ZUGFeRD und die E-Rechnung: Was Agenturen wissen müssen – aktuelle Praxistipps und Informationen

Es ist Mitte Dezember, die Buchhaltung bereitet den Jahresabschluss vor. Da meldet sich ein Kunde: Er könne die PDF-Rechnung vom November nicht automatisch verarbeiten, ob man sie künftig als strukturierte E-Rechnung schicken könne. Wer jetzt weiß, was das Wort „E-Rechnung“ im Gesetz bedeutet und ob die eigene Software das kann, bleibt gelassen. Alle anderen merken, dass 2027 sehr nahe ist.

Von den gesetzlichen Anforderungen über die Umsetzung bis zur passenden Agentursoftware: Was bei elektronischen Rechnungen wichtig ist und wie Softwareanbieter das Thema angehen.

Die Einführung der E-Rechnung bringt auch für Agenturen einige Veränderungen mit sich. ZUGFeRD ist dabei eines der wichtigen Formate für den Austausch elektronischer Rechnungen. Doch welche Anforderungen gelten, worauf müssen Agenturen achten und wie lässt sich die E-Rechnung in den Arbeitsalltag integrieren?

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über ZUGFeRD und die E-Rechnung, liefert aktuelle Praxistipps und bündelt Informationen und Neuigkeiten von Agentursoftware-Anbietern, die zeigen, wie das Thema in den jeweiligen Lösungen umgesetzt wird.

Wie sieht das in der Praxis konkret aus?

Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Als E-Rechnung gilt nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisiert weiterverarbeiten lässt. Die Software des Absenders übergibt die Rechnungsdaten direkt an die Software des Empfängers, und dort landen sie ohne Abtippen in Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Beleghistorie. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nach dem Gesetz nicht.

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die obligatorische E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft eingeführt hat. Die Pflicht kommt in Stufen.

Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme und ohne Umsatzgrenze. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, das solche Rechnungen annehmen kann.

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr auch E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist laut IHK der Umsatz des Jahres 2026, nach den vorliegenden Informationen kommt es auf den Gesamtumsatz an. Die genaue Berechnung regeln die BMF-Schreiben, im Zweifel klärt das Ihre Steuerberatung.

Bis 31. Dezember 2027 dürfen Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen verschicken.

Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle. Die Übergangsfristen werden nach aktuellem Stand nicht verlängert. Auch das dritte BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 bringt laut IHK keine allgemeine Verlängerung.

Ausgenommen bleiben bislang unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Selbst diese Unternehmen müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Praxis-Tipp: Notieren Sie sich den Umsatz 2026 Ihrer Agentur gleich zum Jahresabschluss. Er entscheidet, ob Sie Anfang 2027 oder erst Anfang 2028 liefern müssen.

ZUGFeRD und XRechnung: Die beiden Formate

In Deutschland sind vor allem zwei Formate gängig. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne lesbare Darstellung. Sie ist der Standard im Verkehr mit der öffentlichen Verwaltung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das Sie aus dem alten Beitrag kennen: Eine PDF/A-3-Datei zeigt die Rechnung für Menschen, und die strukturierten XML-Daten stecken als Anhang darin. Das PDF dient als Container für beides.

Für Agenturen ist ZUGFeRD im B2B-Alltag meist der angenehmere Weg. Ihre Kunden sehen weiterhin eine vertraute Rechnung und ihre Software liest dennoch die Daten aus.

Ein wichtiger Punkt für die Praxis: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil taugt als E-Rechnung im steuerlichen Sinn. Entscheidend ist, dass die Rechnung der europäischen Norm EN 16931 entspricht und alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind. Die sehr schlanken Profile (MINIMUM und BASIC WL) enthalten keine Rechnungspositionen und reichen dafür nach gängiger Auslegung nicht aus. Auch die genaue Versionsnummer ist wichtig, ZUGFeRD entwickelt sich weiter, die Quellen nennen derzeit 2.4 bzw. 2.5.

Praxis-Tipp: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter nicht nur „Können Sie ZUGFeRD?“, sondern „Welche Version und welches Profil erzeugt Ihre Software, und ist es EN-16931-konform?“

Was das für Ihre Agentursoftware bedeutet

Eine E-Rechnung steht und fällt mit den Schnittstellen. Die Rechnung muss aus Ihrem System korrekt erzeugt werden, und die Daten aus Projekt, Auftrag und Leistungserfassung müssen sauber in den Rechnungspositionen ankommen. Das neue BMF-Schreiben stellt außerdem klar, dass die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil sorgfältig sein muss. Nicht jede kleine technische Fehleingabe gefährdet den Vorsteuerabzug, die Pflichtangaben müssen aber richtig und vollständig sein.

Für Agenturen heißt das konkret: Prüfen Sie, ob Ihre Agentursoftware oder Ihr angebundenes Buchhaltungssystem E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann. Prüfen Sie, wie Eingangsrechnungen verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Und klären Sie, wer im Team für Vorlagen, Kundenstammdaten und Rechnungsversand zuständig ist.

Praxis-Tipp: Legen Sie vor dem Jahreswechsel eine Testrechnung im neuen Format an und schicken Sie sie an einen verständnisvollen Kunden. Fehler zeigen sich so im Dezember statt im Februar.

Fazit

Die Entwicklung hat die Prognose des alten Beitrags bestätigt, nur dauert sie länger, als man 2016 dachte. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, der Versand folgt in zwei Stufen. Wer jetzt die Software prüft, Formate und Profile klärt und ein bis zwei Testläufe macht, ist 2027 entspannt dabei.

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Beitragssammlung zum Thema

Der ursprüngliche Beitrag stammt vom 6. Oktober 2016, die aktualisierte Fassung wurde im Oktober 2026 erstellt. In der folgenden Sammlung finden Sie aktuelle redaktionelle Beiträge und darunter News verschiedener Anbieter, die zeigen, wie sich das Thema und die jeweiligen Softwarelösungen weiterentwickelt haben.

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© Grafik: H. Mews

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