & sonstiger Abwesenheiten
  • Integrierter Feiertagskalender
  • Individuelle Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodelle
  • Ressourcenplanung per Drag & Dro
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Belegwesen

KVA und Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen – alles aus einem Guss.

Die bis zur eigenen Schriftart frei gestaltbaren Belege sind im HQ fest in euren Gesamtprozess integriert: Erstellt mit einem Klick einen Projektplan aus euren  Angeboten, rechnet nach Angebot, erfassten Zeiten oder Fremdkosten ab und wertet das Ergebnis projektübergreifend aus.

  • Vollständig anpassbares Design der Belege
  • Frei wählbare Nummernkreise (auch Fortsetzung bestehender)
  • Lückenlose Verknüpfung vom Angebot bis zur Mahnung
  • Geplante Umsätze und wiederkehrende Rechnungen
  • Beliebige Währungen und Steuersätze
  • Automatisierter Versand von Rechnungen basierend auf euren Planumsätzen

Project-Controlling

Immer Aussagefähig zum Projektstand

Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm.

  • Übersichtliche Auswertungen zum Projektstand
  • Vollständiger Blick auf die Projektfinanzen vom Angebot bis zur Rechnung
  • Erfassen von Projektzeiten, Verrechnungssätzen und Fremdkosten
  • Einfache Standardisierung des Finanzprozesses auf Projekten

Benutzergruppen und Zugriffsrechte

Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat

Kundenprojekte sind sensibel. Daher bildet das HQ eure Organisationsstruktur genau ab, sowohl Unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Bindet spielend leicht eure Kunden, Freelancer und Partner in eure Projekte ein.

  • Unternehmensweites Organigramm für Benutzerrechte
  • Projektspezifische Rollen
  • Sicheres Einbinden von externen Partnern


Kanban Boards

Übersichtlichere Aufgaben

Damit das Projektmanagement im Team gut funktioniert, müssen alle Aufgaben im Blick behalten werden. Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban Boards anzeigen und einfach per Drag-and-Drop bearbeiten.

  • Aufgaben per Drag & Drop verschieben
  • Projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben
  • Darstellung sowohl im Gantt-Chart als auch als Kanban Board
  • Freies Definieren der “Spalten” aus den Status der Aufgaben
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Zeiterfassung

Stunden buchen im Handumdrehen

Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag u.v.m.

  • Zeiterfassung per Stoppuhr oder nachträgliches ‘Stunden Schreiben’
  • Automatische Zeiterfassung mit timeBro
  • iOS und Android App für die Zeiterfassung von unterwegs
  • Einfaches Abrechnen von Stunden mit Verrechnungssätzen
  • Überstundenkonto
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Konfiguration & Anpassbarkeit

Das Tool an die Agentur anpassen, nicht anders herum

Keine andere Agentursoftware ist so einfach anpassbar wie das HQ – ganz ohne Programmieraufwand. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Und das Beste: Bewiesene Standards aus über 450 Softwareprojekten sind schon Teil des Pakets.

  • Vollständige Systemkonfiguration ohne Programmieraufwand
  • Umfassende Dokumentation für das schnelle Lernen
  • Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten u.v.m.

Integrationen

Das HQ funktioniert mit euren Tools

Das HQ ist selten das einzige Werkzeug in eurem Prozess. Damit die Buchhaltung gut funktioniert, werden Daten an DATEV übertragen. Damit das Ticketing läuft, wird JIRA integriert. Und damit Aufgaben, Kontakte und Termine präsent sind, kommt Exchange zum Einsatz. All das sind Standardaufgaben für das HQ.

  • Über die standardisierte API lassen sich darüber hinaus unzählige weitere Entwicklungsideen umsetzen.
  • Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools wie z.B. DATEV, JIRA, Exchange uvm.
  • Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten
  • Zapier-Integration, um 2000+ weitere Apps mit dem HQ zu verbinden
  • Beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API

Automatische Zeiterfassung

Zeiten, wie von Geisterhand erfasst…

Dank unserer exklusiven Partnerschaft mit timeBro, könnt ihr eure Arbeitszeit auch einfach automatisch erfassen lassen. Am Ende des Arbeitstages erhaltet ihr so einen fehlerfreien Stundenzettel – und die Zeiten werden nach eurer Kontrolle und Freigabe direkt in das HQ übernommen.

  • Automatische Erfassung der Arbeitszeit
  • Für Mac und Windows verfügbar
  • Automatische Projektzuordnung

Besondere Merkmale

Was das HQ auszeichnet? Es macht deinen Alltag wirklich einfacher

Das HQ ist mehr als nur eine weitere oberflächliche App. Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung, Zeiterfassung und Abrechnung ist es ein umfassender Begleiter im Projektalltag
Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet das HQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten, um sich an eure gewohnten Abläufe anzupassen
Mit der offenen API und Schnittstellen zu gängigen Tools wie Jira und Microsoft Exchange kannst du das HQ im Handumdrehen mit anderen wichtigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbinden


Kurzprofil & Kontakt

Besonderheiten/Highlights

Der gesamte Auftragsprozess ihrer Agentur in einem System

  • Multiprojektmanagement
  • (Agile) Projektplanung und -steuerung
  • Projekt- und Finanz-Controlling
  • Zeiterfassung
  • Ressourcenmanagement
  • Kontaktmanagement
  • Customer-Relationship-Management (CRM)
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Belegerstellung
  • Urlaubsplanung
  • Dokumentenmanagement
  • Kollaboration
  • Automatisierte Workflows

Mehr zu den Funktionen des HQ

Das sagen unsere Kunden über das HQ:

„Super Erleichterung, um Angebote zu schreiben und daraus Rechnung zu erzeugen. Das ist eine echte Arbeitserleichterung“
– Sandra Arentz-Hildebrandt (arentz förster bocks)

„Die Verknüpfung einer klaren Methodik zur Planung, Steuerung und Überwachung aller Vorhaben meiner Abteilung mit einer unkomplizierten und intuitiven Software erleichtert mir die tägliche Arbeit. Die Entscheidung, unsere Vorhabenmethodik im HQ umzusetzen war goldrichtig.“
– Tamara Weiß (Landesbank Baden-Württemberg)

Hier geht es direkt zu deiner eigenen Demo

Zielgruppen

Agenturen und Dienstleister mit dem Anspruch an ein professionelles, ganzheitliches Auftrags- und Projektmanagement

Referenzen

Agenturen BALLHAUS WEST, Möller Horcher Public Relations, vjsual | YYM Media Solutions und zahlreiche weitere Unternehmensberatungen, Softwarehäuser, öffentliche Einrichtungen, IT- und Marketingabteilungen.

Weitere Referenzen

Kontakt

HQLabs GmbH
Colonnaden 41
20453 Hamburg Telefon: +49 40 882 15 33 0
Support: +49 40 882 1533 20 eMail: moin@helloHQ.io
Webseite: helloHQ.io

Ansprechpartner:
Tobias Hagenau
Geschäftsführer
tobias@helloHQ.io

Zum Impressum für diese Produktseite

Checkliste Software Features

Kaufmännischer Workflow
Adressmanagement / Kontaktverwaltung (xRM)
CRM Kunden- und Akquise-Management
Anfragen an Lieferanten (Abbildung Anfrage Workflow)
Kalkulation von Angeboten oder Kostenvoranschlägen
Zeiterfassung
• mit Timetracking

Fremdkosten Belegerfassung
• mit Posten-Splitting auf unterschiedliche Jobs

Reisekosten Belegerfassung
• mit Verpflegungsmehraufwand etc.

X
Erstellen von Ausgangsrechnungen
Faktura mit Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung
Job-/Projektcontrolling
Reporting: a. vielfältige Standard-Reports
• Agentur-individuelles Reporting

X
Dashboards / grafische Statistiken
Integrierte Textverarbeitung
• mit Rechtschreibprüfung

X
Outputs (Angebote, Rechnungen etc.) in Agenturdesign
Zusammenarbeit/Kommunikation
Terminverwaltung / Kalender
Kommunikations- unterstützung im Team (Chat o.ä.)X
Dokumentenmanagement
E-Mails: Integration Mailprogramm
• oder eigener Mailclient

X
Projektmanagment mit Gantt und Abhängigkeiten
Ressourcenplanung Personal
• mit Urlaubsplanung

Ressourcenplanung materielle Ressourcen z.B. Räume
Agiles Aufgabenmanagement (Aufgaben-, Kanban Board)
Integriertes Ticketsystem
Technik, Schnittstellen und Meta-Funktionen
Technologie / Plattform DatenbankPrivate Cloud mit höchsten Sicherheitsstandards. Plattformunabhängig und vollständig webbasiert in allen gängigen Browsern. C# / VB.NET / JavaScript / HTML; Daten in RDBMS (MS-SQL)
Zugriffsrechte / Rollenrechte
• DSGVO-konform

DSGVO-konform (Personenbezogene Daten)
Bei Hosting durch Anbieter: Serverstandort D-A-CH
Homeoffice-Anbindung
Mobile Nutzung (App/online Zugriff)
Responsives Design

ZUGFeRD ready
Individuelle Datenfelder
Faktura-Schnittstelle: DATEV
andere, weitere Faktura-Schnittstelle

Weitere Schnittstellen / AnbindungenMicrosoft Outlook, Microsoft Exchange, JIRA, Zapier, , awork, PDF-Export, Excel-Im- und Export, Offene REST-API, Excel-Plugin
Anbieter und Lizenzen
Markteinführung2011
Kunden / InstallationenBei über 700 Kunden im Einsatz
DokumentationUmfangreiche Online-Dokumentation für das HQ
Demo / Software-TestDemo jederzeit kostenlos per Online-Zugang auf Webseite testen. Geführte Demo auf Wunsch vereinbaren. Direkt zur Demo des HQ
Support per (Telefon, E-Mail, Live Chat, Ticketsystem)Telefon, E-Mail, Chat, Ticket
Upgrade-Möglichkeit: a. Modulzukauf
b. Lizenzen-Aufstockung
X
Downgrade-Möglichkeit: a. Modulrückgabe
b. Lizenzen-Rückgabe
X
X
KaufmodelleMiete, SAAS
Kostenmodell LizenzenSoftware-as-a-Service: Preis unterscheidet sich nach der Anzahl der Nutzer und Funktionen 
Preise DienstleistungenSchulung auf Anfrage 

Letzte Aktualisierung: 07.01.2021

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