Ohne Kommunikation ist alles nichts – eMails verwalten mit PM II

Diese Worte enthalten viel Wahres. Kommunikation zwischen Menschen gilt als ein Schlüsselfaktor auf dem immer kürzeren Weg zu erfolgreichen Resultaten. Die elektronische Post ist dabei nach wie vor ein wichtiger Teil der möglichen Kommunikationswege und soll deshalb Thema des vierten Teils unserer Informationsreihe sein.

Für den strukturierten Versand und Empfang Ihrer E-Mails bietet PM II umfangreiche Funktionen und Automatismen, die bei konsequenter Anwendung die komplette Kommunikationshistorie zentral und chronologisch speichert.

Alle Verantwortlichen behalten dadurch den Überblick, ohne am Zugang zu Rechnern oder Postfächern von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu scheitern.

Auf geht’s…

Inhalt

Der eMail „Ausgangskorb” des PM II

Ihre Unternehmenssoftware PM II bietet den Funktionsbereich für den Versand von E-Mails in allen Programmbereichen für die Erstellung Ihrer Korrespondenz an. Sie haben in den Dateien Briefe, Mailings, Memos, Angebote, Auftragsbestätigungen, Einkäufe, Lieferscheine und Rechnungen sowohl in den Eingabemasken zur Erstellung und Bearbeitung von Datensätzen, als auch in den Ausgabelisten der Dateien direkten Zugriff auf den E-Mail-Client und können darüber einen oder mehrere Datensätze “per Mausklick” versenden. Darüber hinaus steht Ihnen die Funktion in den Dateien Kontaktnotizen und Aufgaben zur Verfügung.

PM II beinhaltet u.a. Optionen für das automatische Versenden von Anlagen. Wenn Sie beispielsweise Angebote grundsätzlich in Verbindung mit Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen verschicken, dann regelt PM II das Hinzufügen des entsprechenden Attachments und fasst auf Wunsch Angebot und AGBs zu einem PDF-Dokument zusammen.

Der eMail „Eingangskorb” des PM II

Für den Empfang von Nachrichten können Sie ebenfalls diverse Automatismen nutzen, die Ihre Abläufe erleichtern und eingehende Informationen so verwalten, dass sie später ohne lange Suchwege gefunden und abgerufen werden können. Ist der Absender einer Nachricht bereits in Ihrer Datenbank gespeichert, ordnet PM II den Datensatz automatisch einer Person und/oder einer Firma zu.

Individuell konfigurierbar ist, ob das System die Originalmail in Ihrer Datenbank archivieren soll, ob eventuelle Anlagen extrahiert werden sollen und ob für die Anlagen automatisch Datensätze in der Datei “Externe Dokumente” erzeugt werden sollen. Wird eine Nachricht nach dem Empfang nicht automatisch vom Mail-Server gelöscht, können diese beim erneuten Aufruf der Mailbox gefiltert werden. Optional können Sie einen Spam-Filter aktivieren, um Adressen unerwünschter Absender zu hinterlegen und deren Nachrichten beim Empfang ebenfalls automatisch zu filtern.

Mit der jüngsten PM II-Version bietet das System u.a. eine neue Funktion, mit der eingehende HTML-Mails im Originalformat eingelesen, archiviert und dargestellt werden können.

Haben Sie noch Fragen zur Verwaltung Ihrer elektronischen Post? Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns, wenn Sie weitere Informationen bekommen möchten.

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