Standardprozesse in Agenturen – wie werden sie definiert und was kann Agentursoftware?

Von der Erfahrung im Kopf zum Prozess auf dem Papier

Kennen Sie das? Ein neues Projekt startet und die Projektleitung jongliert im Kopf, welche Schritte jetzt in welcher Reihenfolge kommen, wer welche Informationen braucht und was auf keinen Fall vergessen werden darf. Solange es immer dieselbe Person ist, funktioniert das – jedenfalls meistens. Aber was passiert, wenn diese im Urlaub ist? Wenn jemand Neues ins Team kommt? Wenn die Agentur wächst und x Projekte gleichzeitig anlaufen?

Genau hier setzen Standardprozesse an. Sie überführen das implizite Wissen einzelner Personen in eine Struktur, die alle nutzen können. Das Ziel ist nicht Bürokratie, sondern Verlässlichkeit. Und Verlässlichkeit macht Agenturen skalierbarer, weniger fehleranfällig und professioneller in der Außenwirkung.

Dieser Beitrag zeigt, welche Agenturprozesse sich für eine Standardisierung eignen und welche eher nicht, wie Prozesse sinnvoll dokumentiert weden ohne gleich ein Handbuch zu schreiben (wobei das, nebenbei bemerkt, auch eine wichtige Aufgabe ist…), und durch welche Funktionen Agentursoftware dabei konkret unterstützen kann.

Hinweis: Wenn Sie zuerst einen schnellen Einstieg suchen, lesen Sie den Quick Win 10: Checkliste für wiederkehrende Aufgaben anlegen. Der führt Sie in 60–90 Minuten zu den ersten dokumentierten Routinen.

Bei welchen Prozessen ist eine Standardisierung sinnvoll?

Prozesse, die sich klar für Standardisierung eignen

Wiederkehrend und strukturell ähnlich sind die besten Kriterien. In meiner Beratungspraxis zeigen sich dabei immer wieder dieselben Kandidaten:

• Projekt-Kickoff und Onboarding: Welche Informationen werden bei jedem neuen Projekt gesammelt? Wer wird wann informiert? Welche Systeme werden angelegt?
• Angebotserstellung: Welche Vorlagen werden genutzt, welche Abläufe sind immer gleich? Wer gibt das Angebot frei?
• Freigabeprozesse: Wie läuft das Feedback vom Kunden? Wer gibt intern frei, bevor etwas nach außen geht? Was passiert bei einer Revision?
• Rechnungsstellung und Nachkalkulation: Wann werden Rechnungen erstellt? Wer prüft auf Vollständigkeit? Was gehört zur Nachkalkulation?
• Monatliches Reporting: Welche Kennzahlen werden wie aufbereitet? In welchem Format und Rhythmus gehen Reports an die Kunden? Welche Kunden haben besondere Anforderungen an das Reporting oder Vorgaben für die
• Mitarbeitenden-Onboarding: Welche Systeme und Zugänge werden eingerichtet? Wer zeigt was? Was muss in der ersten Woche vermittelt werden?
• Mitarbeiter*innen-Offboarding (ein Prozess der häufig vergessen wird): Was muss dokumentiert werden? Welche Zugangsdaten müssen übergeben, welche gesperrt werden? Welche Schlüssel müssen abgegeben werden?

Prozesse, bei denen Vorsicht geboten ist

Standardisierung kann auch bremsen – nämlich immer dann, wenn sie Kreativität oder notwendige Flexibilität einschränkt. Folgende Bereiche sollten nicht überreglementiert werden:

• Kreative Konzeption: Eine Checkliste für das Briefing ist sinnvoll; ein Schritt-für-Schritt-Prozess für die Ideenfindung ist es nicht.
• Kundenbeziehungen: Jeder Kunde, jede Kundin ist anders. Kommunikationsstil, Entscheidungswege und Erwartungen variieren i.d.R. zu stark für einen echten Standard.
• Individuelle Sonderprojekte: Was ein- oder zweimal im Jahr vorkommt und jedes Mal anders ist, verdient keinen festen Prozess – sondern ein gutes Projektmanagement.

Die Faustregel: Ein Prozess lohnt sich zu standardisieren, wenn er mindestens einmal pro Monat vorkommt, immer ähnlich abläuft und bei Fehlern spürbare Konsequenzen hat: sei es für die Qualität, das Budget oder die Kundenzufriedenheit.

Standardprozesse ohne bürokratischen Aufwand definiere

Viele Agenturen schrecken vor Prozessdokumentation zurück, weil sie befürchten, damit einen riesigen Aufwand zu produzieren und am Ende liest es niemand… Dieses Risiko ist zwar real, aber vermeidbar. Der Schlüssel liegt in der richtigen Flughöhe.

Schritt 1: Den Prozess zuerst aufschreiben, wie er ist

Bevor ein Prozess verbessert werden kann, muss er verstanden werden und erkannt, wie er tatsächlich gelebt wird und nicht, wie er theoretisch laufen sollte. Sprechen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, die diesen Prozess regelmäßig durchführen. Was machen sie zuerst? Wo holen sie sich Informationen? Wo gibt es Engpässe oder Unklarheiten?
Ein einfaches Tool reicht für den Anfang vollkommen: eine Tabelle mit drei Spalten mit Schritt, Wer, Womit. Keine Swimlane-Diagramme, keine BPMN-Notation, kein Overkill.

	Schritt	Wer	Womit
Schritt 1	Kickoff-Termin ansetzen	Projektleitung	Kalender + Einladung mit Agenda-Template
Schritt 2	Briefing-Dokument vorbereiten	Projektleitung	Briefing-Template aus Template-Bibliothek
Schritt 3	Projekt in der Agentursoftware anlegen	Projektleitung	Projekt-Template mit Standardaufgaben
Schritt 4	Team informieren & Rollen klären	Projektleitung	Meeting oder Slack-Nachricht
Schritt 5	Kundenzugang zu Projekttools einrichten	IT / PM	Agentursoftware + ggf. Sharepoint

Schritt 2: Den Prozess auf Möglichkeiten zur Verschlankung prüfen

Ist wirklich jeder Schritt notwendig? Gibt es Aufgaben, die parallel laufen könnten statt sequenziell? Gibt es manuelle Schritte, die die Agentursoftware automatisch übernehmen könnte? Dieser Blick von außen lohnt sich und er führt oft zur wertvollsten Vereinfachung.

Eine Agentur, mit der ich gearbeitet habe, stellte beim Aufschreiben ihres Angebotsprozesses fest, dass zwischen Kalkulation und Versand immer drei verschiedene Personen „kurz nochmals drübergeguckt“ hatten, aber ohne klare Verantwortlichkeit. Das Ergebnis waren verzögerte Angebote und drei unterschiedliche Meinungen im letzten Moment. Die Lösung war ein klarer Freigabe-Prozess mit klar definierter Zuständigkeit. Nicht mehr, nicht weniger.

Schritt 3: Prozesse dort ablegen, wo sie genutzt werden

Der beste Prozess nützt nichts, wenn er in einem PDF-Handbuch verstaubt, das niemand öffnet. Dokumentieren Sie Prozesse dort, wo sie gebraucht werden: als Aufgaben-Template in der Agentursoftware, als Checkliste im Projektmanagement-Tool, als Onboarding-Seite im internen Wiki.
Ein gutes Zeichen dafür, dass ein Prozess gut dokumentiert ist, ist, dass neue Teammitglieder ihn ohne Erklärung verstehen und anwenden.

Schritt 4: Einen Prozess-Owner benennen

Ohne klare Verantwortlichkeit veralten Prozesse. Benennen Sie für jeden wichtigen Prozess eine Person, die dafür zuständig ist. Dies muss nicht zwingend eine Führungskraft, sein aber jemand, der oder die den Prozess gut kennt, Änderungen einpflegt und bei Fragen ansprechbar ist.

Was leistet Agentursoftware bei der Standardisierung von Prozessen?

Agentursoftware ist kein Ersatz für gut durchdachte Prozesse! Allerdings macht sie, richtig genutzt, Prozesse sichtbar, verbindlich und messbar. Und sie vereinfacht die Umsetzung ungemein.
Hier sind die wichtigsten Funktionsebenen:

Projekt-Templates: Standardstruktur auf Knopfdruck
Die meisten Agentursoftware-Systeme erlauben es, Projekt-Templates anzulegen. Manche inklusive vordefinierter Projektstrukturen mit Phasen, Aufgaben, Meilensteinen und manchmal auch mit vordefinierten Ressourcen. Startet ein neues Projekt, wird das entsprechende Template geladen und die gesamte Grundstruktur ist in Sekunden da. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
Der Mehrwert geht dabei über reine Zeitersparnis hinaus: Wenn alle Projekte gleich strukturiert sind, werden sie auch vergleichbar in der Nachkalkulation, im Ressourcenmanagement und im Controlling.

Checklisten und Aufgaben-Workflows
Checklisten innerhalb von Aufgaben oder Projekten sind ein nicht zu unterschätzendes Werkzeug. Sie machen Teilschritte sichtbar, ermöglichen das Abhaken erledigter Punkte und bieten eine einfache Form der Qualitätssicherung: Wer hat den Entwurf intern geprüft? Wurde die Rechnung schon freigegeben? Ist das Projekt offiziell abgeschlossen?
In guten Systemen lassen sich Aufgaben-Workflows so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen erst möglich sind, wenn vorherige Schritte erledigt wurden und fungieren damit ähnlich wie ein digitales Vier-Augen-Prinzip.

Automatisierte Benachrichtigungen und Statuswechsel
Viele manuelle Kommunikationsschritte in Agenturen laufen nach dem immer gleichen Muster: Wenn X passiert, informiere Y. Genau das können automatisierte Workflows in Agentursoftware übernehmen. Wird ein Projekt auf „im Review“ gesetzt, erhält die Projektleitung automatisch eine Benachrichtigung. Wird eine Rechnung erstellt, ändert sich der Auftragsstatus automatisch. Läuft ein Projekt in eine Budget-Warnschwelle, wird die Geschäftsführung informiert. Und so weiter…
Diese Art von Automatisierung reduziert das mentale Overhead des Teams erheblich und niemand muss mehr daran denken, wer wann informiert werden muss.

Zeiterfassung als Prozess-Spiegel
Eine oft unterschätzte Funktion: Die Auswertung der Zeiterfassung zeigt, wie Prozesse in der Realität laufen bzw. gekaufen sind. Welche Phase dauert regelmäßig länger als geplant? Wo gibt es Korrekturschleifen, die nicht einkalkuliert worden waren? Wo wird Zeit für Aufgaben aufgewendet, die eigentlich kein Budget haben?
Diese Daten sind Gold wert. Nicht zur Kontrolle oder „Überwachung“, sondern für lernende Prozesse. Agenturen, die ihre Zeiterfassungsdaten systematisch auswerten, verbessern ihre Kalkulationsgenauigkeit und ihre Prozesse kontinuierlich.

Überblick: Prozess-Funktionen in Agentursoftware

Die Anbieter wurden gefragt, welche der oben genannten Funktionen zur Standardisierung von Agenturprozessen ihre Software bietet.
Frage: Bietet Ihre Software …

• Projekt-Templates (einfach)
• Projekt-Templates mit Aufgaben, Phasen, Milestones, Ressourcen-Voreinstellungen
• Checklisten innerhalb von Aufgaben/Projekten
• Automatisierte Workflows/Benachrichtigungen bei Statuswechsel
• Auswertung der Zeiterfassung nach Projektphasen

	Projekt-Templates (einfach)	Projekt-Templates mit Aufgaben, Phasen, Milestones, Ressourcen Voreinstellungen	Checklisten innerhalb Aufgaben/Projekten	Automatisierte Workflows/ Benachrichtigungen bei Statuswechsel	Auswertung der Zeiterfassung nach Projektphasen
Agentursoftware.biz	ja, jedes Projekt dient als Vorlage	Aufgaben	Ja	Nein	Ja
awork	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Conaktiv	Ja	Ja, einrichtbar	Ja, einrichtbar	Ja, einrichtbar	Ja
DieAgenturverwaltung	Nach Absprache mit dem Kunden, können wir individuelle Vorlagen in der Instanz anlegen, die dann beim Erstellen von Projekten verwendet werden können	Nach Bedarf über die oben erwähnten Vorlagen abbildbar. Das erfolgt nach individueller Absprache mit dem Kunden.	In Aufgaben können Checklisten angelegt und abgehakt werden. Der Fortschritt ist dann auch in der Liste der Aufgaben sichtbar.	Statuswechsel: Nutzer werden autom. per Mail oder per Wiedervorlage direkt in der Software benachrichtigt. Das betrifft die Änderungen von Stati in Aufgaben, aber auch in Rechnungs-dokumenten.	Phasen wären beispielsweise über Aufgaben nachstellbar, auf denen dann Zeiten erfasst und ausgewertet werden können
easyJOB	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
helloHQ	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
KBMpro	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
	die Komplexität kann optional je Template variiert werden
Leading Job *	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
MOCO *	Nein	Nein	To-Dos innerhalb von Projekten, keine Unteraufgaben	Nein	(Nein) Auswertung Zeiterfassung nach Personen und Leistungen und Daten
Poool	Nein	Nein	Ja ist vorhanden	Meine	Ja ist möglich
	Projekt-Templates gibt es nicht. Es gibt Kalkulationsvorlagen, Ticket und Aufgaben Vorlagen.  Jede Kalkulation aus Poool kann als Vorlage verwendet werden.
ProSonata	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
QuoJob	Ja	Ja	Nein	Ja	Ja
Teambox	Nein	Jaein, es lassen sich keine Vorlagen anlegen, aber es lassen sich Aufgaben etc. von ehemaligen Projekten kopieren	Ja kann man mit Aufgaben lösen	Nein	Ja, sowohl Zeiteinträge und Kostenvoranschläge, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen können nach Phasen aufgebaut und ausgewertet werden
Teamleader	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja

*Ergänzung Leading Job
Zusätzlich bietet LEADING Job die hier nicht erwähnte Funktion von bedingten Verzweigungen. Diese werden auch IF-THEN-ELSE-Tasks genannt. Dabei kann in einem Job ein Checkpoint eingerichtet werden, etwa die Frage „Sind alle Freelancer-Rechnungen eingelegt?“, um je nach Antwort den Task „Freelancer-Rechnungen einfordern“ als nächste Aufgabe zu überspringen und gleich zum Punkt „Abrechnung“ zu gelangen. Auch bei einem internen administrativen Projekt wie etwa dem On-Boarding von Mitarbeitenden kann der Checkpoint „Mitarbeiter EU-Bürger“ eingefügt werden, der dann evtl. eine Checkliste wie „Arbeitsbewilligung vorhanden“, „Aufenthaltsrecht vorhanden“ etc. ansteuert oder überspringt.

*Ergänzung MOCO
=> Projekt-Templates (einfach): Keine separate Projektvorlagen, bestehende Projekte lassen sich kopieren und es lässt sich auswählen, welche Eigenschaften übernommen werden sollen (Leistungen, Personen usw.). Tipp: Musterprojekte erstellen und kopieren.

Typische Fehler bei der Prozess-Standardisierung und wie sie vermieden werden können

Zu viel auf einmal
Der häufigste Fehler: Eine Agentur beschließt, alle Prozesse auf einmal zu dokumentieren. Nach zwei Wochen intensiver Arbeit liegt zwar ein halbfertiges Prozesshandbuch vor, aber niemand hat die Energie, es fertigzustellen. Besser fangen Sie mit zwei oder drei Kernprozessen an und schreiben diese wirklich gut nieder und erweitern dann Schritt für Schritt.

Prozesse für den Ordner, nicht für die Praxis
Ein Prozess, der nur dokumentiert aber nicht gelebt wird, ist wertlos. Fragen Sie sich bei jedem Prozess: Ist er dort, wo er gebraucht wird? Ist er einfach zu verfolgen? Gibt es eine Person, die ihn pflegt? Wenn alle drei Fragen mit „ja“ beantwortet werden, hat der Prozess eine Chance.

Zu viel Detailtiefe
Prozesse müssen nicht jeden Mausklick beschreiben. Sie müssen die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge zeigen und klar machen, wer wofür verantwortlich ist. Mehr braucht es in den meisten Fällen nicht. Eine Checkliste mit zehn Punkten ist besser als ein Flussdiagramm mit vierzig Kästchen.

Kein Review-Rhythmus
Prozesse veralten, Stundensätze ändern sich, Tools wechseln, das Team wächst. Planen Sie von Anfang an einen regelmäßigen Review ein, zum Beispiel einmal im Quartal. Nicht für jeden Prozess komplett, aber zumindest ein kurzes: Stimmt das noch oder gibt es Veränderungen oder Verbesserungen?

Fazit: Prozesse vereinfachen, nicht verkomplizieren

Standardprozesse sind kein Widerspruch zu Kreativität und Flexibilität! Sie sind vielmehr deren Voraussetzung. Wer Routinen klar geregelt hat, kann dort, wo es wirklich drauf ankommt, kreativ und flexibel sein. Wer jeden Prozess jedes Mal neu erfinden muss, verliert Zeit, Energie und manchmal auch Qualität.

Dabei ist der Einstieg einfacher als gedacht: Schreiben Sie die drei Prozesse auf, die in Ihrer Agentur am häufigsten schiefgehen oder am meisten Abstimmungsaufwand erzeugen. Das sind Ihre ersten Kandidaten für eine Standardisierung. Und schauen Sie dann, was Ihre Agentursoftware davon direkt unterstützen kann. Oft ist die Infrastruktur bereits vorhanden.

Nicht Perfektionismus, sondern Konsequenz ist der Schlüssel: Ein funktionierender Prozess, der genutzt wird, ist besser als zehn perfekte Prozesse, die niemand kennt.

---

Weiterführende Artikel:

Effizientes Template-Management in Agenturen und die Funktionen Agentursoftware
Agenturprozesse deichseln mit Agentursoftware – 5 Argumente für sichere Abläufe
Marktübersicht Agentursoftware

---

© Hintergrundbild Bild von Pete Linforth auf Pixabay