E-Rechnungspflicht mit easyJOB bewältigen

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung, aber auch eine Chance dar. Ab 2025 wird die Umstellung auf digitale Rechnungen im B2B-Sektor unumgänglich. Unser Artikel beleuchtet die gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigt Ihnen, wie unsere Agentursoftware easyJOB Ihre Agentur dabei unterstützen kann, diesen Übergang nahtlos und erfolgreich zu gestalten.

Was eine E-Rechnung ist, ihre Vorteile und die gesetzlichen Grundlagen lesen Sie im Beitrag https://www.agentursoftware-guide.de/news/easyjob-news-die-e-rechnungspflicht-kommt/

Inhalt

easyJOB: Ihr Partner für die digitale Rechnungsstellung

easyJOB unterstützt Unternehmen umfassend bei der Erstellung, Verarbeitung und Verwaltung elektronischer Rechnungen. Neben dem Einlesen und Erstellen von XRechnung- und ZUGFeRD-Formaten profitieren Unternehmen von automatisierten Workflows, flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten und einer direkten Integration in bestehende Projekt- und Controllingprozesse.

E-Rechnung in easyJOB annehmen

Die neue gesetzliche Regelung zur E-Rechnung enthält keine spezifischen Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung kann daher zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. Es ist wichtig zu beachten, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft ist, außer für elektronische Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen.

Sie haben mit easyJOB unterschiedliche Möglichkeiten, E-Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten:

Manuelle Erfassung

Die manuelle Erfassung von E-Rechnungen ist eine Möglichkeit, die Daten aus elektronischen Rechnungen auszulesen und in Ihre Systeme zu erfassen.
Für E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, die als PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz für maschinelle Verarbeitung bereitgestellt werden, können die Daten aus dem PDF abgelesen und manuell erfasst werden.
Bei E-Rechnungen im XRechnungs-Format gibt es verschiedene Tools, die den XML-Datensatz einer XRechnung für die manuelle Erfassung auslesen und anzeigen können.

Wir bieten Ihnen eine unkomplizierte Lösung für das Einlesen von E-Rechnungen an. Mit dem erweiterten Modul „Digitaler ER-Workflow inkl. E-Rechnung“ lassen sich E-Rechnungen schnell und einfach verarbeiten. Beim Anlegen eines ER-Beleges können über einen Assistenten die Dateien hochgeladen und zugeordnet werden. easyJOB übernimmt automatisch die Daten in den ER-Kopf und erzeugt ein menschenlesbares Dokument (.pdf) zur Ansicht, das abgelegt wird. Alle Dokumente und Anlagen werden ebenfalls gespeichert. Die Zuordnung zu Jobs und Leistungen kann wie gewohnt vorgenommen werden. Unterstützt werden die Formate XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL-UBL (XRechnung UBL).

ER-Standard-Import für E-Rechnungen

Mit dem neuen ER-Standard-Import (Zusatzmodul) bietet easyJOB eine effiziente Lösung für die Stapelverarbeitung von E-Rechnungs-Dateien in den gängigen Formaten X-Rechnung, ZUGFeRD und Peppol-UBL (X-Rechnung UBL). Die Funktion kann E-Rechnungen direkt aus einem Mailpostfach auslesen und die entsprechenden Belege in easyJOB anlegen. Dabei werden die ER-Kopfdaten automatisch erstellt und die Originaldatei abgelegt. Ergänzend wird ein menschenlesbares PDF-Dokument erzeugt, das direkt am Beleg hinterlegt wird, ebenso wie weitere Dokumente und Anlagen der Rechnung.

Automatische Übernahme von Anhängen

Mit easyJOB werden Anhänge aus elektronischen Rechnungen automatisch übernommen und zentral gespeichert. Das gilt sowohl für die manuelle ER-Erfassung als auch für PDF-Uploads und den ER-Import. Dadurch bleiben alle relevanten Dokumente vollständig verfügbar und revisionssicher organisiert.

E-Rechnungen mit easyJOB erstellen

Mit unserer leistungsstarken Agentursoftware easyJOB sind Sie bereits heute bestens für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung gerüstet. easyJOB unterstützt aktuelle E-Rechnungsstandards bis einschließlich ZUGFeRD 2.4 sowie die aktuellen XRechnungs-Versionen.

Mit dem Zusatzmodul „Elektronische Rechnungsübergabe“ können Sie individuell auf die Vorgaben Ihrer Kunden zugeschnittene E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen.

easyJOB bietet eine benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung, Verarbeitung und den Versand elektronischer Rechnungen inklusive Anhängen. Unternehmen können E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD effizient erstellen und direkt in bestehende Prozesse integrieren. Mit der Funktion zur Integration von Anlagen lassen sich zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Stundenlisten oder weitere rechnungsrelevante Unterlagen direkt an die elektronische Rechnung anhängen. Die Anhänge werden strukturiert in die E-Rechnung integriert und gemeinsam übertragen. Dadurch entstehen vollständig digitale und revisionssichere Rechnungsprozesse ohne zusätzliche Versandwege oder Medienbrüche. Unternehmen profitieren von einer zentralen Dokumentation, höherer Transparenz und einer effizienteren Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten.

So sparen Sie wertvolle Zeit und erhöhen die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse. Gleichzeitig erfüllen Sie dank der Unterstützung der aktuellen Formatversionen jederzeit die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.

Praxistipp: So bleiben Sie flexibel bei der E-Rechnungserstellung

Zusätzlich können E-Rechnungskonfigurationen direkt kundenbezogen gesteuert werden. Dadurch lassen sich unterschiedliche Anforderungen einzelner Auftraggeber flexibel abbilden.

Profitieren Sie von unserer Expertise

Unsere erfahrenen Berater stehen Ihnen jederzeit für ein ausführliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Egal ob es um die Feinheiten der elektronischen Rechnungsstellung, die Auswahl der optimalen Formate oder die Integration in Ihre Prozesse geht – wir finden für Sie die passende Lösung.

Scheuen Sie sich nicht, uns direkt zu kontaktieren. Rufen Sie uns einfach an oder senden Sie uns eine E-Mail mit Ihren Fragen. Wir unterstützen Sie gerne auf dem Weg in die digitale Zukunft der Rechnungsstellung.

Weitere Infos:

Haufe: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung
FeRD Forum elektronische Rechnung: B2B E-Rechnungspflicht
VeR Verband E-Rechnung: Elektronische Rechnung an die Verwaltung

Sie wollen mehr wissen?

Gerne, in einer persönlichen Präsentation zeigen wir Ihnen unsere Lösung und gehen von Anfang an auf die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens ein. Selbstverständlich ist auch ein intensiver Proof of concept möglich.

Zukunftssicher mit easyJOB

easyJOB wird kontinuierlich weiterentwickelt und an gesetzliche sowie technische Anforderungen angepasst. Unternehmen profitieren regelmäßig von neuen Funktionen rund um E-Rechnungen, automatisierte Workflows und digitale Rechnungsprozesse.

Dadurch bleibt Ihre Lösung langfristig investitionssicher und zukunftsfähig – auch bei steigenden Anforderungen an Compliance, Automatisierung und Integration.

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