Wie genau erfasst ihr die Arbeitszeiten eurer Mitarbeiter? Falls ihr aktuell beispielsweise nur Überstunden dokumentiert, besteht Handlungsbedarf: Laut Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.5.2019 müssen EU-Staaten die Arbeitgeber verpflichten, jede Arbeitsstunde ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen. Wir haben die neue Zeiterfassungspflicht für euch unter die Lupe genommen.
Warum gibt es überhaupt eine neue EU-Richtlinie zur Zeiterfassung?
Unterstützt von seiner Gewerkschaft klagte ein spanischer Arbeitnehmer die Einhaltung der Arbeitszeiten bei einer spanischen Niederlassung der Deutschen Bank ein. Die Bank berief sich auf spanisches Recht, das keine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung vorsieht. Das spanische Gericht legte daraufhin den Fall dem Europäischen Gerichtshof vor. Der Generalanwalt am EuGH empfahl in seinem Schlussantrag eine Entscheidung im Sinne des Arbeitnehmers und die Richter des EuGH bestätigten in ihrem Urteil diese Auffassung: Ein System zur Erfassung der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit sei unabdingbar zur Durchsetzung des “Grundrechts eines jeden Arbeitnehmers auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten” (Grundrechtecharta der EU).
Wie war das bis jetzt geregelt – und was fordert die neue EU-Richtlinie?
Das deutsche Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass maximal acht Stunden Arbeit pro Tag erlaubt sind – mit der Möglichkeit einer Erhöhung auf zehn Stunden, sofern innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Bisher müssen lediglich Überstunden erfasst werden, also alles was über diese Stundenanzahl hinausgeht. Nach dem EuGH-Urteil soll künftig aber die gesamte Arbeitszeit akribisch erfasst werden und zwar unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs gearbeitet wird.
Die Erfassung muss durch ein „verlässliches, zugängliches und objektives System” erfolgen:
- Objektiv: Es muss eindeutig geregelt sein, wann Arbeitszeit beginnt und wann sie aufhört – bei vielen Tätigkeiten eine komplexe Frage, denn es geht um die grundsätzliche Definition von Arbeit. Relativ einfach ist es noch mit dem Checken und Beantworten der Mails abends zu Hause vom Tablet aus: Ja, das muss nach Ansicht von Arbeitsrechtlern künftig dokumentiert werden. Aber fällt auch Netzwerken bei einem gemeinsamen Bier unter Arbeitszeit? Und wie viele Stunden soll beispielsweise ein Kreativer aufschreiben, der beim Joggen einen Geistesblitz für die neue Kampagne hat?
- Verlässlich: Die Daten müssen korrekt erfasst werden, auf aktuellem Stand sein und vor Manipulationen und nachträglichen Änderungen geschützt werden.
- Zugänglich: Das System muss unkompliziert einsehbar sein, beispielsweise für die Überprüfung durch Betriebsräte oder Behörden.
Was bedeutet das Urteil für Arbeitgeber – und für moderne Arbeitsmodelle?
Das Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) stößt auf geteiltes Echo: Während sich Arbeitnehmer und Gewerkschaften mehr Arbeitsgesundheit und gerechtere Bezahlung erhoffen, fürchten Arbeitgeber deutlichen bürokratischen Mehraufwand und sehen die Chancen von „New Work” gefährdet. In produzierenden Branchen sind Stechuhren und elektronische Zeiterfassungssysteme bereits heute gang und gäbe, d.h. hier muss voraussichtlich wenig nachgebessert werden. Anders sieht es in Dienstleistungsbranchen aus: Agenturen, Redaktionen, Consultants oder IT-Unternehmen arbeiten häufig mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und auf Basis von Vertrauensarbeitszeit.
Bereits heute gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit eine Dokumentationspflicht für Überstunden, was in vielen Betrieben aber eher locker gehandhabt wird. Im Grunde bedeutet „Vertrauensarbeitszeit” lediglich, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht an den Arbeitnehmer delegiert – künftig dann eben für ALLE geleistete Stunden und nicht nur für die Überstunden.
Viele Arbeitsrechtler sehen deshalb in der EU-Richtlinie nicht zwingend ein Ende vertrauensvoller und flexibler Arbeitszeitvereinbarungen. Aber: Die neue EU-Richtlinie nimmt den Arbeitgeber wieder stärker in die Pflicht, die exakte Dokumentation nicht nur durch ein entsprechendes System zu ermöglichen, sondern auch einzufordern und eine Überschreitung gesetzlich zulässiger Arbeitszeiten zu unterbinden.
Die Befürchtung der Arbeitgeber: Die systematische Dokumentation aller Arbeitszeiten wird nicht nur das tatsächliche Volumen der Überstunden deutlicher offenlegen, sondern auch die Umgehung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhefristen. Beispielsweise müssen zwischen zwei Arbeitstagen elf Stunden ununterbrochene Ruhe liegen. Wird diese Zeitspanne durch das Bearbeiten von geschäftlichen Mails abends im Homeoffice unterbrochen oder nicht? Hier sind noch viele Detailfragen zu klären, die aber nicht erst durch die neue EU-Richtlinie entstanden sind, sondern nun lediglich transparenter gemacht und strikter kontrolliert werden.
In den letzten Wochen hatten sich einige Verbände der Marketing- und Kommunikationsbranche in der Presse zur EU-Richtlinie geäußert: „Der im deutschen Arbeitsrecht immer noch vorgeschriebene Acht-Stunden-Tag plus obligatorischer Ruhepausen ist mit den Arbeitsbedingungen in Unternehmen wie Agenturen und Beratungen längst nicht mehr vereinbar”, kommentierte beispielsweise GWA-Geschäftsführer Ralf Nöcker. “Wohlgemerkt: Hier geht es nicht um Arbeitsmenge, sondern um Verteilung. Arbeit verteilt sich einfach heute in vielen Branchen nicht mehr linear auf Stunden, sondern fällt unregelmäßig an. Das muss die Gesetzgebung abbilden.”
Ab wann gilt die neue EU-Richtlinie?
Die EU-Richtlinie richtet sich nicht direkt an die Arbeitgeber, sondern an die EU-Mitgliedsstaaten. Die einzelnen Länder sind nun in der Pflicht, diese EU-Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Laut Bundesarbeitsminister Hubertus Heil ist in Deutschland bis Ende des Jahres 2019 mit einem entsprechenden Gesetz zu rechnen.
Wird es Ausnahmen geben? Und wer kontrolliert das eigentlich?
Der EuGH gibt den EU-Mitgliedsstaaten bei der Umsetzung in nationales Recht immer einen gewissen Gestaltungsspielraum. Es ist deshalb vorstellbar, dass die vollumfängliche Dokumentationspflicht erst ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl in einem Unternehmen gilt oder dass bestimmte Personengruppen wie z.B. Führungskräfte ausgenommen sind. Genaueres wird aber erst der Gesetzesentwurf zeigen.
Die Kontrolle des Arbeitszeitgesetzes erfolgt durch die Arbeitsschutzbehörden, erfahrungsgemäß stichprobenartig. Bei Verstößen werden Bußgelder wegen einer Ordnungswidrigkeit verhängt, in besonders schweren Fällen können Verstöße aber auch wie Straftaten geahndet werden.
Wie müssen die Zeiten künftig dokumentiert werden?
Die EU-Richtlinie gibt keine bestimmte Dokumentationsart vor. Grundsätzlich sind weiterhin alle Formen der Zeiterfassung erlaubt, vom Papierzettel bis zur mobilen App. Allerdings ist die Einhaltung der bereits erwähnten Vorgaben „zuverlässig, zugänglich und objektiv” mit professionellen digitalen Systemen einfacher umzusetzen und minimiert den zusätzlichen administrativen Aufwand.
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