Interview mit Veit Mathauer von Sympra, Agentur für Public Relations in Stuttgart.
Seit fast 30 Jahren nutzt die Stuttgarter PR-Agentur Sympra easyJOB und die Prozess- und Anwendungsberatung der Because Software. Wir haben mit Geschäftsführer Veit Mathauer über die Entwicklung seiner Agentur gesprochen und ihn gefragt, wie anpassungsfähig easyJOB und die Beratung der Because Software auf die besonderen Bedürfnisse einer PR-Agentur reagiert haben.
Herr Mathauer, vor vier Jahren haben wir unser erstes Interview geführt. Jetzt wollen wir natürlich wissen: Wie geht es Ihnen und Ihrer Agentur heute? Und was ist in der Zwischenzeit passiert?
Veit Mathauer: Also mir geht es gut, der Agentur auch. Danke der Nachfrage. In den letzten Jahren ist einiges passiert. Vor allem haben wir uns inhaltlich weiterentwickelt und uns – neben der reinen Pressearbeit – auf die Themenbereiche Nachhaltigkeit, Cleantech und Innovationen fokussiert. Drei Bereiche, wo bereits viele unserer Kunden aktiv sind, wo wir aber auch eine ganze Reihe neuer Kunden akquirieren konnten.Unser inhaltlicher Schwerpunkt hat sich also etwas verschoben und unsere Arbeit ist vielfältiger geworden. Daher sind natürlich die Anforderungen an uns und damit auch unsere Anforderungen an die Software gewachsen.
Gibt es Branchen, die Sie heute mehr fordern, als es vor ein paar Jahren der Fall war?
Das würde ich so nicht sagen. Unsere Kunden kommen aus den Bereichen Automotive, IT, Maschinen- und Anlagenbau oder dem Dienstleistungssektor. Wenn etwas auffällt, dann, dass sich branchenübergreifend die inhaltlichen Anforderungen geändert haben.
Es sind also andere bzw. neue Themen Ihrer (bestehenden) Kunden, die Sie zunehmend beschäftigen?
Genau. Daher müssen wir schauen, dass wir immer vorne mit dabei sind. Sowohl bei den Themen wie auch bei den Formaten und Kanälen, die bespielt werden wollen, um die entsprechenden Zielgruppen zu erreichen.
Seit 1995 halten Sie uns die Treue: Gab es in dieser Zeit Momente, in denen Sie die Anpassungsfähigkeit unserer Software besonders geschätzt haben?
Dann springe ich mal 29 Jahre zurück: Als wir mit easyJOB begonnen haben, war das eine reine Software für Werbeagenturen. Zwar konnten wir unsere PR-Arbeit auch abbilden, aber viele Features waren für uns schlicht irrelevant. Heute sieht die Lage ganz anders aus: Dank easyJob können wir unsere Prozesse, unsere Organisation, unseren ganzen administrativen Aufwand viel besser abdecken. Heißt: Das, was wir brauchen, finden wir in easyJOB. Und uns werden immer wieder Dinge angeboten, die wir eigentlich anders gemacht hätten – easyJOB weiß es im Zweifel eben besser. Dahingehend passen wir uns der Software immer wieder an. Und dieser Prozess, dass man sich so gegenseitig immer wieder annähert, zieht sich durch – seit fast 30 Jahren.
Sprechen Sie jetzt hier vom Produkt easyJOB oder von der Zusammenarbeit mit der Beratung der Because Software?
Ich meine eigentlich beides. Also das Produkt passt sich natürlich an. Indem wir eine gute Betreuung haben, die uns weiterhilft und uns das Produkt gegebenenfalls so programmiert und einstellt, dass wir damit klarkommen. Aber auch wir müssen uns dem Produkt anpassen.
Ein Beispiel ist die Urlaubsplanung. Früher haben wir alles manuell und Pi mal Daumen gemacht. Aber das ging einfach irgendwann nicht mehr. Deswegen haben wir vor ein paar Jahren auf den Urlaubsplaner von easyJOB umgestellt. Und ja: Ich habe manchmal immer noch meine Probleme damit, etwa bei der Urlaubsplanung von Teilzeitkräften. Das liegt aber nicht an der Software, sondern an gewohnten Mustern von früher.
Fakt ist: Wir müssen unsere Prozesse und Daten so aufbereiten, damit wir es richtig eingeben können. Da „zwingt“ uns easyJOB quasi dazu. Daher ist das Thema Urlaubsplanung ein gutes Beispiel, wo wir unsere Prozesse und Inhalte an das System anpassen müssen. Damit das System gut funktioniert und uns die Informationen liefert, die wir brauchen.
Wie sieht es mit der Akzeptanz von easyJOB innerhalb der Belegschaft aus?
Als wir easyJOB eingeführt haben, waren einige Mitarbeitende skeptisch. Sie hatten die Befürchtung, durch die Agentursoftware würden bürokratische Mehraufwände entstehen. Aber wir konnten sie vom Gegenteil überzeugen. Heute gehört easyJOB zum festen Inventar. Jeder weiß, dass wir solch eine Software brauchen, weil man sonst überhaupt nicht klarkommt – ob mit Blick auf den Umsatz, die Kunden oder die Projekte. Die Zeiten von Excel-Tabellen und Papier sind einfach vorbei.
Wie man mit easyJOB letztendlich zurechtkommt, hängt meiner Meinung nach davon ab, wie man die Software nutzt. Wir erfassen alle Stunden, ob kundenseitig oder intern. Und ja, Zeiterfassung ist oft lästig, keine Frage. Auch für mich. Manchmal finde ich Tage im Kalender, bei denen ich mühsam rekonstruieren muss, was ich eigentlich getan habe. Und es ist auch nervig, den Kollegen hinterher laufen zu müssen, weil sie ihre Stunden noch nicht eingetragen haben. Aber ich glaube, jeder von uns weiß, dass wir ohne easyJOB gar nicht überlebensfähig wären.
Deswegen finde ich es immer wieder erstaunlich, wie manche Agenturen, die viel größer sind als wir, immer noch mit selbstgebastelten Excel-Sheets arbeiten. Das Risiko, etwas zu vergessen, wäre mir hier einfach viel zu hoch.
Bei easyJOB geht nichts durch die Lappen?
Nein, ein Beispiel: Wenn ich einen Verkaufspreis eingebe, kann ich den Job nicht abschließen, ohne dass ich ihn fakturiert habe. Diese Kontroll- bzw. Steuerungsmechanismen sind einfach Gold wert. Im wahrsten Sinne des Wortes. Denn gegen Ende des Jahres verschaffe ich mir immer einen Überblick und schaue alle offenen Jobs an. Hier entdecke ich immer wieder etwas, das wir vergessen haben. Die Nebenkostenabrechnung für Juli etwa. Das ist wichtig. Denn auch, wenn es nur viele kleine Beträge sind – in Summe würden wir viel Geld verlieren.
Updates verbessern unsere Software regelmäßig: Welche nützlichen Funktionen sind bei Ihnen im Laufe der Jahre dazugekommen?
Vor vier oder fünf Jahren haben wir die komplette Buchhaltung über die FiBU-Schnittstelle in easyJOB überführt. Das war natürlich eine große Arbeitserleichterung. Früher haben wir dicke Leitz-Ordner zum Steuerberater geschleppt. Dort wurde dann nochmal alles von Hand kontiert. Jetzt geht jede Eingangs- und Ausgangsrechnung per Knopfdruck direkt an unseren Steuerberater und kann per Mail übergeben werden. Natürlich gab es auch da anfängliche Probleme, weil beispielsweise Konten nicht hinterlegt waren. Mittlerweile hat sich aber alles eingespielt und wir hatten die letzten 12 Monate überhaupt keine Korrekturen mehr. Eine erhebliche Zeit- und Aufwandsersparnis – für uns wie auch für den Steuerberater.
Und da wir jetzt seit letztem Jahr zusätzlich die Kasse über easyJOB abwickeln, sind wir im Prinzip komplett digitalisiert. Das ist toll!
Was macht die Beratung durch die Because Software so besonders?
Im Laufe der vielen Jahre hat die Beratung natürlich ab und an gewechselt. Aber wir hatten immer einen persönlichen Ansprechpartner und waren stets sehr zufrieden. Mit unserer aktuellen Beraterin arbeiten wir seit Jahren zusammen. Dadurch kennt sie uns, unsere Software und unsere Bedürfnisse sehr gut. Sie ist hilfsbereit und reaktionsschnell, bringt eigene Ideen mit ein und informiert uns zu allen relevanten Neuerungen. Lange Rede, kurzer Sinn: Bei der Beratung gibt es wirklich nichts auszusetzen. 10 von 10 Punkten.
Ist das ein wichtiger Faktor, dass Sie einen persönlichen Ansprechpartner haben und nicht nur irgendeine Nummer, die man anruft?
Auf jeden Fall. Ein für uns überlebenswichtiger Faktor. Wenn ich da immer jemand anderen am Telefon hätte – das wäre ein großes Manko. Von daher bin ich sehr zufrieden, wie es im Moment läuft!
Die Kollegen von Because haben uns auch mehrfach vor Ort besucht und einen Arbeitstag live miterlebt. Das war gut, um sich mal persönlich kennenzulernen und auszutauschen. Sonst läuft die Kommunikation über Teams oder per Telefon, das ist wirklich ein ganz großer Pluspunkt. Aufgrund all dieser Faktoren habe ich easyJOB auch schon einigen Agenturen erfolgreich weiterempfohlen.
Hat Sympra als PR-Agentur spezielle Anforderungen, wo Sie sagen: da ist easyJOB besonders hilfreich, das kann ich mit anderen Tools nicht oder nicht gut abdecken?
Wir bei Sympra bieten unseren Kunden langfristige Betreuungsprogramme an. Wenn ein Auftrag zustande kommt, werden in easyJOB die Jobs angelegt und dann arbeiten wir gegen das vereinbarte Budget. Das ist eine eher unübliche Vorgehensweise, die bei uns aber sehr gut funktioniert und sich in easyJOB problemlos abbilden lässt. Ein Workflow mit Kostenvoranschlägen muss nicht zwingend folgen. Gerade wenn wir bei dem Job die Stunden eingeben, Fremdkosten und so weiter fakturieren, den Job an die Buchhaltung weiterleiten – dann haben wir eine Grundlage für das Controlling. Und diese ganzheitliche Erfassung der Tätigkeiten für unsere Kunden funktioniert sehr gut. Daher haben wir auch gar keine zusätzlichen Anforderungen.
Wie schätzen Sie die Entwicklung der Software ein? Was hat sich im Laufe der Jahre verändert? Welche Funktionen sind besser oder einfacher geworden?
Die Entwicklung ist absolut zeitgemäß. Wenn ich mir jetzt natürlich eine iPhone-App anschaue, egal welche, das ist einfach eine andere Customer Experience als bei easyJOB. Aber dahingehend wurde viel Arbeit reingesteckt und es ist viel besser als früher. Und wie ich schon im Laufe des Interviews gesagt habe: Die Sachen, die wir brauchen, finden wir bei easyJOB. Das ganze Thema FiBu-Schnittstelle, da sind wir mitgewachsen. Oder die Software hat sich zu dem Punkt weiterentwickelt, wo wir gesagt haben: Es macht für uns Sinn, da jetzt einzusteigen.
Wir haben natürlich auch verfolgt, was befreundete Agenturen mit anderen Softwares für Erfahrungswerte sammeln. Im Vergleich wurde uns klar: Die Because Software ist weit vorne und integriert Neuerungen schnell. Mit easyJOB sind wir jetzt auch in der Cloud. All das sind Lösungen, die für uns sinnvoll sind und auf die wir gerne umsteigen. Ich habe erfahren, dass der ER-Import und die X-Rechnung schon super funktionieren. Daher denken wir darüber nach, ob es auch für uns sinnvoll sein könnte, hier zu erweitern. Es ist auf jeden Fall beruhigend zu wissen, dass auch diese Funktionen verfügbar sind.
Sie meinten, dass Sie easyJOB bereits anderen Agenturen empfohlen haben. Wie argumentieren Sie hier?
Die Software bildet alles ab, was man braucht. Sie macht Vorgaben, die einfach sinnvoll sind. Weil man selber mit so vermeintlich sinnvollen Randlösungen arbeitet, die aber am Ende nicht richtig oder nicht vollständig sind. Und dieses ausgearbeitete Programm in Kombination mit einem Service, der einem weiterhilft – das ist für mich der entscheidende USP. Und das ist auch das, was ich von anderen Agenturen höre. Die nutzen nur einen Teil ihrer Software, weil alles andere zu kompliziert ist oder weil die Einarbeitung nicht richtig funktioniert hat.
Also wie gesagt: Wir sind hier bei Sympra zufriedene easyJOB-Nutzer und fühlen uns gut aufgehoben, sowohl bei der Software wie auch beim Unternehmen.
Zum Abschluss eine Frage, die nichts mit easyJOB zu tun hat: Neben PR-Arbeit zeichnet Sympra vor allem soziales Engagement aus. Gibt es irgendwelche neuen Herzensprojekte, für die Sie sich besonders einsetzen?
Vor zwei Jahren haben wir die WIN-Charta unterschrieben. Das ist eine Nachhaltigkeitscharta, die vom Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg vorangetrieben wurde. Hier verpflichten sich Unternehmen, zunächst ein Zielkonzept zu erstellen, in welche Richtung man sich entwickeln möchte. Im Anschluss muss man jedes Jahr einen Bericht abgeben, der die unterschiedlichen Dimensionen von Nachhaltigkeit abdeckt. Da sind wir, mit Blick auf unsere Unternehmensgröße, ganz gut dabei.
2023 haben wir auch bei einem Cleanup mitgemacht. Heißt: Die ganze Agentur ist an einem Freitag los, um – mit Zangen bewaffnet – das Neckarufer von Müll zu befreien. Außerdem unterstützen wir den Förderkreis krebskranke Kinder und die Adolf Hölzel Stiftung, die das Lebenswerk des visionären Künstlers bekannt machen soll.
Sie sehen also: Nachhaltigkeit und soziales Engagement sind zwei Faktoren, die uns sehr wichtig sind und die seit der Agenturgründung 1992 zu unserer Unternehmensphilosophie gehören. Wir sehen es einfach als unsere gesellschaftliche Pflicht an, links und rechts die Augen offenzuhalten und zu helfen bzw. Gutes zu tun, wo auch immer es benötigt wird.
Kurzvorstellung Sympra:
Als Agentur für Public Relations entwickelt Sympra wir seit 30 Jahren wirkungsvolle Kommunikationsstrategien für den B2B-Bereich: Ob Dax-Konzern oder Hidden Champion – wenn Unternehmen komplexe Themen kommunizieren, holen sie Sympra an den Tisch. www.sympra.de
Bildnachweis:
Portrait Veit Mathauer und Foto des Sympra-Teams: Maks Richter
© Because Software GmbH
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