E-Rechnung für Agenturen: Was ab 2027 und 2028 wichtig wird

Viele Agenturen haben das Thema E-Rechnung nach der Einführung der Empfangspflicht Anfang 2025 zunächst als erledigt betrachtet. Tatsächlich unterstützen die meisten Business- und Agentursoftware-Lösungen den Empfang elektronischer Rechnungen inzwischen problemlos. Doch die nächste Etappe steht bereits bevor: Mit den schrittweise greifenden Pflichten zur Ausstellung von E-Rechnungen ab 2027 und spätestens 2028 rückt die eigentliche Prozessumstellung in den Fokus. Wer die verbleibende Zeit nutzt, um Abläufe und Software zu überprüfen, erspart sich später unnötigen Aufwand und schafft gleichzeitig effizientere Abrechnungsprozesse.

Inhalt

Was die nächsten E-Rechnungs-Anforderungen für Agenturen bedeuten

Die E-Rechnung ist für viele Agenturen längst Alltag geworden – zumindest beim Empfang. Doch die eigentliche Herausforderung steht erst noch bevor: Ab 2027 und spätestens 2028 wird auch das Ausstellen strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht. Wer jetzt nicht vorbereitet ist, riskiert im schlechtesten Fall Ärger mit dem Finanzamt und Reibungsverluste bei Kunden.

Wo stehen wir aktuell?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – ohne Übergangsfristen oder Ausnahmen für den Empfang reicht dabei technisch bereits ein normales E-Mail-Postfach, solange die zugrunde liegenden XML-Daten verarbeitet werden können

Beim Versand von Rechnungen sieht es anders aus – hier greifen gestaffelte Übergangsfristen:

Bis Ende 2026: Für B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder einfache PDF-Rechnungen verschicken.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.
Bis Ende 2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro gilt diese Übergangsfrist sogar bis Ende 2027
Ab 1. Januar 2028: Dann müssen alle B2B-Umsätze zwingend als E-Rechnung erstellt und versendet werden – ganz gleich, wie groß das Unternehmen ist.

Technisch bedeutet das konkret: strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X nach dem europäischen Standard EN 16931, statt der bisherigen PDF-Rechnung per Mail.

Warum das gerade für Agenturen relevant ist

Viele Marketing-, ICT- und Beratungsagenturen arbeiten mit einer Vielzahl an B2B-Kunden, oft projektbasiert mit wiederkehrenden Abrechnungen, Teilrechnungen oder Abschlagszahlungen. Genau das macht die Umstellung anspruchsvoll:

Rechnungsvolumen und -vielfalt: Projektabrechnungen, Retainer, Spesen und Zusatzleistungen müssen alle im neuen Format sauber abgebildet werden.
Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP: E-Rechnungen sind nur dann ein Effizienzgewinn, wenn sie direkt aus dem bestehenden System heraus erzeugt und archiviert werden können – manuelle Nacharbeit frisst sonst den Vorteil wieder auf.
Revisionssichere Archivierung: Neben Erstellung und Versand muss auch die GoBD-konforme Aufbewahrung sichergestellt sein.
Blick über 2028 hinaus: Mit der europäischen ViDA-Agenda sind ab 2030 auch grenzüberschreitende B2B-Umsätze betroffen, mit einem EU-weit vereinheitlichten Meldeverfahren ab 2035. Wer die Prozesse jetzt sauber aufsetzt, ist auch für diese nächste Stufe gerüstet.

Kurz gesagt: 2026 ist das Jahr, um Prozesse und Systeme zu prüfen – nicht erst 2027, wenn die Pflicht für größere Unternehmen bereits greift.

Was Agenturen jetzt konkret tun sollten

Prüfen, ab wann die Ausstellungspflicht greift – abhängig vom eigenen Vorjahresumsatz (Schwelle: 800.000 Euro).
Bestehende Abrechnungsprozesse durchleuchten: Wo entstehen aktuell PDF-Rechnungen, und wie viele Schritte bräuchte es, um daraus strukturierte E-Rechnungen zu machen?
Software-Landschaft auf Kompatibilität prüfen: Kann das aktuelle Projekt- und Abrechnungssystem XRechnung oder ZUGFeRD direkt erzeugen – oder droht ein manueller Umweg über Zusatztools?
Frühzeitig testen, statt erst kurz vor der Frist umzustellen. Gerade bei komplexeren Abrechnungsmodellen (Projekt, Retainer, Aufwand) lohnt sich ein Testlauf mit echten Rechnungsszenarien.

Wie Fortes QuoJob Agenturen dabei unterstützt

Genau an diesem Punkt setzt Fortes QuoJob an. Als professionelle Agentursoftware inkl. Abrechnung ist QuoJob darauf ausgelegt, die E-Rechnungs-Anforderungen direkt in den bestehenden Abrechnungsprozess zu integrieren, statt sie als separaten Zusatzschritt zu behandeln:

Rechnungen direkt aus dem Projekt- und Zeiterfassungskontext erzeugen – ohne Medienbruch zwischen Leistungserfassung und Abrechnung.
Strukturierte Formate für den B2B-Versand, passend zu den kommenden gesetzlichen Anforderungen.
Ein System für den gesamten Abrechnungsprozess, von Projektaufwänden über Teilrechnungen bis zur finalen Abrechnung – das reduziert Fehlerquellen und manuelle Nacharbeit.
Skalierbarkeit für wachsende Rechnungsvolumina, ohne dass zusätzliche Tools oder Workarounds nötig werden.

Screenshot QuoJob Zahlungsvereinbarung Ausgangsrechnungen'

Agenturen, die frühzeitig prüfen, wie gut ihre bestehende Software auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist, sparen sich 2027 und 2028 viel Stress – und schaffen nebenbei mehr Effizienz in der täglichen Abrechnung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu den E-Rechnungen

Ab wann müssen Agenturen E-Rechnungen versenden?

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2027. Für alle übrigen Unternehmen beginnt sie am 1. Januar 2028.

Reicht eine PDF-Rechnung künftig noch aus?

Nein. Eine PDF gilt steuerrechtlich nicht als E-Rechnung. Künftig sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erforderlich, die maschinell verarbeitet werden können.

Warum sollten Agenturen bereits jetzt handeln?

Viele Agenturen arbeiten mit Projektabrechnungen, Teilrechnungen oder Retainern. Diese Prozesse sollten rechtzeitig getestet werden, damit die Umstellung nicht kurz vor Ablauf der Fristen erfolgt.

E-Rechnung: Worauf sollte man bei der Agentursoftware achten?

Die Software sollte E-Rechnungen direkt aus dem Projekt- und Abrechnungsprozess erzeugen können, strukturierte Formate unterstützen und eine revisionssichere Archivierung ermöglichen.

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