Von Lizenzen bis IT-Sicherheit
Hallo und ein gutes und erfolgreiches Jahr 2026! Haben Sie meine Beiträge zum Jahresabschluss gelesen? Wenn Sie diese beiden Teile mit ihren vielen Checklisten durchgearbeitet haben, haben Sie die Agenturfinanzen im Griff, Ihre Kundenbeziehungen analysiert, Projekte sauber abgeschlossen und Jahresgespräche mit Ihrem Team geführt.
Super! Dann starten wir mit einer weiteren Untersuchung, die Ihnen viel Ärger und unnötige Kosten ersparen wird: dem Software-Audit Agentur!
Kennen Sie das? In vielen Agenturen wachsen Software-Landschaften wild und ungeplant: Ein Tool hier, weil es jemand toll fand. Ein Abo dort, weil es im Projekt mal gebraucht wurde. Zugänge bleiben bestehen, weil niemand verantwortlich ist. Backups laufen – oder auch nicht, wer weiß das schon genau? Diese schleichende »technologische Verwahrlosung« kostet Geld, Effizienz und im schlimmsten Fall Daten oder Kunden.
Dabei ist dieser Bereich fundamentaler, als die meisten denken. Ihre Software-Landschaft ist das technologische Rückgrat Ihrer Agentur. Sie bestimmt, wie effizient Ihr Team arbeitet, wie gut Prozesse funktionieren, wie sicher Ihre Daten sind und letztlich auch, wie profitabel Ihre Projekte werden. Eine Agentur, die mit veralteten Tools, ungenutzten Lizenzen und ungesicherten Daten ins neue Jahr startet, baut auf wackligem Fundament auf – selbst wenn Finanzen und Kundenstamm stimmen.
Anders als bei Finanzen oder Kundenbeziehungen ist dieser Bereich oft weniger sichtbar – bis etwas schiefgeht. Bis Daten verloren gehen, weil das Backup nicht funktionierte. Bis ein Cyberangriff die Agentur lahmlegt, weil Sicherheitsmaßnahmen fehlten. Bis ein ehemaliger Mitarbeiter noch Zugriff auf sensible Kundendaten hat, weil niemand die Accounts deaktiviert hat. Oder bis Sie feststellen, dass Sie für Software-Lizenzen bezahlen, die seit Monaten niemand mehr nutzt.
Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt für ein Software-Audit Agentur, einen gründlichen Software- und IT-Check. Nutzen Sie die Chance, aufzuräumen: Ungenutzte Tools kündigen, Zugriffsrechte prüfen und aktualisieren, Sicherheitslücken schließen und Tool-Landschaft strategisch optimieren.
Dieser Artikel führt Sie systematisch durch alle wichtigen Aspekte eines Software- und IT-Jahresabschlusses. Sie werden ein vollständiges Audit Ihrer Tool-Landschaft durchführen, Ihre Datensicherung überprüfen, IT-Sicherheit auf den Prüfstand stellen und Zugriffsrechte aktualisieren. Am Ende wissen Sie nicht nur, wo Sie stehen, sondern auch, wie Sie Ihr Software-Budget 2026 optimal einsetzen und welche technologischen Weichen Sie für ein erfolgreiches Jahr stellen müssen.
Also: Finanzen erledigt, Kunden analysiert, Team vorbereitet – jetzt machen wir das technologische Fundament fit für 2026.
Software-Audit Agentur: Die Checks
Lizenz-Check
(Ein Teil dieses Checks war bereits im zweiten Teil des Jahresabschlusses enthalten, damit zum Jahresende die notwendigen Kündigungen erfolgen können; wenn Sie diesen Part bereits erledigt haben, können Sie diesen Teil überspringen.)
Agenturen nutzen oft eine Vielzahl von Tools und Software-Lizenzen. Der Jahreswechsel ist der perfekte Zeitpunkt für ein gründliches Audit. Gehen Sie Ihre gesamte Tool-Landschaft durch: Welche Software nutzen Sie? Wer nutzt sie? Wie intensiv wird sie genutzt? Ihre Agentursoftware sollte zentral sein, aber vermutlich gibt es dutzende weitere Tools – von Adobe Creative Cloud über Slack bis zu Speziallösungen.
Prüfen Sie alle Abonnements und Lizenzen. Viele verlängern sich automatisch, und oft zahlen Sie für Lizenzen, die kaum genutzt werden. Gibt es User-Accounts, die inaktiv sind? Können Sie Lizenzen downgraden oder ganz kündigen? Prüfen Sie auch, ob es neue, bessere Alternativen gibt. Die Software-Landschaft entwickelt sich schnell, und vielleicht gibt es mittlerweile günstigere oder leistungsfähigere Lösungen.
Checkliste: Software und Tools
❏ Vollständige Liste aller genutzten Tools erstellen (inkl. Kosten pro Monat/Jahr)
❏ Lizenz-Übersicht: Wer hat Zugang zu welcher Software?
❏ Inaktive User-Accounts identifizieren und deaktivieren
❏ Nutzungsintensität: Welche Tools werden wirklich genutzt?
❏ Ungenutzte oder wenig genutzte Tools identifizieren
❏ Kündigungen vorbereiten/durchführen
❏ Verlängerungstermine im Kalender eintragen
❏ Preisanpassungen geprüft: Gab es Erhöhungen, die uns nicht aufgefallen sind?
Zusätzlich
❏ Alternative Tools recherchieren: Gibt es bessere/günstigere Optionen?
❏ Agentursoftware-Funktionen überprüfen: Nutzen wir alle verfügbaren Features?
❏ Integrations-Check: Funktionieren alle Schnittstellen zwischen Tools?
Datensicherung und IT-Sicherheit
Nichts ist peinlicher und potenziell katastrophaler als Datenverlust. Prüfen Sie Ihr Backup-System gründlich. Werden alle wichtigen Daten regelmäßig gesichert? Wo liegen die Backups? Haben Sie schon mal einen Restore-Test gemacht, also überprüft, ob Sie die Daten auch wirklich wiederherstellen können? Viele Agenturen verlassen sich auf Backups, die im Ernstfall nicht funktionieren.
Wenn Ihre Agentursoftware in der Cloud betrieben wird, werden vom Anbieter automatische Backups geboten – aber prüfen Sie das. Gibt es Daten außerhalb des Systems, die auch gesichert werden müssen? Kreativ-Dateien, E-Mails, lokale Dokumente? Definieren Sie eine klare Backup-Strategie und dokumentieren Sie diese.
Der Jahresabschluss ist auch ein guter Zeitpunkt für einen IT-Sicherheits-Check. Wie sicher sind Ihre Systeme? Werden Passwörter regelmäßig geändert? Nutzen Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung? Sind alle Software-Updates eingespielt? Gerade zum Jahresende, wenn viele Mitarbeiter im Urlaub sind und die Aufmerksamkeit sinkt, häufen sich Cyberangriffe.
Checkliste: Daten und IT-Sicherheit
Backups
❏ Backup-Status überprüfen: Werden alle wichtigen Daten gesichert?
❏ Backup-Frequenz prüfen: Täglich? Wöchentlich? Reicht das?
❏ Restore-Test durchführen: Können wir Daten wiederherstellen?
❏ Cloud-Backup-Status der Agentursoftware und anderer Systeme in der Cloud prüfen
❏ Lokale Daten identifizieren: Was liegt außerhalb der Cloud?
❏ Backup-Strategie dokumentieren: Wer ist verantwortlich? Was wird wie oft gesichert?
Zugriffe
❏ Passwort-Management überprüfen: Nutzen wir einen Passwort-Manager?
❏ Admin-Zugänge überprüfen: Wer hat Admin-Rechte, ist das noch aktuell?
❏ Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren für alle kritischen Systeme
❏ Software-Updates einspielen (Betriebssysteme, Browser, Tools)
❏ Check: Antivirus-/Security-Software aktuell?
❏ Mitarbeiter*innen für Phishing und Cyberrisiken sensibilisieren
❏ Check: ist ein IT-Notfallplan vorhanden und aktuell?
❏ Datenschutz-Dokumentation aktualisieren (DSGVO-Anforderungen)
Zugriffsrechte und Berechtigungen
Im Laufe des Jahres ändern sich Teams, Rollen und Verantwortlichkeiten. Mitarbeiter*innen verlassen die Agentur, neue kommen hinzu, Freelancer arbeiten temporär mit. All das sollte sich in Ihren Zugriffsrechten widerspiegeln – tut es aber oft nicht. So haben beispielsweise ehemalige Mitarbeitende noch Zugang zu Systemen oder können Freelancer auf Kundendaten zugreifen, obwohl das Projekt längst beendet ist.
Gehen Sie systematisch durch alle Ihre Systeme – beginnend mit Ihrer Agentursoftware – und prüfen Sie die Berechtigungen. Wer hat Zugang? Ist das noch angemessen? Besonders kritisch: Admin-Rechte sollten nur wenige, definierte Personen haben. Deaktivieren Sie Accounts ehemaliger Mitarbeitenden konsequent, ändern Sie gemeinsam genutzte Passwörter regelmäßig.
Checkliste: Zugriffsrechte
❏ User-Liste in Agentursoftware durchgehen: Sind alle Accounts aktuell?
❏ Ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Systemen deaktivieren
❏ Freelancer-Zugänge überprüfen: Sind temporäre Zugänge deaktiviert?
❏ Rollen und Berechtigungen checken: Passt der Zugriffslevel zur aktuellen Rolle?
❏ Admin-Rechte überprüfen: Wer hat sie und ist das noch sinnvoll?
❏ Gemeinsam genutzte Accounts identifizieren und dokumentieren
❏ Passwörter für gemeinsame Accounts ändern
❏ Kunden-Zugänge checken (falls Kunden Zugriff auf Projekte haben)
❏ Zugriffsrechte für Cloud-Speicher ansehen (Dropbox, Google Drive, etc.)
❏ E-Mail-Weiterleitungen und -Zugänge checken
❏ Dokumentation erstellen: Wer hat wo Zugang und warum?
Software-Audit Agentur: Das Fazit
Software-Hygiene als Wettbewerbsvorteil
Wenn Sie die Checklisten aus diesem Artikel durchgearbeitet haben, haben Sie mehr erreicht, als die meisten Agenturen je tun: Sie haben Ihre Software-Landschaft systematisch durchleuchtet, aufgeräumt und optimiert. Sie wissen jetzt genau, welche Tools Sie nutzen, was sie kosten und ob sie ihr Geld wert sind. Sie haben Ihre Datensicherung überprüft und können ruhig schlafen, weil Sie wissen, dass ein Restore-Test funktioniert. Ihre IT-Sicherheit ist auf einem aktuellen Stand, Zugriffsrechte sind bereinigt, und ehemalige Mitarbeiter haben keinen Zugang mehr zu sensiblen Systemen.
Das klingt nach Selbstverständlichkeit, ist es aber nicht. In vielen Agenturen grasiert eine Art schleichende technologische Verwahrlosung, die Geld und Effizienz kostet und im schlimmsten Fall Daten oder Kunden.
Sie haben jetzt den Gegenpol geschaffen: Software-Hygiene. Eine saubere, dokumentierte, strategisch durchdachte Tool-Landschaft, die Ihr Team produktiv macht statt es zu belasten.
Die Erkenntnis aus dem Software-Audit kann auch strategische Weichen stellen. Vielleicht haben Sie festgestellt, dass Ihre aktuelle Agentursoftware Features bietet, die Sie bisher nicht genutzt haben oder im Gegenteil, Funktionen nicht bietet, die gebraucht werden: beispielsweise erweiterte Reporting-Funktionen, Automatisierungen oder Integrationen zu anderen Tools. Nutzen Sie 2026, um diese Features zu aktivieren und Ihr Team entsprechend zu schulen. Vielleicht haben Sie auch festgestellt, dass Ihre Software-Landschaft stark fragmentiert ist und zu viele Insellösungen existieren. Dann könnte eine Konsolidierung sinnvoll sein: Weniger Tools, dafür besser integriert.
Besonders wertvoll ist die Dokumentation, die Sie im Rahmen dieses Checks erstellt haben.
- Eine aktuelle Liste aller Software-Abos mit Kosten, Laufzeiten und Verantwortlichen ist Gold wert – nicht nur für Budgetplanung, sondern auch im Notfall.
- Wenn ein kritisches System ausfällt, wissen Sie sofort, wen Sie kontaktieren müssen.
- Startet ein neuer Mitarbeiter, eine neue Mitarbeiterin, können Sie auf einen Blick zeigen, mit welchen Tools die Agentur arbeitet.
- Und wenn 2026 Budget-Verhandlungen anstehen, haben Sie alle Zahlen parat.
Ein letzter Gedanke: Software und IT sind keine Einmal-Aufgabe. Die Tool-Landschaft entwickelt sich, neue Mitarbeitende kommen, alte gehen, Projekte bringen neue Anforderungen mit sich. Planen Sie deshalb schon jetzt, diesen Check zu einem festen Ritual zu machen – wenn nicht jährlich zum Jahresabschluss, dann zumindest alle 18 Monate. Setzen Sie sich einen Reminder für November 2026. Dann werden Sie feststellen, wie viel einfacher dieser Check beim zweiten Mal ist, weil Sie eine Basis haben.
Starten Sie gut ins neue Jahr. Mit sauberen Daten, sicheren Systemen und optimierten Tools.
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