Die erfolgreiche Einführung einer Agentursoftware beginnt lange vor der Installation
Warum Agenturen bei der Softwareauswahl nicht nur auf Funktionen und Preise achten sollten
Wenn Agenturenden Umstieg von Word, Excel & Co. auf eine Agentur-Software planen, vergleichen sie häufig vor allem Funktionen und Preise. Aus Sicht erfahrener Berater greift das jedoch zu kurz. Entscheidend ist, ob sich die Software auch an eigene Arbeitsabläufe anpassen lässt – und ob der Anbieter Agenturen dabei unterstützt, ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen und sinnvoll weiterzuentwickeln.
Ein Ziel, mehrere Tools – und widersprüchliche Daten
Auch 2026 setzen zahlreiche Agenturen noch immer auf ein Nebeneinander aus Office- Anwendungen und verschiedener Extra-Tools. Die Folge: Daten müssen mehrfach eingegeben werden, Auswertungen entstehen aus unterschiedlichen Quellen und man ist nie ganz sicher, welche Zahl gerade die aktuellste ist.
„Wenn man viele Programme benutzt, um ein Ziel zu erreichen, ist es deutlich komplexer, alle Daten aktuell zu halten“, sagt Helene Weinberger. Sie begleitet beim Mannheimer Softwareunternehmen Connectivity seit vielen Jahren Unternehmen bei der Einführung der Business-Software ConAktiv. Der Wechsel auf eine integrierte Unternehmenslösung schafft für Agenturen eine einheitliche Datenbasis. Kunden- , Projekt- oder auch Rechnungsdaten werden ab sofort nur noch einmal erfasst und stehen anschließend überall dort in der Agentur zur Verfügung, wo sie benötigt werden – von der Angebotsstellung über das Controlling bis zum mobilen Arbeiten unterwegs.
Dass korrekte Auswertungen dann plötzlich auf Knopfdruck verfügbar sind, sorgt bei manchen in der Agentur zunächst für Unglauben. „Einige Kunden führen ihre bisherigen Tabellen anfangs parallel weiter und vergleichen die Ergebnisse“, berichtet Beraterin Helene Weinberger. „Sie möchten sicher sein, dass die Zahlen stimmen.“ Doch rasch verschwinden Excel-Listen und Insellösungen endgültig, weil sich in Unternehmen die Erkenntnis durchsetzt: „Jetzt haben wir alles an einem Ort. Und wenn wir die Zahlen heute ziehen, dann sind sie auch von heute.“
Eine Agentursoftware funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm
Aus Sicht der erfahrenen Beraterin entscheiden über eine erfolgreiche Software- Einführung nicht zwingend die Basis-Funktionalitäten. „Jede Agentursoftware bietet heute die grundlegenden Prozesse – von der Projektverwaltung bis zur Rechnungsstellung“, sagt sie. „Die entscheidende Frage ist: Wie gut lassen sich Prozesse an die eigene Agentur anpassen?“ Denn jede Agentur arbeitet anders. Manchebenötigen eigene Rechnungsnummernkreise. Angebots- oder Rechnungslayouts müssen an die Corporate Identity angepasst werden. Wieder andere haben individuelle Freigabeprozesse.
„Eine Agentursoftware funktioniert nicht wie ein Textverarbeitungsprogramm“, erklärt Helene Weinberger. „Ich gebe nicht einfach nur meine Daten ein und bekomme sie als Formular wieder heraus. In eine integrierte Unternehmenslösung fließen viel mehr Informationen hinein.“ Deshalb gehört für sie zur erfolgreichen Einführung vor allem die gemeinsame Analyse der Arbeitsabläufe. „Manchmal muss man dem Kunden auch helfen herauszufinden, was er eigentlich braucht“, sagt sie. Manche Wünsche lassen sich direkt über Konfigurationsmöglichkeiten umsetzen, manche entstehen erst im Gespräch oder werden gemeinsam weiterentwickelt. Oft zeigt sich dabei auch, dass ein anderer Lösungsweg den eigentlichen Bedarf besser trifft.
Bei der Agenturoftware ConAktiv können Anwender bestimmte Einstellungen selbst vornehmen – etwa individuelle Formularlayouts erstellen, eigene Nummernkreise anlegen oder die Oberflächen in ConAktiv Mobile anpassen. Für weitergehende Anforderungen unterstützen erfahrene Berater, bei Bedarf gemeinsam mit den Entwicklern von ConAktiv. Denn die Agentursoftware wurde von Connectivity in Mannheim selbst entwickelt und wird laufend, auch in Zusammenarbeit mit den mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt.
Man kauft auch das Gefühl, selbst etwas machen zu können
Gerade die gemeinsame Suche mit den Unternehmen nach der passenden Lösung macht für Helene Weinberger den Reiz ihrer Arbeit aus. Seit 1998 ist sie Teil von Connectivity – zunächst als studentische Mitarbeiterin, später in der Entwicklung und heute als Beraterin. „Aus dem, was ein Kunde sagt, das herauszuhören, was er tatsächlich braucht – und dann eine Lösung zu finden, bei der er sagt: Genau das habe ich gebraucht“, beschreibt sie als den schönsten Teil ihrer Arbeit.
Agenturen, die sich mit dem Umstieg auf eine Agentursoftware beschäftigen, empfiehlt sie, nicht allein auf den Lizenzpreis zu schauen. „Man sollte sich Gedanken machen: Was kann ich später selbst anpassen? Wie gut bekomme ich Hilfe, wenn ich Fragen habe? Sind Updates inklusive? Und brauche ich für jede Änderung meinen Softwareanbieter oder kann ich vieles selbst erledigen?“ Denn am Ende, so fasst sie ihre Erfahrung aus zahlreichen Softwareeinführungen zusammen, gehe es um mehr als um Software. „Man kauft nicht nur eine Software – sondern man kauft auch das Gefühl, dass man selber etwas machen kann.“
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Zum Software-Profil von Conaktiv
Firmenkurzprofil:
Connectivity GmbH konzentriert sich auf die Entwicklung und den Vertrieb der Unternehmenssoftware ConAktiv (www.conaktiv.de). Im Fokus von Connectivity steht dabei die Geschäftsprozessoptimierung. Die Kunden sind projektorientiert arbeitende Dienstleistungsunternehmen wie Werbeagenturen, Unternehmensberatungen, Ingenieurbüros, IT-Dienstleister und Softwarehäuser. Seit 1995 Jahren setzen Kunden die Software ConAktiv erfolgreich in folgenden Bereichen ein: Projektmanagement und Zeiterfassung, CRM, Marketing und Vertrieb, Controlling und Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Vertragsmanagement, Terminverwaltung und Groupware.
Connectivity GmbH
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