Jahresabschluss-Check für Agenturen – Jahresabschluss mit Agentursoftware 1

Teil 1 Von Finanzen bis Kundenbeziehungen

Mit dem Jahresabschluss-Check gut vorbereitet ins neue Jahr

Diese folgende Checkliste hilft, den Jahresabschluss strukturiert anzugehen. Dabei unterstützt werden Sie von Ihrer Agentursoftware und/oder »angedockten« Tools, die CRM-, Projektmanagement- und kaufmännische Daten bereitstellen. Denn diese Daten sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Jahresabschluss: Sie zeigen Ihnen nicht nur, wo Sie stehen, sondern auch, wohin Sie steuern sollten.

Warum ein strukturierter Jahresabschluss sich lohnt

Ein guter Jahresabschluss hat mehrere Dimensionen, die über die reine Buchhaltung hinausgehen. Finanziell müssen offene Posten geklärt, Forecasts erstellt und Liquidität gesichert werden. Administrativ gilt es, Verträge, Lizenzen und Versicherungen zu prüfen. Strategisch geht es um die Jahresplanung mit der Ziele definiert und Ressourcen geplant werden. Auf Team-Ebene stehen Performance-Bewertungen, Entwicklungsgespräche und Zufriedenheitsanalysen an. Und technisch wird Software aufgeräumt.

Das Ziel all dieser Aktivitäten ist klar: Sie wollen im Januar nicht mit Altlasten starten, sondern mit Klarheit über den Stand der Dinge und einem soliden Fundament für ein erfolgreiches neues Jahr. Ihre Agentursoftware ist dabei Ihr wichtigstes Werkzeug, denn sie enthält bereits die meisten Informationen, die Sie brauchen – Sie müssen sie nur richtig nutzen.

Die Bereiche:

• Finanzen und Buchhaltung
• Kunden und Geschäftsbeziehungen
• Projekte und Portfolio
• Team und Personal
• Software
• Strategie und Planung

Um die ersten beide Bereiche wird es in diesem Beitrag gehen, die Bereiche 3 bis 6 werden im 2. Teil begutachtet.

Bereich 1: Finanzen und Buchhaltung

Offene Rechnungen und Liquidität im Griff behalten

Auf der anderen Seite stehen Ihre Eingangsrechnungen. Prüfen Sie alle noch offenen Lieferanten- und Freelancer-Rechnungen. Viele davon sollten Sie noch im alten Jahr begleichen, schon aus steuerlichen Gründen. Fordern Sie fehlende Rechnungen aktiv an – gerade Freelancer/innen vergessen manchmal, ihre Rechnung rechtzeitig zu stellen.

Ihre Agentursoftware bietet vermutlich ein Liquiditäts-Dashboard oder entsprechende Reports. Nutzen Sie diese, um einen Überblick über Ihre finanzielle Situation zum Jahresende zu erhalten. Welche größeren Zahlungen stehen im Januar an? Wie hoch ist Ihr Liquiditätspuffer? Gibt es saisonale Muster, die Sie für die Planung berücksichtigen sollten?

Umsatz- und Profitabilitätsanalyse

Jetzt wird es strategisch: Wie war das Jahr wirklich? Ihre Agentursoftware enthält alle Daten, die Sie für eine fundierte Analyse brauchen. Erstellen Sie einen Jahresumsatz-Report, idealerweise aufgeschlüsselt nach Monaten, um saisonale Muster zu erkennen. Vergleichen Sie diesen mit Ihrem Vorjahr und Ihren Zielen: Wo standen Sie im Januar 2025, wo stehen Sie jetzt?

Besonders wertvoll ist die Analyse nach Kunden. Welche Kunden haben den meisten Umsatz gebracht? Gibt es Kunden, die unerwartet stark gewachsen sind? Und welche sind geschrumpft oder sogar weggefallen? Diese Erkenntnisse sind Gold wert für Ihre Strategie für das kommende Jahr. Analysieren Sie auch nach Projekttypen oder Dienstleistungen: Was läuft besonders gut, was weniger? Vielleicht stellen Sie fest, dass bestimmte Leistungen hohen Umsatz, aber geringe Marge bringen – oder umgekehrt.

Die Profitabilitätsanalyse ist das Herzstück Ihrer Auswertung. Wenn Ihre Agentursoftware Projektkalkulation, Fremdkosten-Verwaltung und Zeiterfassung integriert hat – und wenn Sie die Stundenkosten realistisch hinterlegt haben – können Sie für jedes Projekt sehen, ob es profitabel war. Welche Projekte haben Gewinn gemacht, welche haben Geld gekostet? Analysieren Sie die Gründe: Lag es an unrealistischer Kalkulation, Scope Creep, ineffizienten Prozessen oder einfach an unvorhergesehenen Problemen? Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, künftige Projekte besser zu kalkulieren und zu steuern.

Steuerliche Vorbereitung

Auch wenn Ihr Steuerbüro die eigentliche Arbeit macht, können Sie viel vorbereiten und sich gleichzeitig Aufwand sparen; vor allem, wenn Sie dies laufend umsetzen. Prüfen Sie, ob alle Belege digital erfasst sind. Viele moderne Agentursoftware-Systeme bieten Schnittstellen zu DATEV oder anderen Buchhaltungstools – nutzen Sie diese. Wenn nicht, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente strukturiert abgelegt sind.

Erstellen Sie eine Liste größerer Investitionen oder Anschaffungen des Jahres. Haben Sie neue Computer gekauft, Lizenzen erworben, das Büro renoviert? Diese Informationen braucht das Steuerbüro. Prüfen Sie auch, ob geplante Investitionen noch im alten Jahr getätigt werden sollten – aus steuerlichen Gründen kann das Sinn machen, besonders wenn Sie einen hohen Gewinn erwarten.

Bereich 2: Kunden und Geschäftsbeziehungen

Kundenzufriedenheit und Beziehungsqualität

Prüfen Sie auch, welche Kunden seit Monaten inaktiv sind. Gab es einen Grund? Ist die Beziehung eingeschlafen oder bewusst beendet worden? Vielleicht lohnt sich eine Reaktivierungs-Kampagne im neuen Jahr. Und schauen Sie sich Ihre Akquise-Pipeline an: Welche Potentialkunden stehen seit Monaten im CRM, ohne dass etwas passiert? Räumen Sie auf: Entweder Sie aktivieren diese Leads oder Sie archivieren sie.

Verträge und Rahmenvereinbarungen

Viele Agenturen arbeiten mit Rahmenverträgen oder Retainer-Modellen. Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt, diese zu überprüfen. Welche Verträge laufen aus? Welche verlängern sich automatisch? Gibt es Kündigungsfristen, die Sie beachten müssen? Ihre Agentursoftware sollte Ihnen ermöglichen, diese Informationen zentral zu speichern und Erinnerungen zu setzen.

Prüfen Sie auch die Konditionen: Sind die vereinbarten Stundensätze noch marktgerecht? Viele Agenturen scheuen sich, Preise anzupassen, aber eine moderate jährliche Erhöhung ist normal und wird meist akzeptiert, wenn Sie sie rechtzeitig und transparent kommunizieren. Bereiten Sie Gespräche über Vertragsanpassungen für Januar oder Februar vor.

Zwischenfazit: Das Fundament ist gelegt

Wenn Sie die Checklisten aus den Bereichen Finanzen und Kundenbeziehungen durchgearbeitet haben, haben Sie bereits einen erheblichen Teil Ihres Jahresabschlusses bewältigt – und zwar den Teil, der am unmittelbarsten geschäftskritisch ist. Sie wissen jetzt genau, wo Sie finanziell stehen, wie profitabel Ihr Jahr wirklich war und ob Ihre Liquidität gesichert ist. Diese Klarheit ist Gold wert, denn sie ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen für das kommende Jahr zu treffen.

Gleichzeitig haben Sie einen systematischen Blick auf Ihre Kundenbeziehungen geworfen und Potenziale und wo mögliche Risiken ermittelt.

Vielleicht haben Sie beim Durcharbeiten der Checklisten auch unangenehme Wahrheiten entdeckt: Projekte, die Sie für profitabel hielten, haben tatsächlich Geld gekostet. Kunden, die viel Umsatz bringen, haben eine miserable Marge. Oder Sie haben festgestellt, dass Ihre Liquidität knapper ist als gedacht. Das sind nicht nur schlechten Nachrichten – das ist wertvolles Wissen. Denn nur was Sie kennen, können Sie auch ändern.

Was noch fehlt: Projekte, Team und Strategie

Finanzen und Kunden sind das eine. Aber eine Agentur besteht aus mehr: aus Projekten, die gemacht werden, aus Menschen, die sie umsetzen und aus einer Vision, wohin die Reise gehen soll. Genau diese Dimensionen deckt der zweite Teil unserer Jahresabschluss-Checkliste ab.

Reflexion

Bevor Sie sich in Teil 2 stürzen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit. Schauen Sie sich die Erkenntnisse aus Teil 1 noch einmal an. Welche Überraschungen gab es? Welche Muster haben Sie erkannt? Notieren Sie offene Fragen oder Themen, die Sie im zweiten Teil vertiefen wollen.

Im zweiten Teil der Jahresabschluss-Checkliste werden wir tiefer in die operative und strategische Substanz Ihrer Agentur eintauchen. Es wird weniger um Zahlen und mehr um Menschen, Projekte und Zukunft gehen. Freuen Sie sich darauf – denn hier entstehen die Weichen für ein erfolgreiches 2026.

→ Teil 2 der Jahresabschluss-Checkliste erscheint in Kürze und behandelt die Bereiche Projekte & Portfolio, Team & Personal sowie Strategie & Planung für 2026.

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Neuer Begriff im Glossar: Scope Creep, Akquise-Pipeline, Retainer
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