KI in Agentursoftware: Was heute möglich ist – und was wirklich intelligent ist

Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde – von ChatGPT bis zur Prozessautomatisierung. Auch im Markt für Agentursoftware begegnet einem der Begriff zunehmend. Doch wie viel KI steckt wirklich in den Tools, und was ist eher klassische Automatisierung?

In diesem Beitrag zeigen wir:

welche Agentursoftware bereits KI-Funktionen integriert hat,
welche Einsatzszenarien besonders spannend sind
und wo aktuell noch mehr Hype als Substanz herrscht.

Inhalt

Was ist wirklich „KI“ – und was nur automatisiert?

Bevor wir uns der Recherche zu KI in Agentursoftware nähern, sollten wir klären, was denn nun wirklich „KI“ ist.

Künstliche Intelligenz (KI) wird mehr und mehr integraler Bestandteil moderner Unternehmenssoftware und erweitert deren Funktionalität erheblich. Dabei geht es nicht nur um einfache Automatisierung, sondern um die Fähigkeit, aus Daten zu lernen.

Im Kontext von ERP-Systemen z.B. bezeichnet „KI“ den Einsatz von Technologien wie maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und Mustererkennung, um komplexe Aufgaben zu bewältigen, die über einfache regelbasierte Automatisierung hinausgehen. KI-Systeme können beispielsweise aus historischen Daten lernen, um zukünftige Entwicklungen vorherzusagen oder sogar natürliche Sprache verstehen, um Benutzereingaben zu interpretieren.

Allerdings ist es so, dass teils Funktionen, die als „KI“ beworben werden, lediglich auf festen Regeln oder Workflows basieren. Echte KI hingegen arbeitet lernbasiert, erkennt Muster, trifft kontextbezogene Entscheidungen oder macht proaktive Vorschläge.

Hier folgen einige Beispiele zur Unterscheidung:

Funktion	Automatisierung	Echte KI
Belegerkennung per OCR	√	X
Aufgabenplanung auf Basis von Verfügbarkeit	√	X
Vorschläge zur Ressourcenzuteilung basierend auf Projektverlauf	X	√
Projektprognosen mit Budgetwarnungen	X	√
Automatisiertes Erstellen von Rechnungen aus erfassten Zeiten	√	X
Chatbot-gestützter Support mit dynamischer Wissensbasis	X	√
Intelligente Unterstützung im Support	X	√

Diese Agentursoftware-Anbieter nutzen schon heute KI – oder arbeiten daran

Vor diesem Hintergrund stellt sich natürlich auch bei Agentursoftware die Frage, was „echte KI“ ist und was nicht. Diese Frage stellt auch Evelyn Peine von Because Software in Ihrem Beitrag „Hype oder echter Mehrwert? Wie viel KI braucht eine Agentursoftware wirklich?“
Und vielleicht ist dies auch der Grund, warum wir bei unserer Recherche lediglich fünf Agentursoftware-Anbieter gefunden haben, bei denen das Thema Künstliche Intelligenz eine Rolle spielt.

Hier die Software-Lösungen und die benannten Funktionen

awork

Autofix: Eine KI-Funktion, die Aufgaben in der Timeline automatisch so verschiebt und in der Dauer optimiert, dass sie in die Workload passen, ohne Überbuchungen zu verursachen.
Autopilot: Benachrichtigt Projektmanager über den Fortschritt, Zeitplan und das Zeitbudget des Projekts. Warnungen werden verschickt, wenn das Projekt aus dem Ruder laufen könnte.
KI-gestützte Timeline-Eingaben: Aufgaben können via Textbefehl („Prompt“) automatisiert angepasst werden.

ConAktiv (in Planung)

Zukünftige KI-Funktionen: Analyse und Zuordnung von Beleginhalten mit KI-Unterstützung angekündigt.

Die Agenturverwaltung

KI-gestützte Belegerkennung: Automatische Erfassung von Rechnungen aus PDFs oder JPGs mithilfe von OCR und KI, um relevante Daten wie IBAN, Betrag und Rechnungsnummer ins System zu übertragen. Automatische Extraktion und Projektzuordnung aus eingehenden Belegen (PDF, E-Mail).
Automatische Rechnungserfassung per KI: Rechnungen können direkt aus E-Mails erfasst und auf Projekte gebucht werden, entweder nach Aufwand oder pauschal.
Automatische Zuordnung von Lieferantenrechnungen: KI ordnet Belege automatisch dem richtigen Projekt, dem passenden Kostenvoranschlag und der korrekten Verrechnungsart zu.
KI-Hilfe im Handbuch: Unterstützung bei der Bedienung durch integrierten Wissensassistenten.

easyJOB (Because Software)

Belegerkennung mit Partner-KI (Blumatix): Integration mit Partnerlösungen wie Blumatix Intelligence (BLU DELTA KI) ermöglicht die effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Geplante Einführung eines KI-gestützten OCR-Scans für E-Rechnungen: Um den gesetzlichen Anforderungen ab 2025 gerecht zu werden, plant easyJOB die Einführung eines KI-gestützten OCR-Scans für E-Rechnungen.
Geplanter „easyJOB Assistant“: In Entwicklung – soll künftig mit KI Angebote, Texte & Prozesse unterstützen.

Troi

Troi Next KI: Bietet automatisierte Angebots- und Rechnungserstellung sowie intelligente Ressourcensteuerung. Hilft, Projekte effizienter und rentabler zu gestalten, indem sie Angebote und Rechnungen automatisiert erstellt und die Team-Auslastung tagesaktuell verwaltet.

Bei anderen Anbietern konnten wir leider keine spezifischen Informationen zu KI-Funktionen finden. Allerdings will ich noch einen interessanter Artikel von projectfacts vorstellen, der sich mit Nutzungsbereichen, aber auch mit Herausforderungen und ethischen Fragen beschäftigt: Künstliche Intelligenz in der Arbeitswelt.
Ein Betrag von troi beschreibt KI als „Mehr als nur ein Trend“

Potenzielle KI-Einsatzbereiche für Agenturen

Doch welche Use Cases wären denn überhaupt für eine Erweiterung durch Künstliche Intelligenz interessant? Vielleicht die folgenden:

Projektprognosen: Frühwarnungen bei Budget- oder Zeitabweichung
Zeiterfassung: Intelligente Vorschläge basierend auf Kalendernutzung und Aufgabenplanung
Content-Briefings: Automatisch generierte Vorschläge für Texte, Präsentationen oder Kampagnen
Angebotserstellung: KI generiert Inhalte aus früheren Projektdaten
Ressourcenplanung: Skill- und kapazitätsbasierte Personaleinteilung
Automatische Dokumentenverarbeitung: Dokumente wie Rechnungen werden automatisch klassifiziert und verarbeitet, was den Verwaltungsaufwand verringert.
Intelligente Einkaufsentscheidungen: KI analysiert Markt- und Lieferantendaten in Echtzeit, um Einkaufsprozesse zu optimieren.
Dies hat Achim Koellner von Die Agenturverwaltung in seinem Beitrag zu Lieferantenaufträgen mit KI thematisiert.

Auch weitere, für Unternehmenssoftware spezifizierte Funktionen sind langfristig denkbar in Agentursoftware:

Chatbots und Sprachassistenten: KI ermöglicht natürlichere Benutzerschnittstellen durch Chatbots und Spracherkennung, die Benutzeranfragen effizient bearbeiten.
Personalisierte Angebote: Durch die Analyse von Kundendaten kann KI personalisierte Angebote erstellen, um den Umsatz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Warum setzen (noch) nicht alle Anbieter auf KI?

Viele Agentursoftware-Lösungen basieren auf klar definierten Workflows – die funktionieren gut, auch ohne KI. Zudem haben viele Agentursoftware-Lösungen bereits starke Automatisierungsfeatures. Dadurch ist der „Leidensdruck“ zur echten KI-Integration möglicherweise bislang gering.

Echte KI benötigt Datenmengen, Training, Feedbackschleifen – und ist nicht immer sofort wirtschaftlich. Zudem stehen viele Unternehmen dem Einsatz generativer KI in sensiblen Bereichen (z. B. Finanzen) noch skeptisch gegenüber. Ein weiterer Grund mag die Komplexität sein: KI braucht nicht nur gute Daten, sondern auch passende Use Cases, Ressourcen zur Integration und Akzeptanz bei den Nutzer*innen. Außerdem gilt es, rechtliche Aspekte wie Datenschutz zu berücksichtigen.

Fazit: Jetzt beobachten – und vorbereitet sein

KI erweitert Agentursoftware um intelligente Funktionen, die über einfache Automatisierung hinausgehen. Durch die Fähigkeit, aus Daten zu lernen und Entscheidungen zu treffen, ermöglichen KI-gestützte Systeme eine effizientere und agilere Agenturführung. Die Integration von KI in Agentursoftware bietet vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Ob durch intelligente Aufgabenplanung, automatische Belegerkennung oder effizientes Ressourcenmanagement – KI-Funktionen unterstützen Agenturen dabei, ihre Effizienz zu steigern und den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Und auch, wenn erst wenige Agentursoftware-Anbieter KI-Funktionen integriert haben, zeigt sich klar: Das Thema gewinnt an Fahrt. Wer heute schon mit Lösungen arbeitet, die offen für KI-Integration sind, hat morgen die besseren Karten – sei es in der Projektsteuerung, Effizienzsteigerung oder Kundenkommunikation. Wichtig ist dabei: Genau hinsehen, was wirklich „intelligent“ ist – und was lediglich automatisiert.
Im Agentursoftware Guide beobachten wir die Entwicklung kontinuierlich – und aktualisieren unseren Marktüberblick, sobald sich Neuerungen ergeben.

Weitere Quellen:
https://www.next-tell.eu/die-rolle-von-ki-in-erp-automatisierung-und-intelligente-analysen
https://www.applus-erp.de/wissen/erp-technologie/blog-anwendungsfaelle-ki-erp-systeme/
https://hub.kpmg.de/de/studie-generative-ki-in-der-deutschen-wirtschaft-2025

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