In 45 Minuten zur transparenten Tool-Entscheidung
„Welches Tool nehmen wir?“ – Diese Frage führt in Agenturen oft zu endlosen Diskussionen, subjektiven Meinungen – und manchmal auch zu Bauchentscheidungen, die später bereut werden. Eine einfache Entscheidungsmatrix macht Tool-Entscheidungen nachvollziehbar, objektiv und schnell.
Warum dieser Quick Win?
Kennen Sie das? Die Kollegin schwärmt von Tool A („super einfach!“), der Kollege präferiert Tool B („viel günstiger!“), die Geschäftsführung will Tool C („das nutzt die Konkurrenz auch!“). Am Ende entscheidet entweder die lauteste Stimme oder es wird gar keine Entscheidung getroffen.
Eine Software-Entscheidungsmatrix sorgt dafür, dass:
- Alle wichtigen Kriterien berücksichtigt werden
- Subjektive Meinungen durch objektive Bewertung ergänzt werden
- Die Entscheidung transparent und nachvollziehbar ist
- Ihr später wisst, WARUM ihr euch für ein Tool entschieden habt
Wichtig: Die Entscheidungsmatrix knüpft an eine Vorauswahl an und dient der Entscheidungsfindung am Ende eines Auswahlprozesses.
Sie kann jedoch auch als Check verwendet werden, um die genutzten Tools zu prüfen, wie es im Jahresabschluss-Check für Agenturen – Jahresabschluss mit Agentursoftware 2 empfohlen wird.
Die 45-Minuten-Methode
Vorbereitung (5 Minuten)
Laden Sie die Personen ein, die:
- Das Tool später nutzen werden
- Budgetverantwortung haben
- Technische Expertise mitbringen
Definieren Sie vorab: Um welches Tool, welche Kategorie geht es aktuell? Agentursoftware?Projektmanagement-Tool? CRM?
Schritt 1: Kriterien festlegen (15 Minuten)
Überlegen Sie gemeinsam: Was ist uns wichtig? Typische Kriterien für die Auswahl einer Agentur-Software:
Funktionale Kriterien:
- Funktionsumfang (Erfüllt das Tool unsere Must-Have-Anforderungen?)
- Usability (Ist es intuitiv bedienbar?)
- Mobile Verfügbarkeit (Können wir auch unterwegs damit arbeiten?)
- Skalierbarkeit (Wächst das Tool mit uns?)
Technische Kriterien:
- Integration (Verbindet es sich mit unseren anderen Tools?)
- Datensicherheit (Wo liegen die Daten? DSGVO-konform?)
- Performance (Läuft es stabil und schnell?)
- Cloud vs. On-Premise (Was passt zu unserer IT-Strategie?)
Wirtschaftliche Kriterien:
- Kosten (Einmalig? Monatlich? Pro User?)
- Preis-Leistungs-Verhältnis
- Versteckte Kosten (Onboarding, Schulungen, Anpassungen?)
Anbieter-Kriterien:
- Support (Wie schnell? In welcher Sprache? Inkludiert?)
- Stabilität des Anbieters (Wie lange am Markt? Wie groß?)
- Referenzen (Nutzen ähnliche Agenturen das Tool?)
- Update-Politik (Wie oft? Erzwungen oder flexibel?)
Wichtig: Begrenzen Sie sich auf 5-7 Kriterien! Mehr verwässern die Entscheidung.
Schritt 2: Gewichtung festlegen (10 Minuten)
Nicht alle Kriterien sind gleich wichtig. Verteilt 100 Punkte auf die Kriterien.
Beispiel:
=> Funktionsumfang: 30 Punkte
=> Integration: 25 Punkte
=> Usability: 20 Punkte
=> Kosten: 15 Punkte
=> Support: 10 Punkte
Tipp: Diskutieren Sie die Gewichtung gemeinsam. Hier zeigen sich oft unterschiedliche Prioritäten im Team, die unbedingt zu klären sind!
Schritt 3: Tools bewerten (15 Minuten)
Bewerten Sie jedes in der Vorauswahl befindliche Tool für jedes Kriterium auf einer Skala von 1-5:
1 = erfüllt Kriterium nicht / sehr schlecht
2 = erfüllt Kriterium teilweise
3 = erfüllt Kriterium befriedigend
4 = erfüllt Kriterium gut
5 = erfüllt Kriterium hervorragend
Multiplizieren Sie die Bewertung mit der Gewichtung: Punkte = Bewertung × Gewichtung
Beispiel Tool A:
=> Funktionsumfang: 4 × 30 = 120
=> Integration: 3 × 25 = 75
=> Usability: 5 × 20 = 100
=> Kosten: 2 × 15 = 30
=> Support: 4 × 10 = 40
Gesamt: 365 von 500 möglichen Punkten
Schritt 4: Auswertung (5 Minuten)
Das Tool mit den meisten Punkten gewinnt. Aber: Sehen Sie sich auch die Einzelbewertungen an!
Achtung bei…
- …einem Tool, das bei einem eurer Top-3-Kriterien nur 1 oder 2 Punkte hat
- …sehr knappen Ergebnissen (unter 10 Punkten Unterschied)
- …K.O.-Kriterien, die nicht in der Matrix sind (z.B. Budget-Obergrenze)
In diesen Fällen: Nochmal diskutieren oder Gewichtung überdenken.
Der Bezug zum großen Ganzen
Diese Quick-Win-Methode bettet sich – wie oben erwähnt – in den gesamten Prozess ein und ist eine vereinfachte Variante des umfassenderen Auswahlprozesses, den Sie im Artikel „Die 13 Schritte einer erfolgreichen Software-Implementierung“ finden. Aus dem dort beschriebenen kompletten Prozess von der IST-Analyse über die SOLL-Definition bis zur Vertragsgestaltung, fokussiert sich dieser Quick Win auf Schritt 6: Feinauswahl und Schritt 9: Die Entscheidung.
Die Software-Entscheidungsmatrix kann auch im vollständigen Prozess als strukturiertes Werkzeug für die Entscheidungsfindung genutzt werden.
Praxis-Tipp
Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung und speichern Sie die ausgefüllte Matrix ab. In 6-12 Monaten können Sie so…
- …nachvollziehen, warum Sie sich für diese Software/dieses Tool entschieden haben
- …prüfen, ob die Erwartungen erfüllt wurden
- …die Matrix für die nächste Tool-Entscheidung verbessern
Invest & Return
| Zeit-Invest: 45 Minuten Workshop Effekt: Objektive, nachvollziehbare Tool-Entscheidung, weniger Diskussionen, weniger Fehlentscheidungen Schwierigkeit: ⭐ (einfach – Excel-Kenntnisse reichen) |
Haben Sie schon einmal eine Software- oder Tool-Entscheidung bereut? Was waren die Gründe? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!
Weiterführende Links:
Die 13 Schritte einer erfolgreichen Software-Implementierung
Marktübersicht Agentursoftware