E-Rechnungen: der Countdown läuft – auch für Ihre Agentur und Agentursoftware?
An allen Ecken und Enden ist es gerade. zu lesen: Die Umstellung auf E-Rechnungen und die ultimative Frist „Jahresanfang 2025“! Auch die meisten Beiträge von Agentursoftware-Anbietern schwingen das drohende Damokles Schwert.
Dieser Beitrag räumt mit einigen falschen Annahmen auf. Er stellt klar, auf wen genau welche Pflichten ab wann gelten und zeigt den Umsetzungsgrad in Agentursoftware.
E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025?
Doch die E-Rechnungspflicht trifft in ihrer Gesamtheit nicht alle! Zugegeben, Agenturen werden in der Regel zu den „Betroffenen“ für das Gesamtpaket gehören. Doch diesen Blog hier lesen auch viele Freiberufler/innen und für die gelten Ausnahmen. Denn die E-Rechnungspflicht gilt zunächst ausschließlich für„Unternehmen, die Rechnungen an Unternehmen versenden…“, also um das sogenannte B2B-Geschäft und für Unternehmen, die mehr als 800.000 EUR per anno umsetzen und dies im innerdeutschen Verhältnis.
Schreiben Sie als Freiberufler/in Rechnungen an Privatpersonen, können Sie weiterhin ganz „normal“ Ihre Rechnungen schreiben und versenden.
Ausnahme: Rechnungen an Behörden
Eine Ausnahme sind Rechnungen an Behörden – dies allerdings bereits seit 27. November 2020 für den Bund und in manchen Bundesländern.
Weitere Infos:
https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/umsetzung-der-e-rechnung-in-den-bundeslaendern/
Welche Fristen gelten für die Umsetzung von E-Rechnungen?
Was liegt also wann tatsächlich und für wen an?
1.1.25 Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung für B2B verpflichtend. Es besteht eine grundsätzliche Pflicht für Unternehmen, den Empfang von E-Rechnungen zu ermöglichen. Die Empfangsbereitschaft muss sichergestellt werden. Bis Ende 2026 dürfen allerdings auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt. Als Ausnahmen gelten zusätzlich Rechnungen unter der Betragssumme bis 250 EUR und Fahrscheine.
1.1.27 Zum 1. Januar 2027 gilt der Versand von E-Rechnungen für große Unternehmen. Alle Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen senden. Es gilt eine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für im Inland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 €, die Rechnungen für ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze mit anderen inländischen Unternehmen austauschen (B2B). Auch dann gelten noch einige Ausnahmen, zum Beispiel Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen. Auch dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden, solange der Empfänger diesem zustimmt UND der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000 EUR beträgt.
1.1.28 Nun wird es für alle Ernst! Bis zum 31.12.2027 werden für alle Unternehmen der Empfang und der Versand von E-Rechnung Pflicht. Es besteht eine grundsätzliche Verpflichtung für B2B- und B2C-Rechnungen innerhalb Deutschlands.
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen sind Rechnungen die in einem maschinenlesbaren Format erstellt werden. Umgesetzt wird das über die Integration so genannter XML-Daten in die Rechnung. Die Inhalte oder Informationen sollen so digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht werden können. Der damit verbundene oder unterstellte Vorteil: Die so übermittelten Rechnungen sparen Aufwand und vermeiden Fehler durch die Vermeidung von Medienbrüchen. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.
Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in diesen Formaten (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden, fallen zukünftig unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“. Entsprechend gilt eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Ist E-Rechnung und ZUGFeRD das Gleiche?
Die meisten Agentursoftware-Schnittstellen sind inzwischen „ZUGFeRD-ready“. Das bedeutet, es können Rechnungen im benötigten Format erstellt und gelesen werden. Dabei ist das ZUGFeRD Format sozusagen die dritte Stufe innerhalb der elektronisch lesbaren Rechnungsformate.
Bei der DATEV heißt es dazu: „ZUGFeRD ab Version 2.0 ist eine E-Rechnung, das Format erfüllt bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. ZUGFeRD 1.0 entspricht den genannten Anforderungen nicht und ist damit keine E-Rechnung.“ https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/gesetzliche-regelungen/zugferd/
ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
Siehe auch dem Beitrag hier: https://www.agentursoftware-guide.de/software-vergleiche/zugferd-elektronische-rechnung/
E-Rechnung und Agentursoftware
Ist Ihre Agentursoftware also ZUGFeRD ready erfüllt sie alle zukünftigen Anforderungen. Was Ihre Software kann, finden Sie hier…
| Software | Aktuelle Aussagen der Anbieter |
|---|---|
| Conaktiv | ZUGFeRD- oder X-Rechnungen erstellen? In der Agentursoftware ConAktiv geht das mit einem Klick. https://www.agentursoftware-guide.de/news/conaktiv-news-der-countdown-laeuft-2025-werden-zugferd-und-x-rechnung-pflicht/ |
| easyJOB | easyJOB kann E-Rechnungen in gängigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD nahtlos einlesen und erstellen. https://www.agentursoftware-guide.de/news/easyjob-news-die-e-rechnungspflicht-kommt/ |
| helloHQ | helloHQ integriert E-Rechnungen nahtlos in eure Arbeitsabläufe. https://www.agentursoftware-guide.de/news/hellohq-news-e-rechnungspflicht-2025-in-deutschland-was-agenturen-wissen-muessen/ |
| LeadingJOB | LEADING Job unterstützt die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen. https://www.qualiant.com/xrechnung-software/ |
| MOCO | MOCO generiert nach Einrichtung für ausgewählte Kunden neben der Druckversion/PDF auch das XRechnungs-Format – einen strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz. https://www.agentursoftware-guide.de/news/mit-moco-x-rechnungen-erstellen/ |
| Poool | Poool bietet ab „Core“ im Funktionsumfang ZUGFeRD & XRechnung https://www.agentursoftware-guide.de/marktuebersicht/poool/ |
| Projectfacts. | Projectfacts ist ZUGFeRD kompatibel https://www.projectfacts.de/faktura/ |
| ProSonata | ProSonata unterstützt bei der Ausgabe jetzt auch die neuen Formatversionen von ZUGFeRD und der XRechnung. https://www.agentursoftware-guide.de/news/news-von-prosonata-version-9-1-komfortablerer-2fa-log-in-und-zugferd-2-2/ |
| QuoJOB | Mit dem QuoJOB Modul ZUGFeRD erstellen Sie Rechnungen automatisch und ganz offiziell im richtigen Format. https://www.agentursoftware-guide.de/news/quojob-news-quojob-meets-zugferd/ |
| Teambox | TEAMBOX unterstützt Sie nahtlos bei der Integration von E-Rechnungen in Ihre Prozesse. https://www.agentursoftware-guide.de/news/teambox-news-umstellung-auf-e-rechnung-pflichten-und-chancen-fuer-agenturen-ab-2025/ |
| Teamleader | Integration von X-Rechnung / ZUGFeRD (digitale Rechnungsverarbeitung) https://www.agentursoftware-guide.de/marktuebersicht/teamleader-orbit/ |
Anbieter, die im Profil ZUGFeRD-ready angegeben haben, hier aber nicht vertreten sind, realisieren dies über die Anbindung an andere System wie z.B. die DATEV.
Empfang von E-Rechnungen
Es wird empfohlen ein gesondertes E-Mailpostfach für den Empfang einzurichten, zum Beispiel „rechnung@[unternehmensname].de. Mehr ist allerdings zunächst nicht nötig. Außer, dass Ihre Lieferanten natürlich von diesem Postfach unterrichtet werden müssen.
Aktuelle ToDos
- Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
- Alle Lieferanten sollten über diese E-Mail-Adresse informiert werden. Nur so gelingt ein reibungsloser Übergang.
Dass für den Empfang einer E-Rechnung künftig die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreicht wurde auch jüngst (20.09.2024) nochmals von der Bundesregierung bestätigt.
https://www.nexia.de/informationen/news/news-ansicht/e-rechnung-normales-e-mail-postfach-reicht-aus
© Grafiken: H. Mews