In 60-90 Minuten zur Checkliste für die häufigsten Routineaufgaben in Ihrer Agentur.
Ruck-Zuck zur ersten Checkliste für wiederkehrende Aufgaben in der Agentur. Weniger vergessen, schneller arbeiten, mehr Qualität.
Warum dieser Quick Win?
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber: ich liebe Checklisten! Und ich weiß auch genau, warum. Kürzlich, nachdem mal wieder alles schnell gehen musste, habe ich eine zusätzliche Einladungsmail an die Teilnehmer*innen eines Workshops nicht versendet. Die Folge war, dass die Unterlagen und Materialien, die sie mitbringen sollten, erst in der Workshop-Pause zusammengetragen wurden. Peinlich und ärgerlich. Denn es hat Zeit gekostet und natürlich ist es – sagen wir einmal –, wenn eine Organisationsberaterin unstrukturiert vorgeht. Und: vollständig vermeidbar.
Das Tückische an wiederkehrenden Aufgaben ist nicht, dass sie schwierig wären. Es ist, dass sie im Kopf irgendwie selbstverständlich wirken. Und genau deshalb immer wieder vergessen oder unterschiedlich gut ausgeführt werden, je nachdem, wer gerade zuständig ist und wieviel Druck auf dem Kessel liegt.
Eine einfache Checkliste ändert das. Sie macht implizites Wissen explizit, gibt neuen Teammitgliedern Orientierung und sorgt dafür, dass kein Schritt mehr vom Stresslevel des Tages abhängt. Der Aufwand, so eine Checkliste anzulegen, ist in der Regel relativ gering und der Nutzen zahlt sich schnell aus.
Die 60-90-Minuten-Methode
Schritt 1: Kandidat*innen identifizieren (15 Minuten)
Bevor Sie anfangen zu schreiben, überlegen Sie (oder fragen Sie Ihre Kolleg*innen: Für welche Aufgaben wäre eine Checkliste am nützlichsten? Das sind in der Regel die Tätigkeiten, die regelmässig vorkommen und bei denen Fehler oder Auslassungen spürbare Konsequenzen haben.
Typische Kandidaten in Agenturen:
- Projekt-Abschluss (Dateien ablegen, Freigaben dokumentieren, Rechnung stellen, interne Nachkalkulation)
- Kunden-Onboarding (Zugänge einrichten, Briefing abholen, Kick-off terminieren, Projektstruktur anlegen)
- Monatlicher Rechnungslauf (alle offenen Leistungen prüfen, Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungseingänge kontrollieren)
- Onboarding Teammitglieder (IT-Zugänge, Systemeinführungen, Vorstellung im Team, erste Aufgaben zuweisen)
- Angebot versenden (Kalkulation geprüft, AGB beigefügt, Ansprechpartner korrekt, Freigabe intern erteilt?)
Empfehlung: Starten Sie mit genau einer Checkliste und zwar für den Prozess oder Projekt-Schritt, bei dem Fehler am häufigsten passieren oder am meisten Frust erzeugen. Besser eine wirklich gute Checkliste als fünf halbfertige.
Schritt 2: Die Checkliste schreiben (30-45 Minuten)
Jetzt wird’s konkret. Schreiben Sie nun die Schritte auf. Am besten ermitteln Sie diese zusammen mit jemandem, der oder die die Aufgabe regelmässig durchführt. Nicht wie sie sein sollten, sondern wie sie tatsächlich ablaufen.
Bewährt hat sich dabei folgender Aufbau:
- Titel: Kurz und eindeutig, z.B. „Checkliste Projekt-Abschluss“
- Wann einsetzen: „Diese Checkliste wird verwendet, sobald ein Projekt als erledigt markiert wird.“
- Wer ist verantwortlich: Projektleitung, Assistenz, Finance – je nach Schritt
- Die Schritte: Als klare, abzuhakende Punkte. Nicht zu kleinteilig, nicht zu grob.
- Hinweise in eckigen Klammern: Für Schritte, die Erklärung brauchen, z.B. [Ablagestruktur siehe Ordnerkonvention auf dem Server]
Hier ein Beispiel für eine Checkliste Projekt-Abschluss:
Schritt 3: Ablageort und Format wählen (15 Minuten)
Eine Checkliste ist nur so gut wie ihr Fundort. Wenn sie im falschen Ordner liegt oder immer erst gesucht werden muss, wird sie nicht genutzt. Überlegen Sie deshalb bewusst, wo sie am besten aufgehoben ist:
- In der Agentursoftware*: Viele Systeme erlauben Checklisten direkt innerhalb von Projekten oder Aufgaben. Das ist die beste Option, weil die Checkliste genau dort erscheint, wo sie gebraucht wird und nicht erst gesucht werden muss.
- Als Aufgaben-Template: Legen Sie die Checklisten-Punkte als Unteraufgaben in einem Projekt-Template an. Beim nächsten Projektstart sind sie automatisch dabei.
- Im internen Wiki oder Notion: Wenn Sie ein Team-Wiki führen, ist dort ein logischer Platz für Prozess-Checklisten.
- Als Datei im Vorlagen-Ordner: Weniger ideal, aber besser als nichts. Eine Word- oder PDF-Datei im zentralen Templates-Ordner, klar benannt als CHECKLISTE_Projektabschluss.docx.
Wichtig: Entscheiden Sie sich für einen Ort pro Checkliste und kommunizieren Sie ihn klar ans Team. Mehrere parallele Versionen an verschiedenen Orten sind schlimmer als gar keine Checkliste.
Schritt 4: Team einbinden und testen (15 Minuten)
Stellen Sie die neue Checkliste beim nächsten Team-Meeting oder per kurzer Nachricht im Team-Chat vor. Wichtig dabei: Erklären Sie nicht nur wo sie liegt, sondern auch warum Sie sie erstellt haben und was damit besser werden soll. Bitten Sie explizit um Feedback nach dem ersten Einsatz: Hat ein Schritt gefehlt? War ein Punkt unklar? Gab es Doppelungen? Die erste Version einer Checkliste ist selten die endgültige – und das ist vollkommen in Ordnung.
Welche Checklisten lohnen sich noch?
Wenn die erste Checkliste gut funktioniert, ergibt es Sinn, schrittweise weitere anzulegen. Hier eine Übersicht der häufigsten und nützlichsten Checklisten in Agenturen:
Checklisten in der Agentursoftware: Was ist möglich?
Der grösste Hebel für Checklisten liegt dort, wo die Arbeit wirklich stattfindet: in der Agentursoftware. Die meisten modernen Systeme bieten heute Möglichkeiten, Checklisten direkt in den Workflow zu integrieren – sei es als Unteraufgaben, als Pflichtfelder vor Statuswechsel oder als feste Bestandteile von Projekt-Templates.
Konkret bedeutet das: Wenn Sie Ihr Projekt-Template in der Agentursoftware mit einer Abschluss-Checkliste ausstatten, erscheint diese automatisch bei jedem neuen Projekt, ohne dass jemand daran denken muss. Das ist der Unterschied zwischen einer Checkliste, die genutzt wird, und einer, die in einem Ordner verstaubt.
Fragen Sie Ihren Software-Anbieter konkret: Können Aufgaben als Checklisten-Punkte angelegt werden? Gibt es Pflichtfelder oder Sperren vor Statuswechsel? Lassen sich Aufgaben-Templates mit vordefinierten Unteraufgaben erstellen? In vielen Systemen ist das möglich – es muss nur bewusst eingerichtet werden.
Im nächsten Beitrag, in dem es ausführlich um Standardprozesse in Agenturen gehen wird, wird es auch eine Übersicht über die Funktionen in Agentursoftware geben.
Typische Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden
- Die Checkliste wird zu lang: Eine Checkliste mit 30 Punkten wird nicht genutzt. Faustregel: maximal 10 bis 12 Punkte. Wenn Sie mehr brauchen, teilen Sie die Checkliste in zwei auf.
- Checklisten-Leichen: Alte Checklisten, die niemand mehr braucht oder die nicht mehr aktuell sind, erzeugen Verwirrung. Planen Sie einmal pro Quartal eine kurze Durchsicht ein, in der Sie prüfen, ob noch alles stimmt und ob Die Liste oder dieser eine Punkt noch gebraucht wird.
- Keine Verantwortlichkeit: Wer ist dafür zuständig, die Checkliste zu nutzen? Und wer pflegt sie? Ohne klare Antworten auf diese Fragen verläuft die Initiative im Sand.
- Copy-and-Paste-Falle: Wenn Checklisten als Dateien abgelegt werden: Sorgen Sie dafür, dass immer eine frische Kopie genutzt wird, nicht das Original. Klare Benennung hilft: CHECKLISTE_[Name].docx ist die Vorlage, konkrete Einsätze werden kopiert und umbenannt
Der nächste Schritt: Verbindung mit Standardprozessen
Eine Checkliste ist ein guter erster Schritt. Wenn Sie weiter gehen wollen, ist der nächste logische Schritt, Ihre Checklisten in grössere Standardprozesse einzubetten. Also zu definieren, wann welche Checkliste von wem genutzt wird und das in der Agentursoftware zu verankern.
Wie das geht und welche Prozesse in Agenturen sich am meisten lohnen zu standardisieren, lesen Sie im kommenden Magazin-Beitrag Standardprozesse in Agenturen.
Invest & Return
| Zeit-Invest: 60-90 Minuten für die erste Checkliste, danach 15-20 Minuten pro weiterer Checkliste Effekt: Weniger Fehler und vergessene Schritte, schnellere Einarbeitung neuer Kolleg*innen, gleichbleibende Qualität unabhängig von der ausführenden Person, weniger Nachfragen im Team Schwierigkeit: ⭐ (einfach – Aufschreiben, was Sie sowieos tun) |
Fragen an Sie:
Welche wiederkehrende Aufgabe in Ihrer Agentur wäre der beste erste Kandidat für eine Checkliste? Nutzen Sie bereits Checklisten – und wenn ja, wo liegen sie? Was hat gut funktioniert, was weniger?
Weiterführende Links:
https://www.agentursoftware-guide.de/magazin/effizientes-template-management-in-agenturen-und-die-funktionen-agentursoftware/
https://www.agentursoftware-guide.de/magazin/quick-win-8-template-bibliothek-anlegen/
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Hier die häufig gestellten Fragen (FAQ) zum Projekt-Status-Report
Was gehört in eine gute Checkliste für wiederkehrende Aufgaben in Agenturen?
Eine gute Aufgaben-Checkliste in der Agentur enthält alle Schritte, die regelmässig anfallen und bei deren Fehlen etwas schiefgeht. Bewährt hat sich: ein eindeutiger Titel, ein kurzer Hinweis, wann und von wem die Checkliste eingesetzt wird/werden soll, sowie die einzelnen Punkte als klare, abzuhakende Handlungsanweisungen. Optimal sind 6 bis 12 Punkte. Hilfreiche Hinweise in eckigen Klammern können auf Vorlagen, Ablageorte oder weiterführende Informationen verweisen. Je konkreter und kürzer, desto eher wird die Checkliste im Alltag tatsächlich genutzt..
Wie unterscheidet sich eine Checkliste von einem Standardprozess?
Eine Checkliste ist die operativste Form eines Standardprozesses: Sie listet die konkreten Schritte einer Aufgabe in einer sinnvollen Reihenfolge auf und ermöglicht das Abhaken. Ein Standardprozess beschreibt darüber hinaus auch Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten, Entscheidungspunkte und den Zusammenhang mit anderen Prozessen. Die Checkliste ist sozusagen der handliche Taschenbegleiter des Standardprozesses und das, was im Alltag tatsächlich in der Hand gehalten wird. Beide ergänzen sich: Wer mit Checklisten für die wichtigsten Aufgaben startet, legt damit häufig den Grundstein für die spätere, umfassendere Prozessdokumentation.
Soll ich Checklisten in der Agentursoftware anlegen oder als separate Dateien?
Wenn Ihre Agentursoftware es erlaubt: unbedingt dort. Checklisten in der Software sind direkt mit den Projekten und Aufgaben verknüpft, für alle sichtbar und können nicht vergessen oder verloren werden. Viele Systeme bieten die Möglichkeit, Unteraufgaben oder Pflichtfelder anzulegen. Das ist die eleganteste Form der Checkliste, weil sie automatisch beim richtigen Schritt im Workflow erscheint. Separate Dateien (Word, PDF) sind eine sinnvolle Ergänzung für Checklisten, die außerhalb der Software genutzt werden. Zum Beispiel für Onboarding-Prozesse oder IT-Einrichtungen. Am besten kombinieren Sie beides: die Checkliste in der Agentursoftware für den Arbeitsalltag, die Datei-Version als Dokumentation.
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