Zentrale Dokumentenverwaltung mit ConAktiv
In Agenturen ist der strukturierte Umgang mit Dokumenten ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Täglich entstehen zahlreiche Dateien – von Angeboten und Briefings über Präsentationen bis hin zu Verträgen und Abrechnungen. Die Herausforderung: alle relevanten Informationen versionssicher, nachvollziehbar und teamübergreifend verfügbar zu halten.
Oft verlieren sich Dokumente in E-Mail-Anhängen, auf lokalen Laufwerken oder in unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Das führt zu redundanten Daten, langen Suchzeiten und erhöhtem Abstimmungsaufwand – insbesondere, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten.
ConAktiv bietet mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine strukturierte Lösung für diese Anforderungen. Dokumente werden zentral gespeichert, logisch zugeordnet und sind jederzeit abrufbar – ob im Büro oder mobil. So unterstützt ConAktiv die tägliche Arbeit in Agenturen durch transparente Abläufe und effiziente Informationsverwaltung.
Zentrale Funktionen im Überblick
Zentrale Ablage
Alle Dateien werden an einem zentralen Ort gespeichert, unabhängig vom Dateityp. Doppelte Ablagen oder uneinheitliche Strukturen werden vermieden.
Schnelle Volltextsuche
Dokumente lassen sich über Stichwörter, Dateinamen oder Inhalte schnell wiederfinden – auch bei großen Datenmengen.
Individuelle Zugriffsrechte
Leseberechtigungen, Bearbeitungsrechte oder Freigaben lassen sich rollenbasiert und nutzerspezifisch steuern – auch für externe Projektbeteiligte.
Kontextbezogene Zuordnung
Dokumente können direkt Projekten, Kunden oder Aufgaben zugeordnet werden, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.
Automatische Archivierung
Ältere Dokumente werden zeitgesteuert archiviert und bleiben dennoch bei Bedarf zugänglich – ohne die aktuelle Ablage zu überlasten.
Rechtssichere Ablage
Speicherung erfolgt verschlüsselt und nachvollziehbar, was die Anforderungen an Datenschutz und Revisionssicherheit erfüllt.
PDF-Archivierung bei Versand und Druck
Beim Versand von Dokumenten oder beim Ausdruck wird automatisch eine PDF-Kopie erstellt und im System abgelegt.
Praxisnutzen für Agenturen:
- Reduzierung von Suchzeiten und Rückfragen im Team
- Mehr Transparenz bei Projektständen und Dokumentenversionen
- Entlastung administrativer Aufgaben durch automatisierte Abläufe
- Einheitliche Dokumentation über alle Projekte hinweg
- Bessere Vorbereitung auf Audits oder Kundenabstimmungen
Mit dem DMS von ConAktiv schaffen Agenturen die Grundlage für eine verlässliche und effiziente Zusammenarbeit – intern wie extern.
Copyright: Connectivity GmbH
Zum Software-Profil von Conaktiv
Firmenkurzprofil:
Connectivity GmbH konzentriert sich auf die Entwicklung und den Vertrieb der Unternehmenssoftware ConAktiv (www.conaktiv.de). Im Fokus von Connectivity steht dabei die Geschäftsprozessoptimierung. Die Kunden sind projektorientiert arbeitende Dienstleistungsunternehmen wie Werbeagenturen, Unternehmensberatungen, Ingenieurbüros, IT-Dienstleister und Softwarehäuser. Seit 1995 Jahren setzen Kunden die Software ConAktiv erfolgreich in folgenden Bereichen ein: Projektmanagement und Zeiterfassung, CRM, Marketing und Vertrieb, Controlling und Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Vertragsmanagement, Terminverwaltung und Groupware.
Connectivity GmbH
Software – Entwicklung & Beratung
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