Jahresabschluss-Check für Agenturen – Jahresabschluss mit Agentursoftware 2

Teil 2 Projekte und Personal, IT und Strategie

Von den Zahlen zur Substanz: Der zweite Schritt zum professionellen Jahresabschluss

Denn eine Agentur besteht aus mehr als Zahlen und Kundenverträgen. Sie besteht aus Projekten, die das Portfolio prägen. Aus Menschen, die diese Projekte umsetzen und die täglich Ihre Agenturkultur leben. Und aus einer Strategie, die all diese Elemente zusammenbringt und in eine gemeinsame Richtung lenkt. Und nicht zuletzt aus einer sicheren, funktionierenden IT, die die Grundlage aller Prozesse liefert. Genau diese vier Dimensionen deckt der zweite Teil unserer Jahresabschluss-Checkliste ab.

Ihre Agentursoftware spielt auch in diesem zweiten Teil eine zentrale Rolle. Die Projektdaten zeigen Ihnen, was wirklich profitabel war und wo Ihre Stärken liegen. Die Zeiterfassungsdaten offenbaren Auslastungsmuster und potenzielle Engpässe im Team. Diese und weitere Informationen ermöglichen es Ihnen, nicht aus dem Bauch heraus zu planen, sondern auf Basis solider Fakten.

Wenn Sie den ersten Teil noch nicht durchgearbeitet haben, empfehle ich Ihnen, dies nachzuholen. Die Erkenntnisse aus Finanzen und Kundenbeziehungen sind die Grundlage für die strategischen Überlegungen, die wir jetzt anstellen werden.

Nochmals kurz alle Bereiche:

• Finanzen und Buchhaltung
• Kunden und Geschäftsbeziehungen
• Projekte und Portfolio
• Team und Personal
• Software
• Strategie und Planung
Die ersten beide Bereiche wurden – wie benannt – im ersten Beitrag betrachtet, während es in diesem Beitrag um die Bereiche 3 bis 6 geht.

Und los…

Bereich 3: Projekte und Portfolio

Projekte sauber abschließen

Prüfen Sie auch, ob alle Leistungen abgerechnet wurden. Es passiert erstaunlich oft, dass kleinere Zusatzleistungen oder Nachbesserungen erbracht, aber nie in Rechnung gestellt werden. Ein Blick in die Zeiterfassung und die eingekauften Fremdleistungen zeigt Ihnen, ob gebuchte Stunden und Einkäufe (zur Weiterberechnung) mit den gestellten Rechnungen übereinstimmen.

Portfolio-Analyse und strategische Ausrichtung

Ihre Projektdaten zeigen Ihnen nicht nur, was Sie gemacht haben, sondern auch, wohin Sie sich entwickeln. Analysieren Sie Ihr Projekt-Portfolio: Welche Art von Projekten haben Sie hauptsächlich gemacht? Gibt es einen Trend? Vielleicht stellen Sie fest, dass digitale Projekte zunehmen, während Print-Projekte abnehmen. Oder dass ein bestimmter Projekttyp besonders profitabel ist.

Diese Erkenntnisse sollten Ihre strategische Planung beeinflussen, indem Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten entsprechend ausrichten. Wollen Sie bestimmte Leistungen nicht mehr anbieten? Dann kommunizieren Sie das klar, intern wie extern.

Bereich 4: Team und Personal

Aber Daten sind nicht alles. Bereiten Sie sich auf jedes Gespräch individuell vor: Was waren die Erfolge Ihrer Mitarbeiterin, Ihres Mitarbeiters? Wo gab es Herausforderungen? Welche Entwicklungswünsche hat sie oder er geäußert? Was sind realistische Ziele für das neue Jahr? Dokumentieren Sie die Gespräche sorgfältig, idealerweise direkt im HR-Bereich Ihrer Software, sofern vorhanden.

Team-Zufriedenheit und Kultur

Über die individuellen Gespräche hinaus sollten Sie ein Gefühl für die Team-Stimmung insgesamt bekommen. Eine anonyme Team-Umfrage kann hier sehr aufschlussreich sein. Fragen Sie nach Zufriedenheit mit verschiedenen Aspekten: Arbeitsklima, Tools und Prozesse, Führung, Work-Life-Balance, Entwicklungsmöglichkeiten. Die Erkenntnisse geben Ihnen wichtige Hinweise, wo Sie 2026 ansetzen sollten.

Prüfen Sie auch harte Fakten: Wie hoch war die Krankenquote? Gibt es Muster? Gab es viele Überstunden, und wenn ja, bei wem? Überlastung einzelner Mitarbeiter*innen sind ein Warnsignal, das Sie ernst nehmen sollten. Ihre Zeiterfassungsdaten zeigen Ihnen, wo die Belastung besonders hoch war.

Personalplanung 2026

Basierend auf Ihrer Geschäfts- und Portfolio-Analyse sollten Sie jetzt Ihre Personalplanung für 2026 machen. Brauchen Sie zusätzliche Mitarbeiter? In welchen Bereichen? Oder ist Ihr Team aktuell ausreichend dimensioniert? Wenn Sie wachsen wollen, sollten Sie Recruiting-Prozesse bereits im Januar starten, denn gute Leute zu finden dauert.

Ihre Auslastungsdaten aus der Agentursoftware sind hier extrem wertvoll. Sie zeigen Ihnen, wo Engpässe waren und ob diese struktureller Natur sind oder nur temporär. Vielleicht brauchen Sie keine neue Vollzeitkraft, sondern könnten mit Freelancern oder Teilzeit-Lösungen arbeiten.

Bereich 5: Technologie und Software

Gehen Sie Ihre gesamte Tool-Landschaft durch: Welche Software nutzen Sie? Prüfen Sie alle Abonnements und Lizenzen. Viele verlängern sich automatisch, und oft zahlen Sie für Lizenzen, die kaum genutzt werden. Gibt es User-Accounts, die inaktiv sind? Können Sie – je nach dem Grad der vorher ermittelten Nutzung – Lizenzen downgraden oder ganz kündigen?

Bereich 6: Strategie und Planung

Ziele und Roadmap für 2026

Definieren Sie finanzielle Ziele: Umsatz, Gewinn, Marge. Aber auch qualitative Ziele: neue Kunden, Portfolio-Entwicklung, Team-Wachstum. Wichtig ist, dass Ziele messbar und realistisch sind. Ein Ziel „mehr Umsatz“ ist zu vage. „15 Prozent Umsatzwachstum mit Fokus auf digitale Projekte“ ist konkret. Brechen Sie Jahresziele auf Quartale herunter und definieren Sie Meilensteine.

Budget-Planung

Ziele ohne Budget bleiben Träume. Erstellen Sie ein realistisches Budget für 2026, basierend auf Ihren Zielen und den Erkenntnissen aus der Jahresanalyse. Wie hoch werden Ihre Personalkosten sein? Was müssen Sie für Software und Tools einplanen? Welches Marketing-Budget brauchen Sie? Was kosten Büro und Infrastruktur?

Ihre Agentursoftware hilft Ihnen, indem sie zeigt, was Sie 2025 ausgegeben haben. Nutzen Sie diese Ist-Zahlen als Basis und passen Sie sie für die Vorausschau an Ihre Pläne und Ziele an. Wenn Sie wachsen wollen, werden auch Ihre Kosten steigen – aber hoffentlich nicht proportional. Planen Sie auch Puffer für Unvorhergesehenes ein.

Abschluss: Der Blick nach vorn

Ein gründlicher Jahresabschluss ist Arbeit – keine Frage. Aber er ist eine Investition, die sich vielfach auszahlt. Sie starten nicht nur entspannter ins neue Jahr, weil Sie wissen, dass nichts Wichtiges liegen geblieben ist. Sie haben auch eine fundierte Basis für Ihre strategischen Entscheidungen, klare Ziele und einen Plan, wie Sie diese erreichen wollen.

Ihre Agentursoftware ist dabei eine wichtige Verbündete. Sie enthält all die Daten, die Sie für kluge Entscheidungen brauchen – von Finanzkennzahlen über Projekt-Performance bis zu Auslastungsdaten. Nutzen Sie diese Daten systematisch. Erstellen Sie Reports – und lassen Sie Ihren Anbieter Vorlagen hinterlegen –, analysieren Sie Muster, ziehen Sie Schlüsse. Datenbasierte Entscheidungen sind fast immer besser als das „Bauchgefühl“.

Und wenn Sie diese Checkliste durchgearbeitet haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit zum Durchatmen. Das Jahr ist geschafft. Sie haben analysiert, dokumentiert, geplant. Jetzt können Sie die Feiertage genießen – mit dem guten Gefühl, dass Ihre Agentur gut aufgestellt ist für 2026.

---

Die gesamte Jahresabschluss-Checkliste als PDF gibt es im nächsten Newsletter.

→ Teil 1 der Jahresabschluss-Checkliste behandelt die Bereiche Projekte & Portfolio, Team & Personal sowie Strategie & Planung für 2026.
Glossar-Begriffe im Beitrag: Agentursoftware, Fremdleistungen, Onboarding, Projekt-Lessons-Learned, Portfolio, Skills-Gap-Analyse, Zeiterfassung,

---

Grafik © Agentursoftware Guide hm43
Bild tic tac toe von Lars Plöger, Projektwand Gerd Altmann, Spielfiguren von Alexa, Bildschirm/Tastatur von StockSnap, alle auf Pixabay