Viele Mitarbeiter in Agenturen empfinden die Stundenschreibung als lästiges Thema. Aber um ein Projekt richtig zu kalkulieren und den Personalbedarf einschätzen zu können, ist eine Erfassung der Zeiten elementar. Läuft das Projekt aus dem Ruder, kann entsprechend rechtzeitig eingegriffen werden. Umso wichtiger ist es, die Zeiterfassung so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Ben, Kontakter in der Agentur, zeigt, wie das gelingen kann.
Hallo, super erholt aus dem Urlaub zurück, zeige ich euch heute, welche Tools für die Stundenschreibung ihr in easyJOB nutzen könnt. Gut, dass ich für den Urlaub schon mal keine Stunden schreiben muss, das erledigt easyJOB über die automatische Stundenschreibung alleine.
easyJOB bietet vielfältige Möglichkeiten zur Stundenschreibung, ganz nach individueller Vorliebe. Ideal ist das Stundenwidget auf der Startseite, das ihr besonders in Kombination mit den Widgets sehr vielfältig nutzen könnt. Aus allen Widgets heraus ist es möglich, einfach einen Eintrag auf das Icon Stundenwidget zu ziehen. Der Erfassungsdialog öffnet sich und ist bereits mit den vorhandenen Daten befüllt. Jetzt müsst ihr nur noch die Zeit und – wenn benötigt – eine Beschreibung eintragen.
Unterschiedlichste Widgets helfen, die Stunden fortlaufend zu erfassen und gegebenenfalls zu vervollständigen. Aus dem ToDo-7-Tage-Widget kann ich zum Beispiel Termine und Aufgaben ins Widget ziehen. Das Widget zuletzt verwendete Jobs zeigt mir die Jobs, an denen ich zuletzt gearbeitet habe. So vergesse ich keinen. Einfach den Job ins Stundenwidget schieben und die Stunden eintragen. Schneller geht’s nicht.
Das Widget meine Referenzen protokolliert, auf welchen Referenzen ich gearbeitet habe. Nutzt ihr das Telefonieren über die Super-Search (Klick auf Telefonnummer, angebundene Telefonanlage) werden eure Telefonate protokolliert, mailt ihr über easyJOB werden auch die ein-und ausgegangenen E-Mails angezeigt, sogar Datei-up und -downloads werden erfasst. So können auch für diese Tätigkeiten ganz einfach Zeiten eingetragen werden. Mehr Infos hier im Video.
Meine Kollegen aus der Kreation nutzen das Stundenwidget in Kombination mit dem Kanban-Board.
Sobald eine Aufgabe den Status begonnen erhält, kann parallel das Stundenwidget geöffnet und die Stundenerfassung gestartet werden, sichtbar an dem roten Punkt im Icon. Ist die Arbeit abgeschlossen, einfach die Aufgabe per Drag & Drop auf erledigt schieben und die Stundenerfassung im Widget stoppen. Am farbigen Balken im Widget erkennt ihr sofort, ob ihr noch im Soll seid, oder mehr Stunden benötigt als geplant.
Wer längerfristig an den selben Projekten arbeitet, für den ist die Wochenübersicht besonders praktisch.
Aber auch aus vielen anderen Programmzweigen heraus können Stunden geschrieben werden, z.B. über Aufgabe/Termin im Kalender. Solltet ihr einmal die Stundenschreibung vergessen haben, erinnert euch easyJOB mit einer auffälligen Warnmeldung daran. Auch eine automatisierte E-Mail zur Erinnerung ist einrichtbar.
Ach Ben, kann ich dich kurz stören. Klar Simon, was gibt’s. Kannst du heute bitte noch deine Stundeneinträge vervollständigen, in KW 39 fehlen ein paar Stunden, ich muss morgen meine Auswertungen fertigmachen.
Als Vorgesetzter kontrolliere ich die Stunden aus verschiedensten Blickwinkeln, zum einen mitarbeiterbezogen aber natürlich auch jobbezogen. Auf Knopfdruck können die Stunden als Leistungsnachweise für die Kunden exportiert werden.
Ok, das mache ich nachher schnell noch. Morgen bin ich schon wieder unterwegs beim Kunden. Da nutze ich die Stunden-App für die Stundenerfassung. Falls keine Internetverbindung vorhanden ist, kann ich auch offline, z.B. im Zug, Zeiten erfassen und die Daten dann bei der Ankunft synchronisieren.
In easyJOB gibt es für verschiedene Tätigkeiten ganz unterschiedliche Möglichkeiten der Stundenschreibung. Passend zur individuellen Arbeitsweise sollte man die Methode wählen, die am einfachsten ist und die größte Arbeitserleichterung verspricht. In easyJOB sind die Tools für die Stundenerfassung kostenfrei im Basisumfang enthalten. Nur für die Stunden-App fallen Extra-Kosten an.
Zur Erinnerung: Ben ist Kontakter in der Agentur creaDIG. Ben ist jung, Ben ist smart, Ben schaut gut aus. Nur: Ben gibt es leider nicht. Because Software hat ihn sich ausgedacht, um mit ihm als Testimonial Themen rund um die Agentursoftware easyJOB bewusst anders aufzubereiten. Persönlicher und vor allem aus Sicht des Anwenders.
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