Worum geht es?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Für viele Agenturen bleiben damit noch knapp drei Monate. Was jetzt zu tun ist und wie QuoJob dabei unterstützt.
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand galten bisher Übergangsfristen. Die erste davon läuft zum Jahreswechsel aus. Trotzdem ist das Thema in vielen Betrieben noch nicht angekommen: Auch DATEV hat im Sommer 2026 gewarnt, dass gerade kleinere Mittelständler bei der Umstellung hinterherhinken.
Wer ist ab 2027 betroffen?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 2027 zählt also dein Umsatz 2026.
| Ab | Was gilt |
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch PDF- oder Papierrechnungen versenden. |
| 1. Januar 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. |
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für die meisten Agenturen spielt das kaum eine Rolle: Ihre Kunden sind Unternehmen, und die Beträge liegen meist deutlich darüber.
Warum ein PDF nicht mehr reicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch auslesen kann. Ein PDF per E-Mail gilt dagegen nur als „sonstige Rechnung“, auch wenn es digital verschickt wird.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Für Agenturen ist ZUGFeRD oft der einfachere Weg, weil Kunden die Rechnung weiterhin wie gewohnt öffnen können.
Wer ab 2027 trotz Pflicht weiter PDF-Rechnungen schickt, riskiert mehr als Ärger mit dem Finanzamt. Deine Kunden könnten den Vorsteuerabzug verlieren und werden Rechnungen deshalb zunehmend zurückweisen. Das verzögert Zahlungen und belastet die Kundenbeziehung.
Checkliste: Ist deine Agentur bereit für 2027?
☐ Umsatz prüfen: Liegt dein Umsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro? Dann gilt die Pflicht für dich ab Januar.
☐ Software klären: Kann dein System Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und versenden?
☐ Stammdaten aufräumen: Sind Adressen, USt-IDs und Bestellnummern deiner Kunden vollständig hinterlegt? E-Rechnungen brauchen saubere Pflichtfelder.
☐ Steuerberatung einbinden: Stimme mit deiner Kanzlei ab, wie E-Rechnungen übergeben und archiviert werden.
☐ Kunden informieren: Kündige die Umstellung an und frag nach, ob große Kunden besondere Anforderungen haben, etwa eine Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern.
☐ Testlauf machen: Verschicke vor dem Jahreswechsel einige echte E-Rechnungen und hol dir Feedback von Kunden und Buchhaltung.
So unterstützt dich Fortes QuoJob
In QuoJob läuft die Rechnung dort, wo auch Job, Zeiten und Kosten liegen. Die Daten für die E-Rechnung kommen damit direkt aus dem Projekt und müssen nicht neu erfasst werden. Mit den letzten Releases wurde die E-Rechnungsfunktion weiter ausgebaut: [konkrete Verbesserungen aus 4.124.x ergänzen, z. B. unterstützte Formate und Profile].
Du nutzt QuoJob schon? Dann prüf jetzt, ob deine Stammdaten vollständig sind und die E-Rechnung in deiner Installation eingerichtet ist. Unser Support hilft dir dabei. https://youtu.be/VGJlqMDwKfg
Du arbeitest noch mit Excel und Word-Vorlagen? Dann ist die E-Rechnungspflicht ein guter Anlass, die Rechnungsstellung direkt mit der Projektsteuerung zu verbinden.
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