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easyJOB News: So können Sie Ihre Mitarbeiter zur Stundenschreibung motivieren

8 dynamische Argumente und 10 konkrete Maßnahmen

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Stundenschreibung ist oft unbeliebt Foto: shutterstock /Ollyy

Zeiterfassung ist sehr beliebt – bei den Chefs. Wer die Zahlen im Blick behalten muss, erkennt sofort, wie das Unternehmen von fokussierter Arbeit profitiert. Nur eine Agentur, die konsequent produktive Stunden erfasst, kann sie auch effektiv auswerten und somit nachvollziehen, ob die eigene Strategie tatsächlich erfolgreich umgesetzt wird. Wie schafft man es, sein Team zu aktivieren? Welche Argumente überzeugen nachhaltig und wirken deshalb langfristig? Es gibt gute Gründe, die für eine systematische Stundenerfassung sprechen und die Ihr Team an Bord holen.

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Agenturchefs motivieren ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung Foto: shutterstock /Ground Picture

Auf den ersten Blick klingt „Stunden schreiben“ total langweilig und die wenigsten sind begeisterte Dokumentare der eigenen Arbeit. Mitarbeitern erscheint die Erfassung meist lästig, mühsam und unnötig: „Wir sind doch hier nicht auf dem Amt! Ich möchte kreativ arbeiten und nicht wie ein Bürokrat.“ Eine verständliche Haltung in Agenturen und selbst bei Führungskräften wird Stunden schreiben nicht immer als Notwendigkeit verstanden. Es sei denn, man sieht die enorme Relevanz und erkennt deshalb, wie das ganze Unternehmen von der lästigen Aufgabe profitieren kann (und wie man „lästig“ in „lustig“ verwandelt). Denn Stundenerfassung ist sehr sinnvoll für das Controlling, folglich das Projektmanagement und letztendlich für alle Mitarbeiter.

Hier die wichtigsten Argumente kurz zusammengefasst:

  1. Zeit ist Geld, auch in der Agentur, nein: besonders in der Agentur! Denn die meisten Projekte werden nach Stunden abgerechnet. Am Monatsende kommt der Blick auf die abzurechnende Zeit zu spät. Wenn keiner merkt, dass Budgets überschritten werden, geht es meist zu Lasten der Agentur. Management by Kontostand klingt sehr lässig, auf Dauer rächt es sich aber böse. Berechnet man zu wenig, legt man selbst drauf. Ist man „zur Sicherheit“ pauschal teuer, bleiben die Aufträge aus. Langfristig kann keine Agentur ohne korrekte Abrechnung überleben. 
  2. Projekte „Pi mal Daumen“ zu planen ist ungenau und führt zu Fehleinschätzungen in alle Richtungen. Mit konsequent ehrlichen Aufzeichnungen können für die Zukunft alle Ressourcen sinnvoll verteilt werden. Jeder bekommt die Zeit, die er wirklich braucht. Und die Agentur zeigt auf diese Art mehr Respekt vor der Leistung des Teams.
  3. Über- und auch Unterforderung schadet jedem. Beides macht unzufrieden, Mitarbeiter schauen sich dann schnell nach einem neuen Job um. Wer Stunden schreibt, erhält eine bessere Übersicht über die eigene Leistung und die eigenen Bedürfnisse. Wie lange brauche ich wirklich zur Umsetzung, was geht schneller oder wann braucht es doch länger als erwartet? Wo muss ich mehr Zeit fordern, wo kann ich es entspannter angehen lassen? 
  4. Eine korrekte Dokumentation der bereits geleisteten Stunden ist unerlässlich. Nur so ist eine realistische Ressourcenplanung möglich, damit dem Planenden die aktuelle Auslastung der einzelnen Mitarbeiter angezeigt wird. So lässt sich einschätzen, welche Ressourcen akut noch gebraucht werden oder welche Kapazitäten schon wieder frei sind. 
  5. Stundenschreibung hilft auch der besseren Organisation der Projekte. Im laufenden Betrieb hat das Projektmanagement dadurch jederzeit den Überblick, sieht den Fortschritt der einzelnen Projekte und kann rechtzeitig auf eine notwendige Budgeterweiterung hinweisen. Das schafft Vertrauen und verbessert die Kundenbeziehung enorm, denn Transparenz und Ehrlichkeit kommen immer gut an. 
  6. Und auch langfristig bringt das Learning aus der Stundenerfassung Vorteile für die Kommunikation mit den Kunden. Wer Projekte im Zeitaufwand genauer schätzen kann, macht bessere Angebote. Es gibt weniger Abweichungen zwischen Angebot und Schlussrechnung. Eine Win-Win-Situation mit zufriedenen Kunden und einer profitablen Agentur. 
  7. Wenn alle Stunden korrekt geschrieben werden, ist die Fakturierung nach Stunden schon vorbereitet – das ist eine große Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter in der Buchhaltung. Voraussetzung ist natürlich eine Agentursoftware, die die Daten entsprechend auswerten kann. 
  8. Die Transparenz dient auch der Fairness untereinander, weil jederzeit sichtbar ist, für welche Projekte die Zeit verwendet wird (natürlich vorausgesetzt, dass niemand bewusst betrügt). Eine reine Arbeitszeiterfassung honoriert nur die Anwesenheit, damit wird der Aufenthalt in der Kaffeeküche genauso gewertet wird wie Projektarbeit.

Wer mitmacht, gewinnt also: Übersicht, Zufriedenheit, Anerkennung und vielleicht ein fettes Lob oder gar einen kleinen Preis.

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Der Pokal für den „Zeiterfasser des Monats“ Foto: shutterstock/Jag_cz 

Unsere 10 Tipps zur Motivierung bei der Stundenschreibung:

  1. Kommunikation ist das A und O. Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter über ihren Schatten springen und die neue Aufgabe 100% zuverlässig erledigen? Dann hören Sie erst einmal richtig zu, nehmen Sie die Befürchtungen ernst, sprechen Sie offen miteinander und bieten Unterstützung an. Verwenden Sie ein positives Wording, damit das Tool als Helfer verstanden wird und die neue Aufgabe als Chance.
     
  2. Starten Sie z. B. mit einem Kick-off-Meeting und erklären Sie, was Sie vorhaben und warum. Alle dürfen Fragen stellen und Bedenken äußern und Sie können die o.g. Argumente einsetzen. Wer Angst vor komplizierten zeitraubenden Vorgängen hat, dem führen Sie Ihr System vor: „so einfach ist das!“. Dabei ist eine gute Vorbereitung wichtig, damit alles auch tatsächlich reibungslos funktioniert.
     
  3. Klar ist: Jeder in der Agentur trägt eine Mitverantwortung für den Erfolg. Erklären Sie die Stundenschreibung als Mittel zur stärkeren Einbindung der einzelnen Mitarbeiter in die Erreichung der Unternehmensziele. Als Negativ-Beispiel kann ein Projekt mit deutlich überschrittenem Budgets gezeigt werden, bei dem als Konsequenz die Agentur viel Geld verloren hat. Ein Gegenbeispiel macht gute Laune.
     
  4. Die Software zur Zeiterfassung muss einfach zu bedienen sein, z. B. durch eine App auch mobil möglich sein. Anwesenheit im Gebäude darf keine Voraussetzung sein. Ein unkompliziertes, zuverlässiges und auch flexibles System macht es leicht, die innere Barriere zu überwinden und beugt passivem Widerstand vor. Die einzelnen Projekte müssen außerdem eindeutig und realistisch angelegt werden, damit Mitarbeiter nicht zu falschen Buchungen motiviert sind, was letztendlich die ganze Auswertung sabotieren würde.
     
  5. Die meisten Agenturen verwenden eine Agentursoftware, die Stundenschreibung ermöglicht. Um sicherzustellen, dass jeder mit dem Tool richtig umgehen kann, bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine gute und umfassende Einweisung in das System und wählen Sie einen Anbieter mit umfangreichem verlässlichem Support.
     
  6. Vergessen Sie nicht, regelmäßig Feedback aktiv einzufordern. Wo gibt es Probleme, was könnte besser laufen. Nehmen Sie die Vorschläge ernst und ändern gegebenenfalls die Abläufe. Wer Respekt einfordert, sollte ihn auch selbst zollen.
     
  7. Die Stundenerfassung sollte klar als Arbeitsaufgabe kommuniziert werden. Dazu braucht es eindeutige, schriftliche Regeln für die Erfassung (z. B. im Arbeitsvertrag). Legen Sie genau fest, wie und wann dokumentiert werden muss und welche Folgen eine Verweigerung hat. Überlegen Sie sich eine festgelegte Abfolge von Ermahnung und Sanktion.
     
  8. Als Erinnerung an fehlende Eintragungen ist eine automatische Aufforderung sinnvoll. Diese sollte unübersehbar als Email oder deutlicher Alarm auf der Startseite der Agentursoftware erscheinen. Für Unbelehrbare können Sie auch eine Spardose aufstellen: Wer vergisst, seine Stunden einzutragen, zahlt einen symbolischen Euro ans ganze Team und bezahlt so unfreiwillig eine Runde bei der nächsten Agenturparty.
     
  9. Belohnen ist allerdings immer besser als bestrafen, das sogenannte positive Verstärken ist besonders wirkungsvoll. Machen Sie besonders zuverlässigen Stundenschreibern dicke Komplimente. Noch besser wirken Prämien, Benefits in Form von zusätzlicher Freizeit oder kleinen Geschenken. Das muss keine große Sache sein, Anerkennung zählt. Denkbar ist in der Einführungsphase ein Punktesystem mit offizieller Gewinner-Ehrung am Ende des Monats oder Jahres.
     
  10. Ein bisschen Spaß muss sein: nehmen Sie’s mit Humor. Wer auch immer „Zeiterfasser der Woche“ wird, sollte eine Knaller-Auszeichnung erhalten, die keiner vergisst. Sie haben genug Kreative im Haus, die sich dazu etwas Lustiges ausdenken können.
EasyJOB im Agentursoftware-Guide 4 Foto: shutterstock/Rawpixel.com
Agenturmitarbeiter applaudieren dem Zeiterfasser des Monats Foto: shutterstock/Rawpixel.com

Fazit

Wer Stundenerfassung als Chance begreift, kann die Vorteile genießen: Mitarbeiter werden sinnvoller eingesetzt, die Projekte sauber und effizient abgerechnet. Ihre Kunden sind zufrieden und das Klima in der Agentur verbessert sich, weil jeder zur Fairness verpflichtet ist und seine eigene Work-Life-Balance verbessern kann. Und vielleicht macht das Ganze dann sogar ein bisschen Spaß.

© Because Software AG 2023


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