Mobile Zeiterfassung: Wie Agenturen die Datenbasis für ihr Projektcontrolling verbessern können
Wie zuverlässig sind Projektauswertungen, wenn MitarbeiterInnen ihre Stunden erst Tage später erfassen? Gerade in größeren Agenturen mit zahlreichen parallel laufenden Kundenprojekten hängt die Aussagekraft des Projektcontrollings wesentlich davon ab, wie vollständig und zeitnah Arbeitszeiten dokumentiert werden.
Mit der neuen Mobile Timesheet App erweitert LEADING Job seine Agentursoftware um eine mobile Zeiterfassung für Smartphones und Tablets. MitarbeiterInnen können Projektstunden, interne Tätigkeiten und Abwesenheiten direkt unterwegs erfassen. Das reduziert den Aufwand bei der täglichen Dokumentation und schafft bessere Voraussetzungen für aktuelle und nachvollziehbare Projektdaten.
Zeitnahe Stundenerfassung statt nachträglicher Schätzungen
In Agenturen wechseln MitarbeiterInnen häufig zwischen verschiedenen Kunden, Projekten und internen Aufgaben. Werden die geleisteten Stunden erst am Ende des Tages oder der Woche eingetragen, ist die genaue Zuordnung einzelner Tätigkeiten nicht immer einfach.
Die Mobile Timesheet App ermöglicht es, Arbeitszeiten unmittelbar nach einem Kundentermin, Workshop oder einer abgeschlossenen Aufgabe zu dokumentieren. Dafür müssen MitarbeiterInnen weder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren noch die vollständige Desktop-Anwendung öffnen.
Die Anwendung ist für mobile Geräte optimiert, wird über den Browser aufgerufen und kann auf dem Home-Bildschirm installiert werden.
Für die projektbezogene Zeiterfassung stehen zuletzt verwendete Jobs, Favoriten und eine Jobsuche zur Verfügung. Neben Kundenstunden lassen sich auch interne Tätigkeiten, Administration, Weiterbildung und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit erfassen.
Transparenz über erfasste Arbeitszeiten
Das Dashboard der Mobile Timesheet App bietet MitarbeiterInnen einen Überblick über ihre erfassten Stunden für den ausgewählten Tag sowie für die aktuelle und die vorherige Woche.
Sind entsprechende Sollstunden hinterlegt, zeigen grafische Fortschrittsanzeigen zusätzlich den Vergleich zwischen erfassten Stunden und dem Tages- beziehungsweise Wochensoll.
Bereits eingetragene Stunden können direkt am Smartphone kontrolliert, korrigiert oder gelöscht werden. Für Agenturen mit hybriden Arbeitsmodellen steht außerdem eine optionale Homeoffice-Funktion zur Verfügung.
Damit ergänzt die App die bestehenden Möglichkeiten der Stundenerfassung in LEADING Job um einen mobilen Zugang.
Was bedeutet das für die wirtschaftliche Steuerung einer Agentur?
Für GeschäftsführerInnen, CFOs und COOs größerer Agenturen ist die Stundenerfassung eine wesentliche Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen.
- Projektaufwände nachvollziehen: Erst wenn die tatsächlich geleisteten Stunden möglichst vollständig erfasst sind, lassen sich Projektaufwände sinnvoll mit den ursprünglichen Kalkulationen vergleichen.
- Auslastung beurteilen: Die Dokumentation von Kundenstunden, internen Tätigkeiten und Abwesenheiten liefert wichtige Informationen darüber, wie sich die Arbeitszeit auf unterschiedliche Aufgaben verteilt.
- Abweichungen früher erkennen: Werden Projektstunden zeitnah eingetragen, stehen die entsprechenden Daten früher für Auswertungen zur Verfügung. Das verbessert die Voraussetzungen, um Entwicklungen im Projektverlauf zu beurteilen und bei Bedarf gegenzusteuern.
- Administrativen Aufwand reduzieren: Eine unkomplizierte mobile Erfassung erleichtert MitarbeiterInnen die tägliche Dokumentation. Häufig verwendete Jobs sind schnell verfügbar, und Arbeitszeiten müssen nicht erst nachträglich rekonstruiert werden.
Die Mobile Timesheet App allein macht Projekte nicht wirtschaftlicher. Sie kann aber dazu beitragen, dass die für das Projektcontrolling benötigten Daten vollständiger und aktueller vorliegen.
Mobile Zeiterfassung als Ergänzung zur Agentursoftware
Die neue Mobile Timesheet App erweitert die bestehenden Funktionen von LEADING Job, ohne die gewohnten Abläufe der Stundenerfassung zu ersetzen. MitarbeiterInnen nutzen ihre bestehenden Zugangsdaten und können Arbeitszeiten unabhängig vom Arbeitsplatz dokumentieren.
Für größere Agenturen liegt der wesentliche Vorteil in der Verbindung aus einfacher Erfassung und einer besseren Datengrundlage für die Projektsteuerung. Denn fundierte Entscheidungen über Projektaufwände, Auslastung und Wirtschaftlichkeit setzen voraus, dass die tatsächlich geleistete Arbeit möglichst vollständig dokumentiert ist.
Wie die Mobile Timesheet App funktioniert und welche Möglichkeiten sie bietet, erfahren Sie hier: https://www.qualiant.com/blog/detail/mobile-timesheet-app
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